E-Rechnung versenden

Was bedeutet E-Rechnung versenden?

Eine E-Rechnung zu versenden bedeutet nicht lediglich, eine Rechnung digital zu erstellen und anschließend per E-Mail an den Kunden zu schicken. Entscheidend ist das Format der Rechnungsdaten.

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Rechnungsinformationen werden deshalb nicht nur visuell dargestellt, sondern in einer fest definierten Datenstruktur bereitgestellt.

Ein professioneller Versandprozess umfasst typischerweise folgende Schritte:

Damit wird deutlich: Der Versand einer E-Rechnung ist kein reines Dateiformat-Thema. Ein Unternehmen, das lediglich einen XML-Konverter an sein bestehendes ERP-System anschließt, hat deshalb noch keinen durchgängigen E-Invoicing-Prozess geschaffen.

Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn die gesamte Prozesskette möglichst automatisiert abläuft:

Rechnung buchen → E-Rechnung erzeugen → validieren → Empfänger, Format und Kanal bestimmen → versenden → Status überwachen → archivieren.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF gilt seit dem 1. Januar 2025 im Sinne der neuen umsatzsteuerlichen Definition nicht als E-Rechnung. Das ist eine der wichtigsten Änderungen – und zugleich eine der häufigsten Fehleinschätzungen in Unternehmen.

Eine Rechnung kann zwar

• digital erstellt,
• als PDF gespeichert,
• per E-Mail verschickt und
• digital archiviert

werden. Dadurch wird sie jedoch nicht automatisch zu einer E-Rechnung.

Der Grund: Ein klassisches PDF enthält keine entsprechend strukturierten Rechnungsdaten für die automatische elektronische Weiterverarbeitung. Es gilt daher als sogenannte sonstige Rechnung.

Anders sieht es beispielsweise bei ZUGFeRD aus. Hier kann eine PDF/A-3-Datei mit einer eingebetteten strukturierten XML-Datei kombiniert werden. Die Rechnung bleibt für Menschen komfortabel lesbar, während ERP- und Buchhaltungssysteme gleichzeitig die strukturierten Rechnungsinformationen verarbeiten können. Bei hybriden E-Rechnungen ist dabei ein wichtiger Punkt zu beachten: Der strukturierte Datenteil ist führend. Widersprechen sich die sichtbare PDF-Darstellung und die XML-Daten, sind grundsätzlich die strukturierten Rechnungsdaten maßgeblich. Unternehmen sollten deshalb nicht nur kontrollieren, wie eine Rechnung im PDF aussieht. Ebenso wichtig ist die Qualität der erzeugten XML-Daten.

Ab wann muss eine E-Rechnung versendet werden?

Bei der Frage „E-Rechnung versenden – ab wann ist das Pflicht?“ muss zwischen dem gesetzlichen Start der neuen Regelungen und den Übergangsfristen für die Ausstellung unterschieden werden.

Die neuen Vorgaben gelten seit dem 1. Januar 2025. Für den Versand von Rechnungen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen vorgesehen.

Welche Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gibt es?

Nicht jede Rechnung muss künftig zwingend als E-Rechnung versendet werden. Zu den im Experteninterview hervorgehobenen Ausnahmen gehören insbesondere:

• Rechnungen an private Endverbraucher,
• viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG,
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
• Fahrausweise,
• Leistungen von Kleinunternehmern,
• bestimmte Leistungen an nichtunternehmerisch tätige juristische Personen.

Gerade die Regelung für Kleinunternehmer ist für die Praxis wichtig.

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen seit 2025 jedoch grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Unternehmen sollten daher nicht pauschal sämtliche Ausgangsrechnungen auf dasselbe Verfahren umstellen. Zunächst muss analysiert werden, welche Geschäftsvorfälle tatsächlich unter die jeweiligen Vorgaben fallen.

E-Rechnungspflicht als Chance für die Automatisierung

Die gesetzliche Verpflichtung ist für viele Unternehmen zunächst ein Compliance-Thema. Wirtschaftlich interessant wird die E-Rechnung jedoch vor allem dann, wenn sie zur Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses genutzt wird. Der Business Case entsteht nicht dadurch, dass ein PDF durch XML ersetzt wird.

