PDF-Rechnung: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

PDF-Rechnung

In diesem Leitfaden erfahren Sie:

was eine PDF-Rechnung ist
welche Unterschiede zwischen PDF-Rechnung und E-Rechnung bestehen
wie Sie eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln können
wie sich PDF, XML, XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden
welche Auswirkungen die Umstellung auf SAP und andere ERP-Systeme hat

Die zentrale Veränderung lautet dabei nicht „PDF wird abgeschafft“. Vielmehr verschiebt sich der Schwerpunkt: Strukturierte Rechnungsdaten werden für automatisierte Prozesse wichtiger, während PDF vor allem seine Stärke als menschenlesbare Darstellung behält.

Kostenlose Beratung zur E-Rechnung anfordern!

Strukturierte XML-Rechnung und digitale Rechnungsprozesse

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine PDF-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung ist zunächst eine Rechnung, deren Inhalt in einem PDF-Dokument dargestellt wird. Sie kann vollständig digital verarbeitet werden – zumindest aus Sicht des Dokumentenprozesses. Eine PDF-Rechnung lässt sich beispielsweise:

digital erstellen,
per E-Mail versenden,
auf dem Bildschirm anzeigen,
elektronisch speichern,
in ein Dokumentenmanagementsystem übernehmen.

Das PDF eignet sich besonders gut dafür, das Erscheinungsbild eines Dokuments unabhängig vom verwendeten Endgerät weitgehend einheitlich darzustellen.

Genau darin liegt jedoch auch der entscheidende Unterschied zur strukturierten E-Rechnung. Bei einer klassischen PDF-Rechnung steht die visuelle Darstellung im Vordergrund. Menschen erkennen auf dem Dokument beispielsweise unmittelbar, wo Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag stehen.

Ein ERP-System sieht diese Informationen nicht automatisch auf dieselbe Weise. Damit die Daten eines gewöhnlichen PDFs automatisiert weiterverarbeitet werden können, müssen sie häufig zunächst mittels OCR, Dokumentenerkennung oder anderer Extraktionsverfahren ausgelesen und interpretiert werden. Bei einer strukturierten E-Rechnung liegen die Rechnungsinformationen dagegen bereits in eindeutig definierten Datenfeldern vor.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung im Sinne der umsatzsteuerlichen Definition.

Das gehört zu den wichtigsten Punkten, die Unternehmen im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht verstehen sollten. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Ein gewöhnliches PDF erfüllt diese Voraussetzung nicht. Es wird deshalb als sonstige Rechnung eingeordnet.

Die häufig verwendete Aussage

„Wir verschicken unsere Rechnungen doch bereits digital als PDF, also haben wir die E-Rechnung bereits umgesetzt“

ist daher nicht korrekt.

Digital bedeutet nicht automatisch strukturiert. Eine per E-Mail versendete PDF-Datei ist zwar eine digitale Rechnung. Sie ist dadurch aber noch keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne.

Was ist der Unterschied zwischen PDF-Rechnung und E-Rechnung?

Der wesentliche Unterschied liegt in der Struktur der enthaltenen Rechnungsinformationen. Nehmen wir eine klassische PDF-Rechnung. Darauf steht beispielsweise:

Rechnungsnummer: 4711

Nettobetrag: 1.000 Euro

Umsatzsteuer: 190 Euro

Gesamtbetrag: 1.190 Euro

Ein Mensch versteht sofort, was diese Angaben bedeuten.

Für ein IT-System besteht ein klassisches PDF jedoch zunächst aus einer Darstellung. Damit ein System erkennt, welcher Wert die Rechnungsnummer und welcher Wert der Steuerbetrag ist, muss es diese Informationen interpretieren beziehungsweise extrahieren.

Bei einer strukturierten E-Rechnung ist die Bedeutung der Daten dagegen eindeutig definiert. Das empfangende System kann beispielsweise erkennen:

Das ist die Rechnungsnummer
Das ist das Rechnungsdatum
Das ist der Lieferant
Das ist der Rechnungsempfänger
Das ist eine Rechnungsposition
Das ist der Nettobetrag
Das ist der Steuersatz
Das ist der Steuerbetrag
Das ist der zu zahlende Gesamtbetrag

Dadurch können Rechnungsinformationen direkt zwischen IT-Systemen ausgetauscht und automatisiert verarbeitet werden.

PDF-Rechnung vs. E-Rechnung im Überblick

Merkmal	Klassische PDF-Rechnung	E-Rechnung
Digitales Dokument	Ja	Ja
Menschenlesbar	Ja	Je nach Format direkt oder über Viewer
Strukturierte Rechnungsdaten	Nein	Ja
Automatische Verarbeitung	Nur mit zusätzlicher Erkennung	Direkt auf Basis strukturierter Daten möglich
OCR erforderlich	Häufig	Für die strukturierten Rechnungsdaten grundsätzlich nicht
E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne	Nein	Ja, sofern die Anforderungen erfüllt sind
Typische Formate	PDF	XRechnung, geeignete ZUGFeRD-Profile

Damit verändert sich nicht lediglich das Dateiformat. Unternehmen wechseln von einem dokumentenorientierten zu einem datenorientierten Rechnungsprozess.

Warum ist eine digital erstellte PDF-Rechnung trotzdem keine E-Rechnung?

Die Unterscheidung wirkt auf den ersten Blick widersprüchlich. Schließlich entsteht eine PDF-Rechnung häufig vollständig digital:

ERP-System → Rechnungsformular → PDF → E-Mail → Kunde.

An keiner Stelle muss Papier beteiligt sein.

Trotzdem fehlen einem einfachen PDF die strukturierten Rechnungsinformationen, die eine unmittelbare elektronische Verarbeitung ermöglichen. Beim Rechnungsempfänger sieht der Prozess deshalb häufig so aus:

PDF empfangen → Dokument erkennen → Daten extrahieren → Rechnungsinformationen interpretieren → validieren → im ERP-System buchen.

Eine strukturierte E-Rechnung ermöglicht dagegen einen Prozess, der stärker in diese Richtung geht:

E-Rechnung empfangen → strukturierte Daten übernehmen → fachlich validieren → weiterverarbeiten → buchen.

Die zusätzliche Erkennungsstufe kann damit entfallen. Genau darin liegt einer der wesentlichen Vorteile der E-Rechnung gegenüber dem klassischen PDF.

Sind PDF-Rechnungen seit 2025 verboten?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein einfaches PDF nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Für die Ausstellung beziehungsweise den Versand solcher Rechnungen bestehen jedoch gesetzliche Übergangsregelungen.

Außerdem betrifft die E-Rechnungspflicht nicht automatisch jede Rechnung an jeden Empfänger. Die Frage, ob eine PDF-Rechnung weiterhin verwendet werden kann, hängt daher unter anderem davon ab,

wann die Rechnung ausgestellt wird,
welcher Geschäftsvorfall vorliegt,
wer Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger sind,
ob eine gesetzliche Ausnahme greift,
ob die Voraussetzungen einer Übergangsregelung erfüllt sind.

PDF verschwindet somit nicht mit einem einzigen Stichtag aus sämtlichen Rechnungsprozessen.

Darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen verschicken?

Ja. Im Jahr 2026 können Rechnungsaussteller im Rahmen der gesetzlichen Übergangsregelung grundsätzlich noch sonstige Rechnungen ausstellen. Dazu kann auch eine klassische PDF-Rechnung gehören.

Bei einer elektronischen sonstigen Rechnung – beispielsweise einem einfachen PDF, das per E-Mail versendet wird – ist grundsätzlich die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Unternehmen sollten daraus allerdings nicht ableiten, dass sie mit der Umstellung noch warten können.

Gerade Unternehmen mit:

SAP- oder komplexen ERP-Landschaften,
mehreren Gesellschaften,
verschiedenen Fakturasystemen,
vielen Rechnungsarten,
B2B- und B2G-Prozessen,
internationalen Geschäftsbeziehungen

benötigen ausreichend Zeit für Analyse, Implementierung und Tests.

2026 ist deshalb ein wichtiges Umsetzungsjahr.

Was gilt für PDF-Rechnungen 2027?

Für 2027 wird die Übergangsregelung enger.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können unter den entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Damit kann für diese Unternehmen auch eine klassische PDF-Rechnung weiterhin möglich sein.

Für Unternehmen oberhalb dieser Umsatzgrenze ist die Situation anders: Die allgemeine Übergangsmöglichkeit für sonstige Rechnungen läuft bereits Ende 2026 aus.

Unternehmen sollten ihre Planung deshalb nicht pauschal an der Aussage „E-Rechnung erst ab 2028“ ausrichten. Der konkrete Umstellungszeitpunkt hängt von den jeweiligen Voraussetzungen ab.

Was ändert sich bei PDF-Rechnungen ab 2028?

Ab dem 1. Januar 2028 sind die allgemeinen Übergangsregelungen ausgelaufen. Für die von der gesetzlichen E-Rechnungspflicht erfassten inländischen B2B-Umsätze muss dann grundsätzlich eine E-Rechnung ausgestellt werden. Ein einfaches PDF allein reicht für diese Geschäftsvorfälle nicht mehr aus.

