Invoice Management mit OCR für die workflowgestützte Rechnungsbearbeitung

Invoice Management

Die Verarbeitung von kreditorischen Papierrechnungen ist für viele Unternehmen eine
Herausforderung, da oftmals täglich mehrere hundert oder sogar tausend Rechnungen  eingehen. Die herkömmliche Eingangsrechnungsverarbeitung umfasst mehrere zum Großteil manuelle Prozessschritte innerhalb aber auch außerhalb der Buchhaltung. Die hohe Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen, welche die Zeit vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlung darstellt, aber auch die fehlende Transparenz des Prozessstatus bereiten den Unternehmen oftmals Kopfschmerzen. Oft können Skonto- und Zahlungsfristen nicht eingehalten werden, sodass Skontoverluste drohen. Zudem ist der aktuelle Bearbeitungsstatus einer Rechnung im Gesamtprozess, gerade auch außerhalb der Buchhaltung in Freigabeworkflows, nicht bekannt.

Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung

Eines der Trendthemen im Bereich des Enterprise Informationen Management ist das Invoice Management oder auch E-Invoicing, da es Unternehmen hilft Ihre Rechnungsprozesse effizienter und transparenter aufzustellen. Mit einer Kombination aus OCR-Erkennung, einem Rechnungseingangsbuchs und elektronischen Workflows gelingt es die Bearbeitung wesentlich zu beschleunigen und zugleich die Papierflut zu begrenzen. Die digitalisierten Rechnungen können in einem zentralen elektronischen Archiv revisionssicher aufbewahrt und jederzeit ortsunabhängig eingesehen werden.

EDI und ZUGFeRD Rechnungen 

Eine deutliche Entlastung bringt auch der vollkommen elektronische Empfang von Rechnungen, egal ob in einem EDI- oder ZUGFeRD-Format. Die Rechnungen müssen dann nicht mehr digitalisiert werden und können ebenso weitestgehend automatisiert abgearbeitet und sogar validiert werden.

Moderene Invoice Management Lösungen wie SAP Invoice Management / OpenText Vendor Invoice Management können an die speziellen Anforderungen der Unternehmen angepasst werden und ermöglichen neben OCR, auch EDI und ZUGFeRD.

Somit trägt ein Invoice Management zu einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie wesentlich bei.

Nutzen

  • Schnelle und effiziente Verarbeitung von kreditorischen Rechnungen
  • Erfüllung gesetzlicher Anforderungen durch Archivierung (Aufbewahrungsfristen)
  • keine unnötigen Vervielfältigungen mehr von Originaldokumenten
  • Höhere Transparenz durch systemunterstützte Workflows

Highlights

  • Scannen und OCR Erkennung von Papierrechnungen
  • OCR Erkennung für PDF Rechnungen, die per E-Mail eingehen
  • Verarbeitung von EDI, PDF- und ZUGFerd Rechnungen
  • Workflow für sachlich-richtig Zeichnung
  • Revisionssichere Archivierung möglich

Unsere Leistungen

  • Konzeption Ihres Invoice Management, OCR und Archivierung
  • Erstellung von Vorstudien und Machbarkeitsstudien
  • Erstellung von Lösungsvergleichen und Ausschreibungsunterlagen
  • Installation und Konfiguration des Invoice Management, OCR und der Archivierung
  • Projektmanagement (Projektleitung, Teilprojektleitung)
  • Redesign / Effizienzsteigerung von bestehenden Systemen
  • Support des Invoice Management, OCR und der Archivierung