Er entsteht beispielsweise durch einen Ablauf, bei dem

• eine Rechnung im ERP-System gebucht wird,
• die E-Rechnung automatisch erzeugt wird,
• das System die Daten automatisch validiert,
• Format und Versandkanal anhand des Kunden bestimmt werden,
• die Rechnung ohne manuellen Eingriff übertragen wird,
• Statusinformationen automatisch zurücklaufen,
• Fehler gezielt in einen Klärungsprozess geleitet werden,
• die relevanten Dokumente und Informationen automatisch archiviert werden.

Dadurch können mehrfache Datenerfassung, manuelle Versandprozesse und daraus resultierende Fehler reduziert werden.

Für CFOs, Accounting-Verantwortliche und IT-Leiter lohnt es sich deshalb, die E-Rechnung nicht als isoliertes XML-Projekt zu behandeln. Sie ist vielmehr ein Ausgangspunkt, um den gesamten Rechnungsprozess zu standardisieren und zu automatisieren.

Gerade die Übergangsphase bietet dafür einen wichtigen Vorteil: Unternehmen können ihre Prozesse, Stammdaten und Systemarchitektur strukturiert vorbereiten, bevor der elektronische Versand für die betroffenen Geschäftsvorfälle grundsätzlich verpflichtend wird.

Welche Rolle spielt die EN 16931 beim Versand von E-Rechnungen?

Die EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Sie definiert ein semantisches Datenmodell und Geschäftsregeln für elektronische Rechnungen. Vereinfacht gesagt legt sie fest, welche Rechnungsinformationen in welcher Bedeutung strukturiert bereitgestellt werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Angaben zum Verkäufer,
• Angaben zum Käufer,
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum,
• Rechnungspositionen,
• Mengen und Preise,
• Steuerinformationen,
• Zahlungsbedingungen,
• Referenzen auf Bestellungen oder Verträge.

Für Unternehmen ist die EN 16931 deshalb besonders wichtig, weil sie eine gemeinsame fachliche Grundlage für verschiedene E-Rechnungsformate schafft.

Die Norm ist jedoch nicht mit einem konkreten Dateiformat gleichzusetzen. XRechnung und bestimmte ZUGFeRD-Profile setzen die Anforderungen der EN 16931 auf unterschiedliche Weise technisch um.

Wer eine E-Rechnung aus seinem ERP-System erzeugt, muss deshalb nicht nur eine technisch korrekte XML-Datei erstellen. Die enthaltenen Geschäftsdaten müssen auch semantisch richtig zugeordnet und vollständig sein.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD verfolgt einen hybriden Ansatz. Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert eine für Menschen lesbare PDF/A-3-Datei mit strukturierten XML-Rechnungsdaten. Dadurch können zwei Anforderungen gleichzeitig erfüllt werden:

Mitarbeitende können die Rechnung wie ein gewohntes PDF ansehen, während ERP- und Buchhaltungssysteme die eingebetteten strukturierten Daten automatisiert verarbeiten können. Das kann insbesondere im B2B-Bereich praktisch sein, wenn Geschäftspartner unterschiedliche Digitalisierungsgrade aufweisen.

Wichtig ist jedoch, das richtige ZUGFeRD-Profil zu verwenden. Nicht jede ZUGFeRD-Ausprägung erfüllt automatisch sämtliche Anforderungen an eine E-Rechnung.

Unternehmen sollten deshalb bereits bei der Konzeption ihres Ausgangsprozesses definieren, welche Profile unterstützt werden und für welche Kunden beziehungsweise Geschäftsvorfälle sie eingesetzt werden.

Wie kann eine E-Rechnung versendet werden?

Ein verbreitetes Missverständnis besteht darin, E-Rechnung und Übertragungsweg gleichzusetzen. Das Rechnungsformat und der Versandkanal sind jedoch zwei unterschiedliche Dinge.