Das bedeutet jedoch nicht:

„Ab 2028 darf überhaupt keine PDF-Rechnung mehr erstellt werden.“

PDF kann weiterhin eine Rolle spielen, beispielsweise

bei Geschäftsvorfällen außerhalb der E-Rechnungspflicht,
in bestimmten B2C-Szenarien,
bei gesetzlichen Ausnahmefällen,
als zusätzliche menschenlesbare Darstellung,
als Anhang,
innerhalb eines hybriden E-Rechnungsformats wie ZUGFeRD.

Die entscheidende Unterscheidung lautet daher:

Für einen von der E-Rechnungspflicht erfassten Geschäftsvorfall reicht ein einfaches PDF allein nach Ende der Übergangsregelungen grundsätzlich nicht mehr aus.

In welchen Fällen bleiben PDF-Rechnungen weiterhin relevant?

Die PDF-Rechnung wird nicht vollständig verschwinden. Das Format besitzt weiterhin einen großen Vorteil: Menschen können PDF-Dokumente einfach anzeigen, weitergeben und lesen. PDF bleibt deshalb unter anderem relevant für:

bestimmte Geschäftsvorfälle außerhalb der E-Rechnungspflicht,
B2C-Prozesse,
visuelle Rechnungskopien,
ergänzende Dokumente und Anhänge,
Leistungsnachweise,
Stundenzettel,
Lieferscheine,
bestimmte internationale Szenarien,
hybride Rechnungsformate.

Besonders deutlich wird die zukünftige Rolle bei ZUGFeRD.

Hier wird die visuelle PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Rechnungsdaten kombiniert. Das PDF verschwindet also nicht – es wird um eine strukturierte Datenebene ergänzt.

Muss ein Unternehmen weiterhin PDF-Rechnungen empfangen können?

In der Übergangsphase müssen Unternehmen mit unterschiedlichen Rechnungsformaten umgehen können. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die E-Rechnung ist im gesetzlichen Anwendungsbereich keine Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Ein einfaches PDF ist dagegen keine E-Rechnung. In der Praxis entsteht dadurch zunächst ein hybrider Rechnungseingang.

Unternehmen können beispielsweise gleichzeitig erhalten:

klassische PDF-Rechnungen,
Papierrechnungen,
XRechnungen,
ZUGFeRD-Rechnungen,
gegebenenfalls weitere strukturierte Rechnungsformate.

Für Finance-Abteilungen bedeutet das: Der Rechnungseingang sollte nicht ausschließlich für XML oder ausschließlich für PDF optimiert werden. Benötigt wird vielmehr ein Prozess, der verschiedene Eingangskanäle und Formate zuverlässig verarbeiten kann.

Welche Rolle spielt OCR bei PDF-Rechnungen?

Bei klassischen PDF-Rechnungen ist häufig eine zusätzliche Datenextraktion erforderlich. Ein typischer Rechnungseingang sieht beispielsweise so aus:

E-Mail → PDF → OCR beziehungsweise Dokumentenerkennung → Datenextraktion → Validierung → Buchung.

OCR und intelligente Dokumentenerkennung können dabei Rechnungsinformationen identifizieren und an das ERP- oder Buchhaltungssystem übergeben.

Mit strukturierten E-Rechnungen verändert sich dieser Prozess. Bei einer XRechnung oder den strukturierten XML-Daten einer ZUGFeRD-Rechnung müssen die wesentlichen Rechnungsinformationen nicht erst visuell erkannt werden. Sie liegen bereits maschinenlesbar vor.

OCR wird deshalb nicht vollständig verschwinden. Es bleibt beispielsweise relevant für:

klassische PDF-Rechnungen während der Übergangsphase,
Rechnungen außerhalb der E-Rechnungspflicht,
Papierdokumente,
Altbelege,
internationale Sonderfälle,
bestimmte Anhänge.

Seine Rolle im eigentlichen E-Rechnungsprozess nimmt jedoch ab.

Warum die E-Rechnung mehr als ein neues Dateiformat ist

Wer die Umstellung ausschließlich als Wechsel von PDF zu XML betrachtet, greift zu kurz. Ein klassischer Prozess lautet häufig:

ERP-Daten → PDF → Versand.

Ein ungünstiger Migrationsansatz wäre:

ERP-Daten → PDF → Daten aus PDF extrahieren → XML erzeugen → E-Rechnung versenden.

Damit würden bereits vorhandene strukturierte Informationen zunächst in ein visuelles Dokument überführt und anschließend wieder daraus rekonstruiert. Das schafft einen unnötigen Medienbruch und kann neue Fehlerquellen verursachen. Das sinnvollere Zielbild lautet:

ERP-Daten → strukturierte E-Rechnung.

Und falls eine visuelle Darstellung benötigt wird:

ERP-Daten → strukturierte E-Rechnung

plus

ERP-Daten → menschenlesbare Darstellung.

So entstehen beide Komponenten aus derselben Datenbasis.

Für Unternehmen, die heute überwiegend PDF-Rechnungen erstellen, lautet die zentrale Frage deshalb nicht:

„Wie können wir unsere PDFs möglichst schnell in XML konvertieren?“

Sondern:

„Wo entstehen unsere Rechnungsdaten und wie können wir daraus direkt eine valide strukturierte E-Rechnung erzeugen?“

Diese Perspektive schafft die Grundlage für einen Rechnungsprozess, der nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllt, sondern gleichzeitig stärker automatisiert werden kann.

Kann man eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln?

Ja, grundsätzlich lässt sich eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln. Entscheidend ist jedoch, was unter „umwandeln“ verstanden wird.

Es reicht nicht aus, die Dateiendung von .pdf auf .xml zu ändern oder die Inhalte eines PDFs in eine beliebige XML-Struktur zu übertragen. Eine E-Rechnung benötigt strukturierte Rechnungsdaten, die den jeweils anzuwendenden fachlichen und technischen Anforderungen entsprechen. Bei der Umwandlung müssen deshalb beispielsweise folgende Informationen korrekt identifiziert und strukturiert abgebildet werden:

Rechnungsnummer,
Rechnungsdatum,
Rechnungssteller,
Rechnungsempfänger,
Rechnungspositionen,
Mengen und Preise,
Netto- und Bruttobeträge,
Umsatzsteuer,
Zahlungsbedingungen,
Bestell- und Vertragsreferenzen.

Anschließend müssen diese Informationen in das gewünschte E-Rechnungsformat überführt und validiert werden. Technisch ist eine Konvertierung damit möglich. Für Unternehmen stellt sich jedoch eine wichtigere Frage:

Ist die PDF-Datei tatsächlich die beste Datenquelle für die E-Rechnung? Wenn die Rechnung ursprünglich in SAP, einem ERP-, Buchhaltungs- oder Fakturasystem erstellt wurde, liegen die benötigten Informationen dort häufig bereits strukturiert vor. In diesem Fall ist es sinnvoller, die E-Rechnung direkt aus diesen Daten zu erzeugen, anstatt sie zunächst in ein PDF zu schreiben und anschließend wieder aus dem PDF auszulesen.

Wie funktioniert die Umwandlung einer PDF-Rechnung in eine E-Rechnung?

Wenn ausschließlich eine PDF-Rechnung als Ausgangsdokument zur Verfügung steht, besteht die Konvertierung typischerweise aus mehreren Schritten.

Schritt 1: Rechnungsdaten aus dem PDF extrahieren

Zunächst müssen die relevanten Informationen erkannt werden.

Bei einem PDF mit eingebettetem Text lassen sich bestimmte Inhalte direkt technisch auslesen. Bei gescannten Dokumenten ist dagegen häufig OCR erforderlich.

Moderne Capture- und Dokumentenerkennungslösungen können beispielsweise folgende Informationen extrahieren:

Lieferanten- und Kundendaten,
Rechnungsnummer,
Rechnungsdatum,
Rechnungspositionen,
Beträge,
Steuerinformationen,
Zahlungsinformationen.

Die Extraktion allein erzeugt jedoch noch keine E-Rechnung.

Schritt 2: Daten fachlich zuordnen

Anschließend muss eindeutig festgelegt werden, welche Bedeutung die erkannten Werte besitzen.

Ein System muss beispielsweise wissen, ob „1.190,00 Euro“ der Bruttobetrag, ein Positionsbetrag oder eine andere Summe ist.

Gerade bei Rechnungspositionen, Steuern und Referenzen können dabei komplexe Zuordnungen entstehen.

Schritt 3: Daten in das Zielformat übertragen

Die aufbereiteten Informationen werden anschließend in das gewünschte strukturierte Rechnungsformat überführt.

Das kann beispielsweise eine XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Profil sein.

Dabei müssen die Rechnungsinformationen den vorgesehenen Datenfeldern und Geschäftsregeln korrekt zugeordnet werden.

Schritt 4: E-Rechnung validieren

Nach der Konvertierung sollte die erzeugte Rechnung technisch und fachlich validiert werden.

Dabei wird unter anderem geprüft:

Ist die XML-Struktur korrekt?
Entspricht die Rechnung dem gewählten Format?
Sind die notwendigen Pflichtinformationen vorhanden?
Stimmen Summen und Steuerberechnungen?
Werden die Geschäftsregeln eingehalten?

Erst nach dieser Prüfung sollte die erzeugte E-Rechnung weiterverarbeitet oder versendet werden.

