Die digitale Rechnungsfreigabe gehört zu den wichtigsten Bausteinen einer modernen Rechnungsverarbeitung. Denn selbst wenn Rechnungen bereits elektronisch eingehen, bedeutet das noch lange nicht, dass auch der anschließende Prüf- und Freigabeprozess wirklich digital organisiert ist.
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Eine digitale Rechnungsfreigabe ist ein elektronisch gesteuerter Prozess, bei dem Eingangsrechnungen geprüft, zuständigen Personen zugeordnet, freigegeben oder abgelehnt und anschließend für die Buchung und Zahlung weiterverarbeitet werden.
Der wesentliche Unterschied zu einem manuellen Prozess besteht darin, dass die einzelnen Bearbeitungsschritte nicht über persönliche E-Mails, Papier oder informelle Abstimmungen gesteuert werden.
Stattdessen übernimmt ein Workflow die Prozesssteuerung. Die Software weiß beispielsweise:
Dadurch wird die Rechnungsfreigabe transparent, nachvollziehbar und automatisierbar.
Digital Rechnungen freigeben bedeutet mehr, als eine Rechnung auf dem Bildschirm anzusehen und per E-Mail „freigegeben“ zurückzuschicken.
Ein wirklich digitaler Rechnungsfreigabeprozess beginnt bereits beim zentralen Rechnungseingang.Ein mögliches Zielbild lautet:
Eine der häufigsten Fehleinschätzungen lautet:
„Unsere Rechnungen gehen per E-Mail ein und werden digital weitergeleitet. Damit haben wir bereits eine digitale Rechnungsfreigabe.“
In der Praxis wurden damit häufig lediglich Papiermappen durch E-Mails, PDFs und Chat-Nachrichten ersetzt. Die strukturellen Probleme bleiben. Typische Beispiele sind:
Eine digitale Lösung sollte diese Probleme systematisch lösen. Das Ziel besteht nicht darin, denselben Prozess nur auf einem Bildschirm abzubilden.
Das Ziel besteht darin, den Prozess zu standardisieren, Verantwortlichkeiten eindeutig zu definieren und unnötige manuelle Schritte zu vermeiden.
Eine Rechnung durchläuft häufig mehrere Prüfungen. Diese sollten klar voneinander getrennt werden.
Bei der formalen Prüfung wird kontrolliert, ob die Rechnung die erforderlichen Angaben enthält.
Dazu gehören je nach Geschäftsvorfall beispielsweise:
Bei strukturierten E-Rechnungen können viele dieser Informationen automatisiert geprüft werden.
Hier wird kontrolliert, ob die Rechnung rechnerisch korrekt ist.
Typische Fragen sind:
Die sachliche Prüfung bewertet den tatsächlichen Geschäftsvorfall.
Beispielsweise:
Diese Prüfung liegt häufig beim Fachbereich.
Bei Rechnungen ohne Bestellbezug müssen gegebenenfalls zusätzliche Buchungsinformationen bestimmt werden.
Dazu gehören:
Abhängig von internen Richtlinien kann anschließend eine finanzielle Freigabe erforderlich sein.
Beispielsweise durch:
Eine saubere Trennung dieser Rollen gehört laut Experteninterview zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren einer digitalen Rechnungsfreigabe.
Ein digitaler Rechnungsfreigabeprozess sollte möglichst wenige manuelle Übergaben enthalten. Ein typischer Ablauf besteht aus mehreren Schritten.
Rechnungen sollten möglichst nicht an individuelle Mitarbeitende gesendet werden.
Geeignete Eingangskanäle sind beispielsweise:
Dadurch entsteht ein zentraler Eingang.
Bei strukturierten E-Rechnungen können die Informationen direkt übernommen werden.
Bei klassischen PDFs oder Papierdokumenten können OCR- oder Capture-Technologien eingesetzt werden.
Das System kann beispielsweise prüfen:
Bei bestellbezogenen Rechnungen können Rechnungsdaten mit Bestellung und Wareneingang verglichen werden.
Bei Übereinstimmung innerhalb definierter Toleranzen sind weitere manuelle Prüfungen möglicherweise nicht erforderlich.
Bei Rechnungen ohne Bestellung kann das System beispielsweise anhand von:
den richtigen Prüfer bestimmen.
Anhand definierter Regeln wird automatisch entschieden, wer die Rechnung genehmigen muss.
Nach erfolgreicher Freigabe wird die Rechnung an das ERP- oder Buchhaltungssystem übergeben beziehungsweise dort weiterverarbeitet.
Freigaben, Änderungen und Bearbeitungsschritte sollten protokolliert werden.
Die GoBD und die im Interview hervorgehobenen Anforderungen an Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem machen diese Nachvollziehbarkeit zu einem wichtigen Projektbestandteil.
Eine Software kann nur dann zuverlässig steuern, wenn Rollen eindeutig definiert sind. Typische Rollen sind:
Die Buchhaltung übernimmt häufig:
Der Fachbereich bestätigt, dass Leistung oder Lieferung korrekt erbracht wurden.