Eine E-Rechnung kann – abhängig vom Geschäftsvorfall und den Anforderungen des Empfängers – beispielsweise über folgende Wege übertragen werden:

Welcher Übertragungsweg geeignet ist, hängt unter anderem davon ab,

Unternehmen sollten deshalb nicht nur fragen: „Welches Format benötigen wir?“

Ebenso wichtig ist die Frage: „Über welchen Kanal erwartet dieser konkrete Empfänger seine Rechnung?“

Wann sind Peppol oder andere E-Invoicing-Netzwerke sinnvoll?

Bei größeren Rechnungsvolumina, internationalen Geschäftsbeziehungen oder hohen Anforderungen an die Prozessautomatisierung können standardisierte E-Invoicing-Netzwerke sinnvoll sein.

Ein bekanntes Beispiel ist Peppol.

Peppol stellt eine standardisierte Infrastruktur für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten bereit. Unternehmen kommunizieren dabei typischerweise über einen angebundenen Access Point. Ein solcher Ansatz bietet insbesondere Vorteile, wenn

• viele Geschäftspartner angebunden werden müssen,
• strukturierte Prozesse gewünscht sind,
• der Rechnungsstatus nachvollziehbar sein soll,
• öffentliche Auftraggeber beteiligt sind,
• internationale E-Invoicing-Szenarien unterstützt werden sollen.

Peppol ist für den allgemeinen deutschen B2B-Rechnungsversand jedoch nicht pauschal verpflichtend. Ob das Netzwerk sinnvoll oder erforderlich ist, muss anhand des jeweiligen Geschäftsvorfalls und der Anforderungen des Empfängers entschieden werden.

Auch andere E-Invoicing-Provider können unterschiedliche Formate und Kanäle zentral bündeln. Das kann insbesondere für internationale Unternehmen interessant sein, da sie nicht jede nationale Schnittstelle selbst entwickeln und betreiben müssen.

Was ist eine Leitweg-ID?

Wer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber versendet, begegnet häufig der sogenannten Leitweg-ID. Die Leitweg-ID dient im deutschen B2G-Kontext dazu, einen öffentlichen Rechnungsempfänger beziehungsweise die zuständige Stelle eindeutig zu adressieren. Sie kann damit für die korrekte Zustellung einer XRechnung entscheidend sein.

Für Unternehmen bedeutet das:

Die Leitweg-ID sollte nicht bei jeder Rechnung manuell recherchiert oder eingegeben werden. Stattdessen empfiehlt es sich, erforderliche Empfängerinformationen strukturiert in den Kundenstammdaten beziehungsweise den dafür vorgesehenen Systemfeldern zu pflegen.

Damit kann das ERP- oder E-Invoicing-System die benötigten Angaben automatisiert in die Rechnung übernehmen.

Das Beispiel zeigt zugleich, warum Stammdaten für den elektronischen Rechnungsversand so wichtig sind: Viele Informationen, die früher lediglich auf einem PDF dargestellt wurden, müssen künftig strukturiert und maschinenlesbar an der richtigen Stelle vorhanden sein.

Warum werden Stammdaten beim E-Rechnungsversand zum Erfolgsfaktor?

Mit der E-Rechnung steigt die Bedeutung sauberer Stammdaten erheblich.

Bei einer klassischen PDF-Rechnung konnten fehlende oder ungenaue Informationen teilweise durch einen Menschen erkannt und interpretiert werden. Automatisierte Systeme benötigen dagegen strukturierte und eindeutige Daten. Besonders wichtig sind beispielsweise:

• vollständige Unternehmensbezeichnungen,
• Anschriften,
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummern,
• Kundennummern,
• elektronische Empfängeradressen,
• Leitweg-IDs,
• E-Mail-Adressen für Rechnungen,
• Peppol-IDs beziehungsweise andere Netzwerkkennungen,
• Zahlungsinformationen,
• Steuerdaten,
• Bestell- und Vertragsreferenzen.