Wie kann man eine PDF-Rechnung in XML umwandeln?

Die Suchanfrage „PDF-Rechnung in XML umwandeln“ klingt zunächst nach einer einfachen Dateikonvertierung. In der Praxis ist sie deutlich komplexer.

PDF und XML erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Ein PDF beschreibt in erster Linie, wie Informationen dargestellt werden. XML kann Informationen dagegen strukturiert und mit einer eindeutigen fachlichen Bedeutung bereitstellen.

Bei der Umwandlung muss deshalb aus beispielsweise diesem visuellen Inhalt:

Rechnungsnummer: 12345

Rechnungsdatum: 15.08.2026

Nettobetrag: 1.000 Euro

Umsatzsteuer: 190 Euro

Gesamtbetrag: 1.190 Euro

eine strukturierte Datenrepräsentation entstehen, in der ein System eindeutig erkennen kann, welcher Wert welche Bedeutung besitzt. Genau diese semantische Zuordnung ist der entscheidende Punkt. Eine XML-Datei ist deshalb nicht automatisch eine E-Rechnung.

Warum ist nicht jede XML-Datei eine E-Rechnung?

XML ist zunächst lediglich eine technische Auszeichnungssprache für strukturierte Daten. Unternehmen könnten theoretisch eine eigene XML-Struktur entwickeln, beispielsweise mit Feldern wie:

Kunde,
Rechnungsnummer,
Betrag,
Steuer,
Zahlungsziel.

Dadurch entsteht zwar eine strukturierte XML-Datei, aber nicht automatisch eine standardkonforme E-Rechnung. Damit Rechnungen automatisiert zwischen unterschiedlichen Unternehmen und Systemen ausgetauscht werden können, müssen beide Seiten verstehen, welche Bedeutung die einzelnen Daten besitzen. Dafür existieren standardisierte semantische Modelle, Syntaxen und Geschäftsregeln. Bei der Umwandlung von PDF in XML sollte deshalb immer klar sein, welches konkrete Zielformat erzeugt werden soll.

Die Frage sollte also nicht nur lauten:

„Wie können wir aus dem PDF eine XML-Datei erzeugen?“

Sondern:

„Wie erzeugen wir aus unseren Rechnungsdaten eine valide E-Rechnung im benötigten Format?“

Kann man eine PDF-Rechnung mit einem Online-Konverter in eine E-Rechnung umwandeln?

Für einzelne Dokumente existieren Tools und Konverter, die Rechnungsinformationen aus PDFs extrahieren und strukturierte Dateien erzeugen können. Für Unternehmen sollte dabei jedoch zwischen einem technischen Hilfsmittel und einem belastbaren E-Invoicing-Prozess unterschieden werden. Vor dem Einsatz eines Konverters sollten unter anderem folgende Fragen geklärt werden:

Welches E-Rechnungsformat wird erzeugt?
Welche Version beziehungsweise welches Profil wird unterstützt?
Werden sämtliche Pflichtinformationen übernommen?
Werden Rechnungspositionen zuverlässig erkannt?
Findet eine fachliche Validierung statt?
Wie werden sensible Rechnungs- und Geschäftspartnerdaten verarbeitet?
Wo werden hochgeladene Dokumente gespeichert?
Wie werden Fehler behandelt?
Kann der Prozess in das ERP-System integriert werden?

Für eine einzelne historische PDF-Datei kann eine Konvertierung sinnvoll sein. Bei hunderten oder tausenden Ausgangsrechnungen pro Monat wäre ein Prozess, bei dem PDFs manuell hochgeladen, konvertiert, heruntergeladen, kontrolliert und anschließend versendet werden, dagegen kaum skalierbar.

Für einen dauerhaften Unternehmensprozess sollte die E-Rechnung deshalb möglichst automatisiert aus dem führenden ERP- oder Fakturasystem erzeugt werden.

Warum ist PDF → XML häufig nicht das richtige Zielbild?

Viele Unternehmen denken bei der E-Rechnung zunächst vom bestehenden PDF-Prozess aus.

Heute:

ERP → PDF → Kunde

Die naheliegende Erweiterung scheint deshalb zu sein:

ERP → PDF → Konverter → XML → Kunde

Technisch kann das funktionieren. Prozessual ist es jedoch häufig unnötig kompliziert. Denn die Rechnungsinformationen waren bereits im ERP-System strukturiert vorhanden.

Das Unternehmen

nimmt strukturierte Daten aus dem ERP,
erzeugt daraus ein visuelles PDF,
extrahiert anschließend dieselben Informationen wieder aus dem PDF,
versucht sie erneut strukturiert zuzuordnen,
erzeugt daraus die E-Rechnung.

Damit entsteht ein Medienbruch, der sich vermeiden lässt.

Das bessere Zielbild lautet:

ERP-Daten → E-Rechnung → Empfänger

Falls zusätzlich ein PDF benötigt wird, kann dieses parallel aus derselben Datenbasis erzeugt werden:

ERP-Daten → E-Rechnung

ERP-Daten → PDF-Darstellung

Die strukturierte E-Rechnung und die visuelle Darstellung entstehen damit aus derselben fachlichen Quelle.

Wann ist die Konvertierung von PDF in eine E-Rechnung trotzdem sinnvoll?

Nicht immer stehen die ursprünglichen Rechnungsdaten strukturiert zur Verfügung. Eine Konvertierung kann beispielsweise relevant sein, wenn

Rechnungen aus einem Altsystem stammen,
ein Vorsystem keine strukturierte Schnittstelle bereitstellt,
historische Rechnungen verarbeitet werden,
externe Anwendungen ausschließlich PDFs erzeugen,
Geschäftspartner weiterhin PDF-Rechnungen senden,
bestimmte Ausnahmeprozesse außerhalb des zentralen ERP-Systems stattfinden.

In solchen Fällen können OCR, Dokumentenerkennung und Konvertierungstechnologien eine wichtige Brückenfunktion übernehmen. Langfristig sollte jedoch geprüft werden, ob die Rechnungsdaten bereits früher im Prozess strukturiert abgegriffen werden können. Je näher die E-Rechnung an der ursprünglichen Datenquelle erzeugt wird, desto weniger Informationen müssen später rekonstruiert werden.

Kann man eine XML-Rechnung in eine PDF-Rechnung umwandeln?

Ja. Auch der umgekehrte Weg ist möglich. Bei einer strukturierten XML-Rechnung kann aus den enthaltenen Rechnungsinformationen eine menschenlesbare Darstellung erzeugt werden. Das ist beispielsweise bei einer XRechnung sinnvoll.

Eine XRechnung besteht grundsätzlich aus strukturierten Daten. Für Mitarbeitende in Buchhaltung, Einkauf oder Fachabteilungen kann es jedoch angenehmer sein, die Rechnung in einer klassischen Dokumentenansicht zu betrachten.

Ein Viewer kann die XML-Daten deshalb beispielsweise als

HTML-Ansicht,
Bildschirmdarstellung,
druckbare Ansicht,
PDF-Darstellung

visualisieren.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Original und Darstellung.

Wenn aus einer XRechnung zur besseren Lesbarkeit ein PDF erzeugt wird, wird dieses PDF dadurch nicht automatisch zum ursprünglichen Rechnungsdokument. Die strukturierte E-Rechnung bleibt für den zugrunde liegenden Prozess maßgeblich. Die Visualisierung dient in erster Linie der menschlichen Lesbarkeit.

Wie kann man eine XRechnung anzeigen?

Eine XML-Datei lässt sich grundsätzlich mit einem Texteditor öffnen. Für die tägliche Rechnungsprüfung ist diese Darstellung jedoch wenig komfortabel. Deshalb kommen sogenannte E-Rechnungs-Viewer zum Einsatz. Sie interpretieren die strukturierten Daten und stellen sie in einer verständlichen Rechnungsansicht dar.

Mitarbeitende sehen dann beispielsweise:

Absender und Empfänger,
Rechnungsnummer,
Rechnungsdatum,
Rechnungspositionen,
Mengen und Preise,
Steuersätze,
Steuerbeträge,
Zahlungsbedingungen,
Gesamtbetrag.

Dadurch lässt sich eine XRechnung ähnlich komfortabel prüfen wie eine klassische PDF-Rechnung, ohne dass die strukturierte Datenbasis verloren geht.

Für Unternehmen bedeutet das: Sie benötigen nicht zwingend zusätzlich zu jeder XML-Rechnung ein klassisches PDF, nur damit Mitarbeitende die Rechnung lesen können. Eine geeignete Visualisierung kann diese Aufgabe übernehmen.

Ist ein aus XML erzeugtes PDF wieder die eigentliche Rechnung?

Hier sollte zwischen der strukturierten Originaldatei und ihrer Visualisierung unterschieden werden. Wird beispielsweise eine empfangene XRechnung durch ein System visualisiert und anschließend als PDF gespeichert, dient dieses Dokument der besseren Lesbarkeit. Das PDF ersetzt jedoch nicht automatisch die zugrunde liegende strukturierte E-Rechnung.

Das ist insbesondere für die Archivierung wichtig. Unternehmen sollten deshalb nicht folgenden Prozess etablieren:

XRechnung empfangen → PDF erzeugen → XML löschen → nur PDF archivieren.