Diese Person genehmigt die wirtschaftliche Belastung der jeweiligen Organisationseinheit.
Bei höheren Beträgen oder bestimmten Ausgaben können weitere Freigaben notwendig sein.
Ein klar benannter Process Owner sollte für den Gesamtprozess verantwortlich sein.
Das Experteninterview nennt einen eindeutig benannten Prozessverantwortlichen ausdrücklich als Merkmal erfolgreicher Unternehmen.
Wie viele Freigabestufen notwendig sind, hängt von den internen Richtlinien ab. Ein einfacher Prozess könnte lauten:
Diese Grenzen sollten möglichst automatisiert ausgewertet werden. Zu viele Freigabestufen können allerdings kontraproduktiv sein. Wenn jede Rechnung mehrere Personen durchlaufen muss, entstehen unnötige Liegezeiten.
Deshalb sollte die zentrale Frage lauten:
Welche Freigaben sind fachlich oder intern wirklich erforderlich?
Nicht:
Welche Freigabestufen gab es bisher?
Das Interview empfiehlt ausdrücklich möglichst wenige und verständliche Freigaberegeln.
Beim Vier-Augen-Prinzip dürfen bestimmte Rechnungen nicht von einer einzelnen Person freigegeben werden.
Die Software kann automatisch sicherstellen, dass zwei voneinander unabhängige Rollen beteiligt werden. Das ist beispielsweise sinnvoll bei:
Ein digitales Rechnungsfreigabetool sollte deshalb differenzierte Rollen- und Berechtigungsmodelle unterstützen.
Eine digitale Rechnungsfreigabe kann den Rechnungsprozess deutlich verbessern.
Rechnungen werden automatisch weitergeleitet und müssen nicht manuell verteilt werden.
Finance erkennt jederzeit:
Mitarbeitende müssen weniger häufig per E-Mail oder Telefon nach dem Status einer Rechnung fragen.
Urlaub oder Krankheit müssen Prozesse nicht mehr blockieren.
Bleibt eine Rechnung zu lange unbearbeitet, kann das System Erinnerungen oder Eskalationen auslösen.
Kürzere Durchlaufzeiten erhöhen die Wahrscheinlichkeit, Skontofristen einzuhalten.
Rechnungen bleiben seltener unbemerkt liegen.
Wer wann geprüft oder freigegeben hat, wird dokumentiert.
Das Experteninterview nennt insbesondere Durchlaufzeit, offene Rechnungen, genutzte Skonti und Mahnungen als wichtige Messgrößen.
Ja – allerdings sollte genau definiert werden, welche Fälle dafür geeignet sind. Besonders hohe Automatisierung ist bei bestellbezogenen Rechnungen möglich.
Ein Beispiel:
Bestellung vorhanden
= automatische Weiterverarbeitung.
In solchen Fällen kann eine zusätzliche manuelle Prüfung möglicherweise entfallen. Das Ziel lautet dabei nicht, jede Rechnung automatisch freizugeben. Das sinnvollere Prinzip ist:
Standardfälle automatisieren, Abweichungen manuell bearbeiten.
Das Experteninterview bezeichnet dieses Vorgehen als Ausnahmeprinzip: Korrekte und eindeutig zuordenbare Rechnungen sollten möglichst automatisch verarbeitet werden; Mitarbeitende sollten sich vor allem mit Abweichungen und echten Entscheidungsfällen beschäftigen.
Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten. Dadurch entfallen bestimmte Erfassungsschritte. Das System kann beispielsweise direkt erkennen:
Diese Informationen können unmittelbar für:
verwendet werden.
Wichtig ist jedoch: Eine E-Rechnung ist nicht automatisch geprüft oder freigegeben.
Das strukturierte Format erleichtert den Prozess, ersetzt aber nicht automatisch die sachliche oder finanzielle Freigabe. Genau auf diese Abgrenzung weist auch das Experteninterview hin.
Ein modernes Rechnungsfreigabetool sollte mehrere Formate unterstützen.
Die Daten liegen strukturiert vor und können direkt elektronisch verarbeitet werden.
Für Mitarbeitende kann eine lesbare Visualisierung erzeugt werden.
Das hybride Format kombiniert PDF-Darstellung und strukturierte XML-Daten.
Die XML-Daten können automatisiert verarbeitet werden, während Mitarbeitende weiterhin die PDF-Darstellung nutzen können.
Bei einem klassischen PDF müssen Daten häufig zunächst mittels OCR oder Dokumentenerkennung extrahiert werden.
Papierrechnungen müssen zunächst digitalisiert werden.
Unternehmen benötigen deshalb während der Übergangsphase häufig einen hybriden Prozess, der strukturierte und unstrukturierte Dokumente parallel unterstützt.
Digitale Rechnungsfreigabetools unterscheiden sich erheblich. Ein geeignetes System sollte nicht nur eine Freigabeschaltfläche bereitstellen.