Unvollständige Stammdaten können dazu führen, dass eine technisch valide Rechnung dennoch nicht beim richtigen Empfänger ankommt oder vom Kundensystem nicht automatisiert verarbeitet werden kann. Ein E-Invoicing-Projekt ist deshalb häufig zugleich ein Stammdatenprojekt.

Format und Versandkanal sollten automatisch bestimmt werden

Bei wenigen Kunden lässt sich möglicherweise noch manuell entscheiden, ob eine Rechnung als XRechnung, ZUGFeRD oder über einen bestimmten Kanal verschickt werden soll.

Bei hunderten oder tausenden Geschäftspartnern ist dieser Ansatz jedoch weder effizient noch skalierbar. Ein zukunftsfähiger Prozess sollte deshalb Regeln hinterlegen, anhand derer automatisch entschieden wird:

• Welcher Kunde erhält welches Rechnungsformat?
• Welche Formatversion wird benötigt?
• Welcher Versandkanal ist vorgesehen?
• Wird eine Leitweg-ID benötigt?
• Welche zusätzlichen Referenzen erwartet der Kunde?
• Müssen Anlagen mitgesendet werden?

Der Idealfall ist ein vollständig automatisierter Prozess:

Die Rechnung wird im ERP-System gebucht. Anschließend erkennt das System anhand der Geschäftspartner- und Prozessdaten selbstständig das benötigte Format und den Versandkanal, erzeugt und validiert die E-Rechnung und übermittelt sie an den richtigen Empfänger.

Nur Fehler- und Sonderfälle werden noch manuell bearbeitet. Genau hier liegt der entscheidende Unterschied zwischen der bloßen Erfüllung der E-Rechnungspflicht und einem wirklich digitalisierten Rechnungsprozess.

Können Anhänge mit einer E-Rechnung versendet werden?

Ja. Auch bei elektronischen Rechnungen können zusätzliche Dokumente erforderlich sein. Typische Beispiele sind:

• Leistungsnachweise,
• Stundenzettel,
• Lieferscheine,
• Abnahmeprotokolle,
• Spezifikationen,
• ergänzende Vertragsunterlagen.

Wie solche Anhänge technisch übermittelt werden, hängt jedoch vom verwendeten Rechnungsformat und Versandkanal ab.

Bei einer XRechnung können Anlagen innerhalb der dafür vorgesehenen Strukturen referenziert beziehungsweise eingebettet werden. Bei anderen Übertragungsverfahren können zusätzliche Dokumente gemeinsam mit der Rechnung über eine Plattform oder einen anderen definierten Kanal übertragen werden.

Entscheidend ist, dass die Zuordnung zwischen Rechnung und Anlage eindeutig erhalten bleibt. Unternehmen sollten deshalb vor der Einführung klären:

• Welche Anhänge werden heute regelmäßig verschickt?
• Welche Dateiformate kommen vor?
• Gibt es Größenbeschränkungen?
• Akzeptiert der Empfänger die entsprechenden Anlagen?
• Wie werden Rechnung und Anlagen archiviert?
• Können alle Dokumente automatisiert übertragen werden?

Ein Prozess, bei dem die E-Rechnung automatisch versendet wird, Mitarbeitende die Leistungsnachweise anschließend aber manuell per E-Mail nachreichen müssen, ist nur teilweise digitalisiert.

Wie werden Gutschriften als E-Rechnung versendet?

Gutschriften beziehungsweise Credit Notes gehören zu den Geschäftsvorfällen, die Unternehmen bei der Einführung ausdrücklich testen sollten. Die Herausforderung besteht nicht nur darin, ein negatives Vorzeichen in einer Rechnung abzubilden. Vielmehr muss das verwendete Format den Geschäftsvorfall fachlich korrekt darstellen.

Dabei sind beispielsweise folgende Fragen relevant:

• Handelt es sich um eine Rechnungskorrektur?
• Wird auf eine ursprüngliche Rechnung referenziert?
• Welche Steuerinformationen müssen übertragen werden?
• Welche Dokumentenart erwartet der Empfänger?
• Wie verarbeitet das Kundensystem die Gutschrift?