Stattdessen muss die relevante strukturierte Originaldatei erhalten bleiben. Eine zusätzlich erzeugte PDF-Darstellung kann ergänzend gespeichert werden, wenn dies für interne Prozesse sinnvoll ist.

Welche Rolle spielt OCR bei der Umwandlung von PDF-Rechnungen?

OCR steht für Optical Character Recognition und dient dazu, Zeichen und Texte aus Dokumenten beziehungsweise Bildern zu erkennen. Bei gescannten PDF-Rechnungen ist OCR häufig der erste Schritt, um überhaupt maschinenlesbare Inhalte zu erhalten. Moderne Rechnungserkennung geht jedoch über reine Zeichenerkennung hinaus.

Ein System muss beispielsweise nicht nur erkennen, dass auf einem Dokument „1.190,00“ steht. Es muss auch bestimmen, ob es sich dabei um

den Rechnungsbetrag,
einen Positionsbetrag,
den Nettobetrag,
den Steuerbetrag

handelt.

Bei strukturierten E-Rechnungen entfällt diese Interpretation für die bereits strukturiert übertragenen Rechnungsdaten. Deshalb verändert sich die Rolle von OCR: Bei klassischen PDF-Rechnungen:

PDF → OCR/Extraktion → Interpretation → strukturierte Daten

Bei E-Rechnungen:

strukturierte Daten → direkte Verarbeitung

OCR bleibt damit insbesondere für unstrukturierte Eingangsdokumente relevant, ist aber nicht das zentrale Verfahren zur Verarbeitung einer echten strukturierten E-Rechnung.

Welche Risiken entstehen bei der automatischen PDF-Konvertierung?

Je stärker ein Unternehmen auf die Extraktion aus PDFs angewiesen ist, desto wichtiger wird die Qualitätssicherung. Typische Fehlerquellen sind beispielsweise:

falsch erkannte Rechnungsnummern,
vertauschte Netto- und Bruttobeträge,
falsch interpretierte Steuersätze,
nicht erkannte Rechnungspositionen,
fehlende Bestellreferenzen,
falsch zugeordnete Adressen,
Probleme bei mehrseitigen Rechnungen,
ungewöhnliche Layouts,
schlecht lesbare Scans.

Bei einer E-Rechnung reicht es nicht aus, dass die erzeugte XML-Datei technisch geöffnet werden kann. Die strukturierten Informationen müssen auch fachlich mit dem tatsächlichen Geschäftsvorfall übereinstimmen. Automatische Konvertierung sollte deshalb mit Validierungs- und Kontrollmechanismen kombiniert werden.

Welche typischen Fehler sollten Unternehmen bei der Umstellung vermeiden?

Bei der Migration von PDF-Rechnungen zu strukturierten E-Rechnungen treten häufig ähnliche Denkfehler auf.

Fehler 1: PDF und E-Rechnung gleichsetzen

Ein digital versendetes PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung.

Fehler 2: Eine beliebige XML-Datei erzeugen

XML allein genügt nicht. Die Daten müssen in einem geeigneten strukturierten E-Rechnungsformat vorliegen.

Fehler 3: Das PDF als primäre Datenquelle verwenden

Wenn strukturierte Rechnungsdaten bereits im ERP-System vorhanden sind, sollten sie möglichst direkt verwendet werden.

Fehler 4: Nur den Happy Path testen

Gutschriften, Anzahlungen, Sammelrechnungen, unterschiedliche Steuersätze und weitere Sonderfälle müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Fehler 5: Nur auf technische Validität achten

Eine technisch valide XML-Datei kann fachlich trotzdem falsche Rechnungsinformationen enthalten.

Fehler 6: Die ursprüngliche XML-Datei nach der Visualisierung verwerfen

Eine PDF-Darstellung ersetzt nicht automatisch das strukturierte Original.

Was ist der bessere Weg: PDF konvertieren oder E-Rechnung direkt erzeugen?

Für einen dauerhaft automatisierten Rechnungsprozess ist die direkte Erzeugung aus strukturierten Daten in der Regel das bessere Zielbild. Das gilt insbesondere, wenn Unternehmen bereits SAP oder ein anderes ERP-System einsetzen.

Statt:

ERP → PDF → OCR/Konverter → XML → Validierung → Versand

sollte der Prozess möglichst so aufgebaut sein:

ERP → strukturierte Rechnungsdaten → E-Rechnung → Validierung → Versand

Eine PDF-Darstellung kann bei Bedarf parallel erzeugt werden.

Dadurch reduziert sich die Anzahl der Transformationsschritte. Gleichzeitig sinkt das Risiko, dass bereits vorhandene Rechnungsinformationen beim Auslesen eines visuellen Dokuments falsch interpretiert werden. Für Unternehmen bedeutet die Umstellung von PDF auf E-Rechnung deshalb mehr als eine technische Konvertierung.

Sie bietet die Gelegenheit, den gesamten Rechnungsprozess neu zu betrachten: Welche Daten sind bereits vorhanden? Wo entstehen Medienbrüche? Welche Arbeitsschritte können automatisiert werden? Und an welcher Stelle wird ein PDF tatsächlich noch benötigt?

Genau diese Fragen entscheiden darüber, ob ein Unternehmen lediglich PDF-Rechnungen in ein neues Dateiformat überführt oder einen nachhaltig digitalen Rechnungsprozess aufbaut.

Warum kann ZUGFeRD trotz PDF eine E-Rechnung sein?

Auf den ersten Blick scheint ein Widerspruch zu bestehen: Ein gewöhnliches PDF gilt nicht als E-Rechnung, gleichzeitig wird ZUGFeRD häufig als zulässiges E-Rechnungsformat eingesetzt – obwohl auch hier eine PDF-Datei verwendet wird.

Der entscheidende Unterschied liegt im Aufbau. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht nicht nur aus der sichtbaren PDF-Darstellung. Sie kombiniert zwei Bestandteile:

eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei,
eine darin eingebettete strukturierte XML-Datei.

Die PDF-Komponente ermöglicht es Mitarbeitenden, die Rechnung wie gewohnt anzusehen. Die XML-Komponente enthält die Rechnungsinformationen dagegen in strukturierter und maschinenlesbarer Form.

Ein ERP- oder Rechnungseingangssystem muss die relevanten Informationen damit nicht erst aus dem sichtbaren Dokument erkennen. Es kann direkt auf die strukturierten Daten zugreifen. Genau diese Kombination macht ZUGFeRD zu einem hybriden Rechnungsformat.

Was unterscheidet ein normales PDF von einer ZUGFeRD-Rechnung?

Für den Anwender können beide Dateien auf den ersten Blick nahezu identisch aussehen. Öffnet ein Mitarbeitender eine ZUGFeRD-Rechnung in einem PDF-Viewer, sieht er zunächst eine gewöhnliche Rechnung mit Rechnungsnummer, Positionen, Beträgen und Zahlungsinformationen.

Technisch bestehen jedoch erhebliche Unterschiede:

Merkmal	Normales PDF	ZUGFeRD
Menschenlesbare Darstellung	Ja	Ja
Strukturierte XML-Daten	Nein	Ja
Maschinenlesbare Rechnungsdaten	Nicht standardisiert	Ja
Direkte automatisierte Verarbeitung	Nur eingeschränkt	Ja
OCR für Rechnungsdaten erforderlich	Häufig	Grundsätzlich nein
Hybrides Rechnungsformat	Nein	Ja
Kann E-Rechnung sein	Nein	Ja, bei geeignetem Profil

Der Vorteil von ZUGFeRD besteht damit insbesondere darin, dass Unternehmen die gewohnte PDF-Darstellung nicht zwingend aufgeben müssen. Gleichzeitig erhalten sie strukturierte Rechnungsinformationen für automatisierte Prozesse.

Was bedeutet PDF/A-3 bei einer E-Rechnung?

ZUGFeRD verwendet PDF/A-3 als Trägerformat.

PDF/A ist eine für die Langzeitarchivierung entwickelte Variante des PDF-Formats. PDF/A-3 besitzt zusätzlich die Möglichkeit, andere Dateien in das Dokument einzubetten. Genau diese Eigenschaft nutzt ZUGFeRD.

Die strukturierte XML-Datei wird innerhalb der PDF/A-3-Datei eingebettet. Dadurch werden die visuelle Rechnung und die maschinenlesbaren Rechnungsinformationen in einer Datei zusammengeführt.

Für Anwender entsteht damit ein praktischer Vorteil:

Sie können die Rechnung wie ein klassisches PDF öffnen, während geeignete Software gleichzeitig auf die eingebetteten strukturierten Daten zugreifen kann.

Ist jedes PDF/A-3 automatisch eine E-Rechnung?

Nein.

Die Verwendung von PDF/A-3 allein macht aus einem Dokument noch keine E-Rechnung. Ebenso wenig reicht es aus, irgendeine XML-Datei in ein PDF/A-3-Dokument einzubetten. Damit eine hybride Rechnung die entsprechenden Anforderungen erfüllt, müssen unter anderem

die XML-Daten dem vorgesehenen Rechnungsformat entsprechen,
das richtige Profil verwendet werden,
die Rechnungsinformationen korrekt strukturiert sein,
technische Anforderungen eingehalten werden,
die notwendigen Geschäftsregeln erfüllt sein.

Die Aussage

„Unsere Rechnung ist PDF/A-3, deshalb ist sie eine E-Rechnung“

ist daher nicht ausreichend. Entscheidend sind die strukturierten Rechnungsdaten und deren regelkonforme Einbettung.

Welche ZUGFeRD-Profile eignen sich als E-Rechnung?

ZUGFeRD kennt verschiedene Profile mit unterschiedlichem Informationsumfang. Nicht jedes davon erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung im Sinne der deutschen Regelungen.

Nach den bereitgestellten Fachinformationen sind insbesondere die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht ausreichend. Geeignete ZUGFeRD-Ausprägungen können dagegen als E-Rechnung eingesetzt werden.

Für Unternehmen bedeutet das:

Es genügt nicht, im ERP-System oder Konverter lediglich die Option „ZUGFeRD“ auszuwählen. Vor der Einführung sollte geklärt werden,

welches Profil erzeugt wird,
welche Version eingesetzt wird,
ob das Profil für den vorgesehenen Geschäftsvorfall geeignet ist,
ob der Rechnungsempfänger dieses Format unterstützt,
ob sämtliche benötigten Rechnungsinformationen enthalten sind.

Die konkrete Profilauswahl sollte deshalb Bestandteil des E-Invoicing-Konzepts sein.

Was passiert, wenn PDF und XML bei ZUGFeRD unterschiedliche Angaben enthalten?

Bei hybriden Rechnungen existieren eine visuelle und eine strukturierte Darstellung derselben Rechnung. Dadurch entsteht eine wichtige Frage:

Was passiert, wenn beispielsweise im sichtbaren PDF ein Gesamtbetrag von 1.190 Euro steht, in der eingebetteten XML-Datei aber 1.290 Euro?

Solche Abweichungen sollten selbstverständlich bereits bei der Rechnungserzeugung verhindert werden. Für hybride E-Rechnungen gilt nach den bereitgestellten Fachinformationen grundsätzlich: Bei Abweichungen ist der strukturierte Teil maßgeblich. Das hat erhebliche praktische Auswirkungen. Unternehmen dürfen ihre Qualitätssicherung nicht ausschließlich auf das sichtbare Rechnungsformular konzentrieren.

Ein Prozess wie

Rechnung erzeugen → PDF ansehen → sieht korrekt aus → versenden

reicht bei einer hybriden E-Rechnung nicht aus. Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass auch die eingebetteten strukturierten Daten fachlich korrekt sind. Idealerweise entstehen PDF und XML deshalb aus derselben Datenquelle.

XRechnung oder PDF – was ist der Unterschied?

Die XRechnung verfolgt einen anderen Ansatz als eine klassische PDF-Rechnung. Sie ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat. Die Rechnungsinformationen werden so bereitgestellt, dass IT-Systeme ihre Bedeutung direkt verarbeiten können. Eine visuelle PDF-Darstellung ist nicht der Kern des Formats.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Mitarbeitende XML-Code lesen müssen. Eine XRechnung kann mithilfe eines Viewers in eine verständliche Rechnungsansicht überführt werden. Damit sollte zwischen drei Dingen unterschieden werden:

Klassische PDF-Rechnung

→ visuelles Dokument ohne entsprechend strukturierte E-Rechnungsdaten

XRechnung

→ strukturierte E-Rechnung

Visualisierung einer XRechnung

→ menschenlesbare Darstellung der strukturierten Daten

Diese Unterscheidung ist insbesondere bei der Archivierung und bei internen Prozessen wichtig.

Eine aus einer XRechnung erzeugte PDF-Ansicht ersetzt nicht automatisch die strukturierte Originalrechnung.

Kann zusätzlich zur XRechnung ein PDF versendet werden?

Unternehmen möchten häufig auch bei einer XRechnung eine menschenlesbare PDF-Darstellung bereitstellen. Technisch kann eine zusätzliche Darstellung sinnvoll sein. Entscheidend ist jedoch, dass eindeutig bleibt, welches Dokument die strukturierte E-Rechnung ist und wie zusätzliche Dokumente im jeweiligen Übertragungsverfahren behandelt werden.

Besonders wichtig ist die Datenkonsistenz. Wenn zusätzlich zur XRechnung ein PDF erzeugt wird, sollten beide Dokumente aus derselben Datenbasis stammen. Andernfalls besteht das Risiko, dass beispielsweise:

Beträge,
Zahlungsbedingungen,
Rechnungspositionen,
Steuerinformationen,
Referenzen

voneinander abweichen.

Ein besseres Zielbild lautet daher:

ERP-Daten → XRechnung

und bei Bedarf parallel

ERP-Daten → menschenlesbare Darstellung.

Nicht:

ERP → XRechnung → Informationen manuell in ein zusätzliches PDF übertragen.

Können PDF-Dokumente als Anhang einer E-Rechnung versendet werden?

Auch nach der Umstellung auf strukturierte Rechnungen werden zusätzliche Dokumente benötigt. Typische Beispiele sind:

Lieferscheine,
Leistungsnachweise,
Stundenzettel,
Abnahmeprotokolle,
Spezifikationen,
ergänzende Vertragsunterlagen.

Solche Dokumente können je nach Format und Übertragungsweg als Anlagen beziehungsweise referenzierte Dokumente gemeinsam mit der E-Rechnung übertragen werden.

Dabei sollten Unternehmen insbesondere prüfen:

Welche Anlagen benötigt der Kunde?
Welche Dateiformate werden akzeptiert?
Welche Größenbeschränkungen gelten?
Wie werden Rechnung und Anlage eindeutig miteinander verbunden?
Wie werden die Dokumente gemeinsam archiviert?
Unterstützt der verwendete Übertragungskanal die Anlagen?

PDF bleibt damit auch in einem vollständig digitalisierten E-Invoicing-Prozess relevant – allerdings häufig nicht mehr als führende Rechnung, sondern als ergänzendes Dokument.

Wie verändert sich die PDF-Rechnung in SAP?

In vielen SAP-Landschaften ist der heutige Ausgangsrechnungsprozess stark auf die visuelle Darstellung ausgerichtet. Ein typisches Szenario lautet:

SAP-Faktura → Formular → PDF → E-Mail → Kunde.

Das Rechnungsformular wurde teilweise über Jahre optimiert. Logos, Tabellen, Texte, Zahlungsinformationen und weitere Angaben sind exakt definiert. Mit der E-Rechnung verschiebt sich der Schwerpunkt. Künftig müssen die für die Rechnung relevanten Informationen zusätzlich beziehungsweise vorrangig strukturiert bereitgestellt werden.

Ein mögliches Zielbild lautet:

SAP-Geschäftsdaten → strukturierte E-Rechnung → Validierung → Versand

und – sofern benötigt –

SAP-Geschäftsdaten → PDF-Darstellung.

Der zentrale Unterschied besteht darin, dass das PDF nicht mehr als Quelle der strukturierten Rechnungsinformationen dienen muss. Die bereits in SAP vorhandenen Geschäftsdaten können unmittelbar für die E-Rechnung verwendet werden.

Muss das bisherige SAP-Rechnungsformular verschwinden?

Nicht zwingend. Ein bestehendes PDF-Rechnungsformular kann weiterhin eine Funktion erfüllen, beispielsweise

als visuelle Darstellung,
für Geschäftsvorfälle außerhalb der E-Rechnungspflicht,
als ergänzende Kundeninformation,
in bestimmten internationalen Szenarien.

Unternehmen sollten deshalb nicht automatisch sämtliche vorhandenen Formulare abschaffen. Stattdessen sollte zunächst analysiert werden:

Für welche Kunden wird das PDF künftig noch benötigt?
Welche Kunden benötigen eine XRechnung?
Welche Kunden erhalten ZUGFeRD?
Welche Geschäftsvorfälle fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht?
Welche internationalen Anforderungen bestehen?
Welche Anhänge müssen zusätzlich erzeugt werden?

Anschließend kann das Output Management anhand definierter Regeln entscheiden, welche Dokumente und Daten für den jeweiligen Empfänger erzeugt werden.

Warum reicht es nicht, das bestehende SAP-PDF in XML umzuwandeln?

Ein technisch naheliegender Ansatz besteht darin, den bestehenden Prozess unverändert zu lassen und hinter der PDF-Erzeugung einen Konverter einzubauen. Dann entsteht beispielsweise:

SAP → Rechnungsformular → PDF → Konverter → XML.

Dieser Ansatz verschenkt jedoch einen wesentlichen Vorteil einer ERP-Integration. Die Rechnungsinformationen liegen bereits vor der PDF-Erzeugung strukturiert in SAP vor. Wer anschließend versucht, diese Informationen wieder aus dem PDF zu extrahieren, erzeugt einen unnötigen Zwischenschritt.

Das bessere Architekturprinzip lautet:

SAP-Geschäftsdaten → Mapping → E-Rechnungsformat.

Das vorhandene PDF kann parallel aus denselben Geschäftsdaten erzeugt werden. Dadurch wird vermieden, dass Informationen

erneut erkannt,
interpretiert,
manuell ergänzt,
oder nachträglich korrigiert

werden müssen.

Welche Rechnungsquellen müssen SAP-Unternehmen berücksichtigen?