Gerade bei automatisierten Prozessen ist eine eindeutige Belegart wichtig. Nur dann können Sender- und Empfängersystem den Geschäftsvorfall ohne manuelle Interpretation richtig verarbeiten.

Was gilt für Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen?

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Anzahlungs- und Abschlagsprozesse. Sie kommen beispielsweise häufig im

• Anlagenbau,
• Maschinenbau,
• Bauwesen,
• Projektgeschäft,
• langfristigen Dienstleistungsgeschäft

vor.

Hier stehen mehrere Rechnungen in einem fachlichen Zusammenhang. Eine Schlussrechnung kann beispielsweise bereits geleistete Anzahlungen berücksichtigen. Das ERP-System muss diese Beziehungen korrekt abbilden und die relevanten Informationen in die strukturierte Rechnung überführen.

Unternehmen sollten deshalb nicht nur eine einfache Ausgangsrechnung testen, sondern den vollständigen Prozess:

Anzahlungsanforderung → Zahlung → Abschlagsrechnung → weitere Abschläge → Schlussrechnung.

Gerade komplexe Rechnungsprozesse zeigen, warum eine reine Formatkonvertierung häufig nicht ausreicht. Die Qualität der E-Rechnung hängt wesentlich davon ab, ob der zugrunde liegende Geschäftsprozess im ERP-System sauber modelliert ist.

Wie lassen sich E-Rechnungen aus SAP versenden?

Für SAP-Anwender stellt sich insbesondere die Frage, wie aus einer in SAP gebuchten Rechnung automatisch eine gesetzeskonforme E-Rechnung entsteht und an den Kunden übermittelt wird.

Der ideale Prozess läuft ohne manuelle Zwischenschritte:

Wie dieser Prozess technisch umgesetzt wird, hängt stark von der vorhandenen SAP-Landschaft ab. Zu berücksichtigen sind beispielsweise:

• SAP ECC oder SAP S/4HANA,
• Cloud- oder On-Premises-Strategie,
• bestehende Output-Management-Lösungen,
• eingesetzte Middleware,
• vorhandene EDI-Infrastruktur,
• internationale Gesellschaften,
• bestehende E-Invoicing-Provider.

Eine pauschale technische Architektur eignet sich deshalb nicht für jedes SAP-Unternehmen.

Können E-Rechnungen direkt aus SAP per E-Mail versendet werden?

Ja. Für deutsche B2B-Szenarien kann E-Mail grundsätzlich ein möglicher Versandkanal sein. Damit lässt sich beispielsweise ein Prozess aufbauen, bei dem SAP nach der Fakturierung automatisch

• die E-Rechnung erzeugt,
• die Empfängeradresse aus den Stammdaten ermittelt,
• das Dokument an die E-Mail anhängt,
• die Nachricht versendet
• und den Vorgang dokumentiert.

Entscheidend ist jedoch, dass nicht lediglich der E-Mail-Versand automatisiert wird.

Vorher sollte geprüft werden:

• Ist das richtige E-Rechnungsformat erzeugt worden?
• Ist die Rechnung valide?
• Akzeptiert der Kunde dieses Format?
• Ist die hinterlegte E-Mail-Adresse aktuell?
• Wird für diesen Kunden möglicherweise ein anderer Übertragungsweg benötigt?

Damit wird aus dem automatisierten E-Mail-Versand ein regelbasierter E-Invoicing-Prozess.

SAP DRC oder externer E-Invoicing-Provider?

Eine zentrale Architekturentscheidung lautet häufig: Soll das Unternehmen regulatorische E-Invoicing-Anforderungen möglichst weitgehend mit SAP-Lösungen abbilden oder einen externen E-Invoicing-Provider einsetzen?