Eine weitere typische Fehlerquelle besteht darin, ausschließlich den klassischen SD-Fakturierungsprozess zu betrachten. Nicht jede Ausgangsrechnung muss zwingend aus demselben SAP-Prozess entstehen. Je nach Unternehmen können Rechnungen beispielsweise stammen aus:

SAP SD,
SAP FI,
branchenspezifischen Anwendungen,
Vorsystemen,
externen Fakturierungslösungen,
manuellen Prozessen.

Deshalb sollte zu Beginn eines E-Invoicing-Projekts eine vollständige Inventur der Rechnungsquellen erfolgen.

Für jede Quelle sollte geklärt werden:

Welche Rechnungsarten entstehen hier?
Wie hoch ist das Volumen?
Welche Daten stehen strukturiert zur Verfügung?
Wie wird heute das PDF erzeugt?
Welche Kunden erhalten diese Rechnungen?
Welches E-Rechnungsformat wird künftig benötigt?

Nur wenn sämtliche relevanten Rechnungsquellen berücksichtigt werden, entsteht ein vollständiger Zielprozess.

Welche Sonderfälle sollten bei der Umstellung von PDF auf E-Rechnung berücksichtigt werden?

Die Standardrechnung ist meist nicht das größte Problem. Komplexität entsteht häufig durch Sonderprozesse. Unternehmen sollten deshalb unter anderem folgende Geschäftsvorfälle analysieren und testen:

Gutschriften,
Rechnungskorrekturen,
Anzahlungsrechnungen,
Abschlagsrechnungen,
Schlussrechnungen,
Sammelrechnungen,
Dauerrechnungen,
Rechnungen mit mehreren Steuersätzen,
Rechnungen mit Anhängen,
B2G-Rechnungen,
Rechnungen aus Vorsystemen.

Ein bestehendes PDF kann solche Sonderfälle visuell häufig problemlos darstellen.

Bei einer E-Rechnung müssen die zugrunde liegenden Informationen jedoch auch fachlich korrekt in der strukturierten Datenstruktur abgebildet werden. Gerade deshalb sollte die Umstellung nicht als reines Formularprojekt verstanden werden.

Welche Rolle spielen Validatoren bei PDF und E-Rechnung?

Bei klassischen PDF-Rechnungen konzentriert sich die Prüfung häufig auf die sichtbaren Inhalte. Bei strukturierten E-Rechnungen kommt eine weitere Ebene hinzu: die technische und fachliche Validierung der Daten. Ein Validator kann beispielsweise prüfen:

Ist die XML-Datei syntaktisch korrekt?
Entspricht sie dem vorgesehenen Format?
Ist die richtige Version beziehungsweise das richtige Profil vorhanden?
Sind Pflichtfelder befüllt?
Werden Geschäftsregeln eingehalten?
Sind bestimmte Summen rechnerisch konsistent?

Bei hybriden Rechnungen sollte zusätzlich darauf geachtet werden, dass visuelle Darstellung und strukturierte Daten nicht widersprüchlich sind.

Die Validierung ist damit ein wesentlicher Bestandteil eines zuverlässigen E-Invoicing-Prozesses.

Warum benötigen Unternehmen weiterhin Viewer?

Die E-Rechnung soll Rechnungen maschinenlesbar machen. Menschen müssen Rechnungen trotzdem weiterhin prüfen können. Das betrifft beispielsweise Mitarbeitende aus:

Accounting,
Einkauf,
Vertrieb,
Controlling,
Steuerabteilung,
Revision.

Bei ZUGFeRD übernimmt das eingebettete PDF bereits eine komfortable visuelle Funktion. Bei einer reinen XML-Rechnung wie der XRechnung kann dagegen ein Viewer sinnvoll sein. Der Viewer interpretiert die strukturierten Daten und stellt sie in einer vertrauten Rechnungsansicht dar.

Damit wird die maschinenlesbare Datenbasis nicht durch ein PDF ersetzt. Sie wird lediglich für den Menschen visualisiert.

Warum wird Monitoring wichtiger als die PDF-Vorschau?

In klassischen Rechnungsprozessen lautet eine häufige Kontrolle:

„Wurde das PDF erzeugt und per E-Mail verschickt?“

Bei einem automatisierten E-Invoicing-Prozess reicht diese Sichtweise nicht mehr aus. Unternehmen sollten zusätzlich nachvollziehen können:

Wurde die E-Rechnung erfolgreich erzeugt?
War die Validierung erfolgreich?
Welches Format wurde erstellt?
Welcher Versandkanal wurde gewählt?
Wurde die Rechnung erfolgreich übertragen?
Hat ein Portal oder Netzwerk die Rechnung angenommen?
Gab es eine technische Ablehnung?
Muss ein Mitarbeitender eingreifen?

Damit verschiebt sich der operative Fokus.

Nicht mehr die Frage „Sieht unser PDF korrekt aus?“ steht allein im Mittelpunkt, sondern:

„Ist der gesamte Rechnungsprozess erfolgreich durchgelaufen?“

Genau dieses Monitoring ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass E-Invoicing auch bei hohen Rechnungsvolumina zuverlässig automatisiert werden kann.

PDF bleibt – aber seine Rolle verändert sich

Die Einführung der E-Rechnung bedeutet nicht das Ende des PDF-Formats. Vielmehr verändert sich seine Aufgabe. In klassischen Rechnungsprozessen ist das PDF häufig gleichzeitig

die Rechnung,
die visuelle Darstellung,
das versendete Dokument,
die Grundlage für die weitere Bearbeitung.

In einem strukturierten E-Invoicing-Prozess werden diese Funktionen stärker voneinander getrennt. Strukturierte Daten übernehmen die zentrale Rolle für den automatisierten Austausch und die maschinelle Verarbeitung. PDF bleibt dagegen insbesondere dort relevant, wo Informationen von Menschen betrachtet oder ergänzende Dokumente bereitgestellt werden müssen.

Das Ziel sollte deshalb nicht lauten, PDF um jeden Preis abzuschaffen. Sinnvoller ist die Frage: An welcher Stelle benötigen wir strukturierte Daten – und an welcher Stelle benötigen Menschen weiterhin eine visuelle Darstellung?

Wer diese beiden Anforderungen sauber trennt, kann bestehende PDF-Prozesse schrittweise weiterentwickeln, ohne bewährte Darstellungen unnötig aufzugeben.

Wie gelingt die Umstellung von PDF-Rechnung auf E-Rechnung?

Die Umstellung von klassischen PDF-Rechnungen auf strukturierte E-Rechnungen sollte nicht bei der Frage beginnen, welcher Konverter benötigt wird. Der sinnvollere Ausgangspunkt ist der bestehende Rechnungsprozess.

Unternehmen sollten zunächst nachvollziehen, wo Rechnungsdaten entstehen, wie sie verarbeitet werden und über welche Systeme und Kanäle die Rechnung heute zum Kunden gelangt. Ein typischer Ist-Prozess kann beispielsweise so aussehen:

ERP-System → Rechnungsformular → PDF → E-Mail → Kunde → Archiv.

Das zukünftige Zielbild kann dagegen stärker datenorientiert aufgebaut sein:

ERP-System → strukturierte Rechnungsdaten → E-Rechnung → Validierung → Versand → Monitoring → Archiv.

Eine menschenlesbare PDF-Darstellung kann parallel weiterhin erzeugt werden, sofern sie für den jeweiligen Prozess benötigt wird.

Damit wird nicht einfach PDF durch XML ersetzt. Vielmehr verändert sich die gesamte Prozesslogik: Die strukturierten Geschäftsdaten werden zur Grundlage des elektronischen Rechnungsaustauschs.

Schritt für Schritt von der PDF-Rechnung zur E-Rechnung

Eine strukturierte Vorgehensweise hilft dabei, technische Insellösungen und spätere Nacharbeiten zu vermeiden.

Schritt 1: Bestehende Rechnungsprozesse erfassen

Zunächst sollten sämtliche Quellen für Ausgangsrechnungen identifiziert werden.

Dazu können gehören:

SAP SD,
SAP FI,
andere ERP-Systeme,
Buchhaltungssoftware,
Fakturierungslösungen,
Vorsysteme,
branchenspezifische Anwendungen,
manuelle Prozesse.

Für jede Rechnungsquelle sollte dokumentiert werden, welche Belege entstehen, wie viele Rechnungen verarbeitet werden und wie diese heute an Kunden übermittelt werden.

Schritt 2: Geschäftsvorfälle unterscheiden

Anschließend sollten Unternehmen ihre Rechnungen fachlich klassifizieren.

Relevant sind beispielsweise:

B2B,
B2G,
B2C,
inländische Umsätze,
grenzüberschreitende Umsätze,
Standardrechnungen,
Gutschriften,
Rechnungskorrekturen,
Anzahlungen und Abschläge,
Schlussrechnungen,
Sammelrechnungen,
Dauerrechnungen.

Dadurch lässt sich bestimmen, welche Prozesse tatsächlich auf eine strukturierte E-Rechnung umgestellt werden müssen und wo PDF weiterhin eingesetzt werden kann.