Beide Ansätze können sinnvoll sein:

Automatisierung statt XML-Konverter

Eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Einführung lautet, wie weit Unternehmen tatsächlich automatisieren möchten. Die Minimalvariante besteht darin, aus bestehenden Rechnungsdaten eine XML-Datei zu erzeugen. Damit lässt sich möglicherweise eine formale Anforderung erfüllen. Der operative Prozess bleibt jedoch weitgehend unverändert.

Ein höherer Reifegrad entsteht, wenn das System automatisch

• den Geschäftsvorfall erkennt,
• den Empfänger identifiziert,
• das passende Format auswählt,
• erforderliche Zusatzinformationen ergänzt,
• die Rechnung validiert,
• den richtigen Versandkanal bestimmt,
• die Übertragung ausführt,
• Statusmeldungen verarbeitet,
• Fehler eskaliert,
• die Dokumentation archiviert.

Mitarbeitende greifen dann hauptsächlich noch bei Ausnahmen ein. Gerade bei hohen Rechnungsvolumina liegt hierin der wirtschaftliche Nutzen von E-Invoicing. Nicht die XML-Datei selbst spart Kosten, sondern die Reduzierung manueller Tätigkeiten entlang des gesamten Ausgangsrechnungsprozesses.

Wie sollten Unternehmen die Einführung des E-Rechnungsversands vorbereiten?

Wer künftig E-Rechnungen versenden muss, sollte die Übergangsfrist nicht als Starttermin für das Projekt betrachten. Gerade bei mehreren Gesellschaften, unterschiedlichen ERP-Systemen oder internationalen Geschäftsbeziehungen besteht die Herausforderung nicht darin, lediglich XML-Dateien erzeugen zu können.

Zunächst sollte transparent werden, welche Prozesse tatsächlich betroffen sind. Ein E-Invoicing Readiness Check kann beispielsweise folgende Bereiche untersuchen:

• betroffene Gesellschaften und Länder,
• eingesetzte ERP- und Fakturasysteme,
• Anzahl der jährlich ausgestellten Rechnungen,
• B2B-, B2G- und B2C-Geschäftsvorfälle,
• bestehende Rechnungsformate,
• aktuelle Versandkanäle,
• Sonderfälle und Belegarten,
• Qualität der Kundenstammdaten,
• bestehende EDI- und E-Invoicing-Verbindungen,
• Archivierung,
• Monitoring und Fehlerbehandlung.

Das Ergebnis sollte nicht lediglich eine Liste technischer Anforderungen sein. Unternehmen benötigen ein klares Zielbild dafür, wie eine Rechnung künftig vom ERP-System bis zum Empfänger gelangt und welche Schritte dabei automatisiert werden sollen.

Die Empfehlung aus dem Experteninterview ist entsprechend eindeutig: Die Übergangsfrist sollte nicht als Projektstarttermin verstanden werden, sondern als spätester Zeitraum für die Transformation.

Welche Geschäftsvorfälle sollten vor dem Go-live getestet werden?

Ein häufiger Fehler bei E-Invoicing-Projekten besteht darin, ausschließlich die perfekte Standardrechnung zu testen. Ein realistischer Testkatalog sollte auch diejenigen Belege umfassen, die im Tagesgeschäft Schwierigkeiten verursachen können.

Dazu gehören insbesondere:

• Standardrechnung mit einer Position,
• Rechnung mit mehreren Positionen,
• unterschiedliche Umsatzsteuersätze,
• Rechnung mit Bestellreferenz,
• Rechnung ohne Bestellreferenz,
• Rechnung mit Anlagen,
• Gutschrift,
• Rechnungskorrektur,
• Anzahlungs- und Abschlagsrechnung,
• Schlussrechnung,
• Sammelrechnung,
• Dauerrechnung,
• B2G-Rechnung mit erforderlicher Empfängerreferenz,
• Rechnung an einen Kunden mit abweichendem Versandkanal,
• fehlerhafte beziehungsweise unvollständige Stammdaten.

Zusätzlich sollten bewusst Fehlerfälle provoziert werden.

Was passiert beispielsweise, wenn eine Pflichtinformation fehlt? Was geschieht bei einer ungültigen Empfängerkennung? Wie reagiert das System, wenn die Übertragung fehlschlägt?

Ein guter Test prüft deshalb nicht nur den Happy Path, sondern auch, ob das Unternehmen seine Fehlerprozesse beherrscht.

Wie müssen versendete E-Rechnungen archiviert werden?

Auch beim E-Rechnungsversand endet der Prozess nicht mit der erfolgreichen Übertragung. E-Rechnungen müssen entsprechend den geltenden Aufbewahrungsvorgaben archiviert werden. Nach den Informationen aus dem Experteninterview ist zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung in seiner ursprünglichen und unversehrten Form aufzubewahren.

Unternehmen sollten deshalb frühzeitig klären:

• Welches Dokument ist das aufzubewahrende Original?
• Wo wird die XML-Datei gespeichert?
• Wie werden hybride Rechnungen behandelt?
• Wie werden Anhänge zugeordnet?
• Wie erfolgt die Verbindung zum ERP-Beleg?
• Werden Versand- und Statusinformationen dokumentiert?
• Wie werden Korrekturen mit ursprünglichen Rechnungen verknüpft?
• Welche Aufbewahrungs- und Löschregeln gelten?

Das Archiv sollte daher nicht erst am Ende des Projekts betrachtet werden. Rechnungserzeugung, Übertragung und Archivierung gehören zu einem durchgängigen Prozess.

Wie entsteht ein Business Case für den E-Rechnungsversand?

Der Business Case sollte nicht ausschließlich auf Lizenz- und Implementierungskosten reduziert werden. Relevant sind auch die Prozesskosten des heutigen Rechnungsversands. Dazu gehören beispielsweise:

• manuelle Dokumentenerstellung,
• manuelles Versenden von Rechnungen,
• Pflege unterschiedlicher Kundenanforderungen,
• Bearbeitung fehlerhafter Rechnungen,
• Rückfragen von Kunden,
• Rechnungskorrekturen,
• Überwachung unterschiedlicher Portale,
• Pflege individueller Schnittstellen.

Dem gegenüber stehen mögliche Vorteile eines automatisierten E-Invoicing-Prozesses:

• weniger manuelle Arbeit,
• geringere Fehlerquote,
• schnellere Rechnungszustellung,
• bessere Nachvollziehbarkeit,
• standardisierte Prozesse,
• geringerer Aufwand bei großen Rechnungsvolumina,
• bessere Skalierbarkeit bei neuen Gesellschaften und Ländern.

Entscheidend ist deshalb nicht die Frage, wie günstig sich eine XML-Datei erzeugen lässt. Die wirtschaftlich relevantere Frage lautet: Wie viel manueller Aufwand kann entlang des gesamten Rechnungsprozesses dauerhaft vermieden werden?

Wie entwickelt sich der elektronische Rechnungsversand weiter?

Die E-Rechnungspflicht ist kein Endpunkt der Digitalisierung des Rechnungswesens. International entwickeln sich E-Invoicing und steuerliches Reporting zunehmend in Richtung stärker vernetzter und teilweise zeitnaher Meldesysteme.

Für Unternehmen bedeutet das, dass ihre Architektur möglichst flexibel bleiben sollte. Statt für jede neue regulatorische Anforderung eine separate Insellösung einzuführen, sollten insbesondere international tätige Unternehmen prüfen, wie sich

• unterschiedliche Rechnungsformate,
• mehrere ERP-Systeme,
• verschiedene Plattformen,
• nationale Meldeanforderungen,
• Statusinformationen

innerhalb einer skalierbaren Architektur zusammenführen lassen.

Auch künstliche Intelligenz kann künftig unterstützende Aufgaben übernehmen, beispielsweise bei der Fehleranalyse oder Klassifizierung von Ausnahmen. Die strukturierte E-Rechnung selbst benötigt jedoch keine KI, um ausgelesen zu werden: Ihr entscheidender Vorteil besteht gerade darin, dass die Informationen bereits maschinenlesbar vorliegen.

Häufig gestellte Fragen zum Versenden von E-Rechnungen