Schritt 3: Datenqualität prüfen

Die E-Rechnung macht Datenprobleme sichtbarer. Informationen, die auf einem PDF bislang lediglich dargestellt wurden, müssen künftig gegebenenfalls eindeutig strukturiert zur Verfügung stehen. Dazu gehören beispielsweise:

vollständige Kundeninformationen,
Umsatzsteuer-Identifikationsnummern,
Rechnungs- und Lieferadressen,
Bestellreferenzen,
Zahlungsinformationen,
Steuerkennzeichen,
Leitweg-IDs bei relevanten B2G-Prozessen,
elektronische Empfängerkennungen.

Fehlende oder inkonsistente Stammdaten können die automatisierte Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen erschweren.

Schritt 4: Zielformate und Versandkanäle festlegen

Nicht jeder Kunde muss zwangsläufig dasselbe Format über denselben Kanal erhalten. Je nach Prozess können beispielsweise XRechnung, ZUGFeRD oder weitere zulässige Formate benötigt werden.

Auch der Versand kann unterschiedlich erfolgen, etwa über:

E-Mail,
Peppol,
E-Invoicing-Plattformen,
Kundenportale,
Schnittstellen.

Idealerweise werden Format und Versandkanal anhand der Kunden- und Prozessdaten automatisch bestimmt.

Schritt 5: E-Rechnung direkt aus den Geschäftsdaten erzeugen

Wo immer möglich, sollte die strukturierte Rechnung direkt aus den Daten des führenden ERP- oder Fakturasystems entstehen.

Damit lässt sich der unnötige Umweg

ERP → PDF → Datenextraktion → XML

vermeiden.

Stattdessen lautet das Ziel:

ERP → strukturierte E-Rechnung.

Ein PDF kann bei Bedarf zusätzlich aus derselben Datenbasis erzeugt werden.

Schritt 6: Validierung integrieren

Vor dem Versand sollte jede E-Rechnung automatisiert geprüft werden. Neben der technischen Formatprüfung sollte auch sichergestellt werden, dass die relevanten Geschäftsregeln eingehalten werden.

Fehler sollten möglichst erkannt werden, bevor die Rechnung das Unternehmen verlässt.

Schritt 7: Versand, Monitoring und Archivierung einbinden

Nach der Erzeugung und Validierung muss die Rechnung über den richtigen Kanal übertragen werden. Anschließend sollte nachvollziehbar sein, ob der Versand erfolgreich war oder eine Bearbeitung erforderlich ist.

Auch die Archivierung gehört von Beginn an in das Zielkonzept.

Welche Best Practices helfen bei der Umstellung?

Bei der Migration bestehender PDF-Prozesse sollten Unternehmen einige Grundprinzipien berücksichtigen.

Strukturierte Daten möglichst früh nutzen

Je früher strukturierte Geschäftsdaten im Prozess verwendet werden, desto weniger Informationen müssen später aus Dokumenten rekonstruiert werden.

Wenn die Rechnungsinformationen bereits in SAP oder einem anderen ERP-System vorliegen, sollten sie direkt dort beziehungsweise über eine geeignete Schnittstelle übernommen werden.

PDF und XML aus derselben Datenquelle erzeugen

Wer weiterhin eine visuelle PDF-Darstellung benötigt, sollte PDF und XML möglichst aus derselben fachlichen Datenbasis generieren.

Dadurch sinkt das Risiko widersprüchlicher Informationen.

Nicht nur Standardrechnungen testen

Ein belastbarer Testkatalog sollte auch Sonderfälle berücksichtigen.

Dazu gehören insbesondere:

Gutschriften,
Korrekturen,
unterschiedliche Steuersätze,
Anzahlungs- und Abschlagsprozesse,
Schlussrechnungen,
Sammelrechnungen,
Anlagen.

Stammdaten frühzeitig bereinigen

Stammdaten sollten nicht erst kurz vor dem Go-live überprüft werden.

Die E-Rechnung ist auf vollständige und eindeutig strukturierte Informationen angewiesen. Eine frühzeitige Bereinigung reduziert spätere Fehler.

Fehlerprozesse definieren

Nicht jede Rechnung wird im ersten Versuch erfolgreich verarbeitet.

Deshalb muss klar sein:

Wie wird ein Fehler erkannt?
Wer wird informiert?
Wer korrigiert ihn?
Wie wird die Rechnung erneut verarbeitet?
Wie bleibt der Vorgang nachvollziehbar?

Ein guter E-Invoicing-Prozess automatisiert nicht nur den Normalfall, sondern organisiert auch Ausnahmen.

Welche Fehler sollten Unternehmen bei der Migration vermeiden?

Die Umstellung bietet die Chance, bestehende Prozesse zu verbessern. Werden dagegen lediglich alte Abläufe technisch nachgebaut, bleiben viele Automatisierungspotenziale ungenutzt.

Fehler 1: Bis zum Ende der Übergangsfrist warten

Gerade bei komplexen Systemlandschaften benötigen Analyse, Implementierung und Tests ausreichend Zeit.

Fehler 2: E-Invoicing als reines Formatprojekt behandeln

Eine XML-Datei erzeugen zu können bedeutet noch nicht, dass ein automatisierter E-Invoicing-Prozess vorhanden ist.

Fehler 3: Bestehende PDFs als zentrale Datenquelle verwenden

Wenn die Rechnungsdaten bereits strukturiert im ERP-System vorhanden sind, ist eine erneute Extraktion aus dem PDF unnötig.

Fehler 4: Nur eine Rechnungsquelle berücksichtigen

Neben dem klassischen ERP-Fakturierungsprozess können Rechnungen aus weiteren Systemen oder manuellen Prozessen stammen.

Fehler 5: Nur auf die sichtbare Rechnung achten

Bei strukturierten beziehungsweise hybriden Rechnungen müssen auch die maschinenlesbaren Daten korrekt sein.

Fehler 6: Archivierung erst nach dem Go-live planen

Die Frage, welches Original in welcher Form aufbewahrt werden muss, gehört bereits in die Konzeption.

Wie müssen PDF-Rechnungen und E-Rechnungen archiviert werden?

Auch bei elektronischen Rechnungen gelten Anforderungen an die Aufbewahrung. Besonders wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen der strukturierten E-Rechnung und einer zusätzlich erzeugten Visualisierung.

Wird beispielsweise eine XRechnung empfangen und anschließend für Mitarbeitende als PDF dargestellt, sollte nicht einfach nur die PDF-Ansicht archiviert und die ursprüngliche XML-Datei gelöscht werden.

Nach den bereitgestellten Fachinformationen muss zumindest der strukturierte Bestandteil einer E-Rechnung in seiner ursprünglichen und unversehrten Form aufbewahrt werden. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sind PDF und eingebettete XML-Daten Bestandteil des Dokuments. Unternehmen sollten deshalb im Archivierungskonzept unter anderem festlegen:

Was ist das relevante Original?
Wo wird die strukturierte Rechnung gespeichert?
Wie werden zusätzliche Visualisierungen behandelt?
Wie werden Anhänge zugeordnet?
Wie wird die Verbindung zum ERP-Beleg hergestellt?
Wie werden Korrekturen nachvollziehbar dokumentiert?

Die Archivierung sollte Bestandteil des End-to-End-Prozesses sein und nicht als nachgelagerte Aufgabe betrachtet werden.

Welche Automatisierungsvorteile bietet die E-Rechnung gegenüber PDF?

Der größte wirtschaftliche Unterschied zwischen PDF und strukturierter E-Rechnung liegt nicht in der Dateigröße oder im Versandweg. Er liegt in der maschinellen Verarbeitbarkeit. Bei einer klassischen PDF-Rechnung können zusätzliche Schritte erforderlich sein:

PDF empfangen → Dokument erkennen → Informationen extrahieren → Daten interpretieren → prüfen → buchen.

Bei einer strukturierten E-Rechnung können die Rechnungsinformationen direkt ausgelesen werden. Damit lassen sich beispielsweise folgende Prozessschritte stärker automatisieren:

Erfassung der Rechnungsdaten,
Validierung,
Bestellabgleich,
Steuerprüfung,
Kontierung,
Freigabe,
Buchung,
Archivierung.

Auf der Ausgangsseite ergeben sich ebenfalls Automatisierungsmöglichkeiten:

ERP-Beleg → E-Rechnung erzeugen → validieren → Empfänger und Kanal bestimmen → versenden → Status überwachen → archivieren.

Der Business Case entsteht damit nicht durch XML an sich. Er entsteht dadurch, dass manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche entlang des gesamten Rechnungsprozesses reduziert werden.

Welche KPIs eignen sich für den Vergleich von PDF- und E-Rechnungsprozessen?

Unternehmen können den Erfolg der Umstellung anhand konkreter Kennzahlen messen. Geeignet sind beispielsweise:

durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung,
Kosten pro Rechnung,
Anteil automatisch verarbeiteter Rechnungen,
Anzahl manueller Eingriffe,
Fehlerquote,
Anzahl zurückgewiesener Rechnungen,
Zeit bis zur Buchung,
Anteil strukturierter Rechnungen am Gesamtvolumen.

Besonders interessant ist die Straight-Through-Processing-Quote. Sie zeigt, wie viele Rechnungen ohne manuellen Eingriff vom Eingang bis zur Buchung beziehungsweise von der Erstellung bis zum erfolgreichen Versand verarbeitet werden.

Damit lässt sich besser beurteilen, ob ein Unternehmen lediglich ein neues Rechnungsformat eingeführt oder tatsächlich seinen Prozess automatisiert hat.

Welche Rolle spielt KI bei PDF-Rechnungen?

Künstliche Intelligenz kann insbesondere bei unstrukturierten Dokumenten hilfreich sein. Bei klassischen PDF-Rechnungen kann sie beispielsweise dabei unterstützen:

Dokumenttypen zu erkennen,
Rechnungsinformationen zu extrahieren,
unbekannte Layouts zu interpretieren,
Daten zu klassifizieren,
Ausnahmen zu erkennen.

Bei einer strukturierten E-Rechnung ist diese Art der Interpretation für die eigentlichen Rechnungsdaten deutlich weniger relevant. Die Informationen liegen bereits maschinenlesbar und strukturiert vor.

KI kann jedoch weiterhin ergänzende Aufgaben übernehmen, beispielsweise bei:

der Analyse von Fehlerfällen,
der Klassifizierung von Ausnahmen,
der Unterstützung von Mitarbeitenden bei Klärungsprozessen.

br>

Die E-Rechnung ersetzt KI damit nicht – und KI ersetzt die strukturierte E-Rechnung nicht. Beide Technologien lösen unterschiedliche Aufgaben.

Wird die PDF-Rechnung langfristig verschwinden?

Voraussichtlich wird PDF weiterhin eine wichtige Rolle in Unternehmensprozessen spielen. Seine Funktion verändert sich jedoch. Bislang ist das PDF häufig gleichzeitig Rechnung, visuelle Darstellung und zentrales Austauschdokument.

In stärker automatisierten Prozessen übernehmen strukturierte Daten zunehmend die Rolle des führenden Informationsmediums. PDF bleibt dagegen besonders relevant für:

menschenlesbare Darstellungen,
ergänzende Dokumente,
Anhänge,
bestimmte B2C-Prozesse,
Geschäftsvorfälle außerhalb der E-Rechnungspflicht,
hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD.

Die Zukunft lautet deshalb nicht zwingend „XML statt PDF“.

Treffender ist:

Strukturierte Daten für Maschinen, verständliche Darstellungen für Menschen.

Fazit: Die PDF-Rechnung bleibt – aber strukturierte Daten werden wichtiger

Die PDF-Rechnung hat die Digitalisierung des Rechnungswesens über viele Jahre geprägt. Sie lässt sich einfach erstellen, anzeigen, versenden und archivieren. Für automatisierte Prozesse besitzt sie jedoch einen entscheidenden Nachteil: Ein gewöhnliches PDF enthält keine standardisiert strukturierten Rechnungsdaten.

Genau hier setzt die E-Rechnung an. Für Unternehmen bedeutet die Umstellung deshalb mehr als einen Wechsel der Dateiendung. Sie verändert die grundlegende Frage, was eine digitale Rechnung ausmacht.

Statt:

„Wie sieht unsere Rechnung aus?“

wird zunehmend relevant:

„Welche strukturierten Daten enthält unsere Rechnung und wie können Systeme diese automatisiert verarbeiten?“

Unternehmen sollten deshalb vermeiden, ihre bisherigen PDF-Prozesse lediglich um einen nachgelagerten XML-Konverter zu ergänzen. Wo Rechnungsinformationen bereits strukturiert in SAP oder anderen ERP-Systemen vorhanden sind, sollten daraus direkt valide E-Rechnungen erzeugt werden. PDF kann parallel dort bestehen bleiben, wo eine visuelle Darstellung benötigt wird.

So wird aus einer regulatorischen Umstellung eine Chance, Rechnungsprozesse durchgängig zu digitalisieren und manuelle Arbeit dauerhaft zu reduzieren.

Kostenlose Beratung zur Umstellung von PDF auf E-Rechnung

Sie versenden oder empfangen heute überwiegend PDF-Rechnungen und möchten Ihre Prozesse auf die E-Rechnung vorbereiten?

Wir unterstützen Sie dabei, Ihre bestehenden Rechnungsprozesse zu analysieren, geeignete E-Rechnungsformate auszuwählen und die Verarbeitung in Ihre SAP- oder ERP-Landschaft zu integrieren.

Weiterführende Beiträge

Mehr Know-how zu E-Rechnungsformaten

Erfahren Sie mehr über Standards, Formate und Lösungen für automatisierte Rechnungsprozesse.

EN 16931

Häufig gestellte Fragen zur PDF-Rechnung

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein gewöhnliches PDF gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Es handelt sich um eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung benötigt ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Sind PDF-Rechnungen 2026 noch erlaubt?

Ja. Im Jahr 2026 können im Rahmen der gesetzlichen Übergangsregelungen grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Bei einem elektronisch versendeten einfachen PDF ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Sind PDF-Rechnungen 2027 noch erlaubt?

Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro besteht unter den entsprechenden Voraussetzungen auch 2027 noch eine Übergangsregelung. Für andere Unternehmen läuft die allgemeine Möglichkeit zur Verwendung sonstiger Rechnungen bereits Ende 2026 aus.

Sind PDF-Rechnungen ab 2028 verboten?

Nein, nicht generell. Für die von der E-Rechnungspflicht erfassten inländischen B2B-Umsätze reicht ein einfaches PDF nach Ablauf der Übergangsregelungen grundsätzlich nicht mehr aus. In anderen Geschäftsvorfällen kann PDF weiterhin relevant sein.

Kann ich eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln?

Grundsätzlich ja. Dazu müssen die Rechnungsinformationen aus dem PDF extrahiert, strukturiert und in ein geeignetes E-Rechnungsformat überführt werden. Liegen die Daten bereits strukturiert in einem ERP-System vor, ist die direkte Erzeugung der E-Rechnung jedoch in der Regel der sinnvollere Prozess.

Kann ich eine PDF-Rechnung in XML umwandeln?

Ja, technisch ist dies möglich. Eine beliebige XML-Datei ist allerdings noch keine E-Rechnung. Die Daten müssen in einem geeigneten strukturierten Rechnungsformat vorliegen und die entsprechenden Anforderungen erfüllen.

Ist eine XML-Rechnung automatisch eine E-Rechnung?

Nein. XML beschreibt zunächst lediglich eine technische Datenstruktur. Entscheidend ist, ob die Rechnung in einem zulässigen strukturierten elektronischen Format vorliegt und die fachlichen sowie technischen Anforderungen erfüllt.

Ist ZUGFeRD eine PDF-Rechnung?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Es kombiniert eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten. Deshalb unterscheidet sich eine geeignete ZUGFeRD-Rechnung grundlegend von einem gewöhnlichen PDF.

Ist jedes ZUGFeRD-PDF eine E-Rechnung?

Nein. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt die entsprechenden Anforderungen. Nach den bereitgestellten Fachinformationen sind insbesondere MINIMUM und BASIC-WL nicht ausreichend.

Ist jedes PDF/A-3 eine E-Rechnung?

Nein. PDF/A-3 ist zunächst ein PDF-Standard, der unter anderem die Einbettung weiterer Dateien ermöglicht. Erst die regelkonforme Kombination mit geeigneten strukturierten Rechnungsdaten kann daraus eine entsprechende hybride E-Rechnung machen.

Was ist bei ZUGFeRD maßgeblich – PDF oder XML?

Nach den bereitgestellten Fachinformationen ist bei Abweichungen zwischen der sichtbaren PDF-Darstellung und den strukturierten Daten grundsätzlich der strukturierte Teil maßgeblich. Deshalb müssen Unternehmen nicht nur die visuelle Darstellung, sondern auch die XML-Daten sorgfältig validieren.

Kann ich eine XRechnung in PDF umwandeln?

Eine XRechnung kann mithilfe eines Viewers als menschenlesbare Ansicht dargestellt und gegebenenfalls als PDF ausgegeben werden. Diese Visualisierung ersetzt jedoch nicht automatisch die zugrunde liegende strukturierte Originalrechnung.

Benötigt eine E-Rechnung OCR?

Für die strukturierten Rechnungsdaten einer echten E-Rechnung ist grundsätzlich keine OCR-Erkennung erforderlich. OCR bleibt jedoch relevant für klassische PDFs, gescannte Rechnungen und andere unstrukturierte Dokumente.

Muss die XML-Datei einer E-Rechnung archiviert werden?

Nach den bereitgestellten Fachinformationen muss zumindest der strukturierte Bestandteil einer E-Rechnung in seiner ursprünglichen und unversehrten Form aufbewahrt werden. Eine zusätzlich erzeugte PDF-Visualisierung sollte deshalb nicht einfach an die Stelle der strukturierten Originaldaten treten.

Muss ein bestehendes SAP-PDF-Rechnungsformular abgeschafft werden?

Nicht zwingend. Das bestehende Formular kann weiterhin als visuelle Darstellung oder für andere Geschäftsvorfälle genutzt werden. Für E-Rechnungen sollten die strukturierten Daten jedoch möglichst direkt aus den zugrunde liegenden SAP-Geschäftsdaten erzeugt werden.

Was ist besser: PDF in XML konvertieren oder die E-Rechnung direkt aus SAP erzeugen?

Wenn die Rechnungsdaten bereits strukturiert in SAP vorliegen, ist die direkte Erzeugung der E-Rechnung in der Regel das bessere Zielbild. Dadurch wird der unnötige Medienbruch über PDF und anschließende Datenextraktion vermieden.