Wichtige Funktionen sind:
Das Experteninterview empfiehlt, nicht die längste Funktionsliste als primäres Auswahlkriterium zu verwenden. Entscheidender sind Integration, Prozessunterstützung und die Fähigkeit, Standardfälle möglichst automatisiert abzubilden.
Für kleinere und mittelständische Unternehmen, die eng mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, können DATEV-integrierte Prozesse sinnvoll sein.
Der Vorteil liegt insbesondere darin, dass Rechnungsdaten und Freigabeprozesse eng mit der Buchhaltung verbunden werden können. Bei der Auswahl sollte geprüft werden:
Bei einfachen Prozessen kann eine eng integrierte DATEV-Lösung ausreichend sein. Mit steigender Komplexität können dagegen spezialisierte Rechnungsworkflow- oder Cloud-Lösungen interessanter werden.
SAP-Unternehmen verfügen häufig bereits über umfangreiche Einkaufs- und Buchhaltungsprozesse.
Deshalb sollte zuerst geprüft werden, welche Funktionen der vorhandene SAP-Standard bereits abdeckt. SAP S/4HANA kann beispielsweise flexible ein- oder mehrstufige Workflows für Lieferantenrechnungen unterstützen.
Relevant sind insbesondere:
In einer SAP-Landschaft sollte die Rechnungsfreigabe möglichst eng mit den zugrunde liegenden ERP-Informationen verbunden werden.
Nur so können Bestellungen, Wareneingänge und Stammdaten für die Automatisierung genutzt werden.
Für komplexere SAP-Prozesse kann eine spezialisierte Lösung wie OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions in Betracht kommen. Der Schwerpunkt liegt auf einer umfassenden Eingangsrechnungsverarbeitung.
Dazu können unter anderem gehören:
Eine solche Lösung kann insbesondere bei:
sinnvoll sein.
Sie ist jedoch nicht automatisch für jedes Unternehmen erforderlich. Die Auswahl sollte immer vom Zielprozess und der bestehenden Systemlandschaft ausgehen.
Viele Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an ungeklärten Prozessen. Typische Herausforderungen sind:
Ein besonders kritischer Punkt ist die Frage nach dem führenden System. Unternehmen sollten früh entscheiden:
Wo befinden sich künftig die führenden Rechnungsdaten?
Wo liegt der Freigabestatus?
Wo entstehen die Buchungsinformationen?
Wenn diese Fragen nicht geklärt sind, entstehen schnell neue Datensilos. Das Experteninterview hebt genau diese Architekturfrage ausdrücklich hervor.
Ein komplizierter Prozess wird durch Software nicht automatisch besser.
Damit lassen sich typische Varianten und Ausnahmen besser identifizieren.
Beide benötigen häufig unterschiedliche Workflows.
Jede zusätzliche Freigabe verlängert den Prozess.
Abwesenheiten dürfen keinen Stillstand verursachen.
Das System sollte erkennen, wenn Rechnungen zu lange unbearbeitet bleiben.
Bestellungen, Wareneingänge und Stammdaten sind wichtige Automatisierungsgrundlagen.
Mitarbeitende sollten sich möglichst auf Rechnungen konzentrieren, die wirklich eine Entscheidung benötigen.
Nur dann lässt sich beurteilen, ob sich der Prozess tatsächlich verbessert.
Dokumentieren Sie:
Unterscheiden Sie beispielsweise:
Legen Sie fest:
Definieren Sie Betragsgrenzen, Zuständigkeiten und Eskalationswege.
Jede wichtige Rolle sollte eine Vertretung haben.
Klären Sie:
Erst jetzt sollte eine Softwareauswahl erfolgen.
Dazu gehören:
So entsteht eine objektive Ausgangsbasis für den späteren Vergleich.
Das Experteninterview empfiehlt insbesondere folgende KPIs:
Diese Kennzahlen helfen dabei, zwischen einer bloßen Softwareeinführung und einer tatsächlichen Prozessverbesserung zu unterscheiden.
Der wirtschaftliche Nutzen entsteht nicht durch die digitale Freigabefunktion allein. Er entsteht durch weniger manuelle Arbeit.
Dadurch sinken:
Gleichzeitig können Skonti besser genutzt und Mahnungen reduziert werden.
Die Digitalisierung der Rechnungsfreigabe beginnt nicht mit der Auswahl einer Software.
Sie beginnt mit der Frage:
Wie sollte unser Rechnungsprozess idealerweise funktionieren?
Unternehmen, die lediglich ihre bestehenden E-Mail- und Papierprozesse in ein digitales Tool übertragen, gewinnen häufig wenig.
Der eigentliche Nutzen entsteht durch:
Mit strukturierten E-Rechnungen wächst das Automatisierungspotenzial zusätzlich. Die wichtigste Erkenntnis aus dem Experteninterview lautet deshalb:
Eine digitale Rechnungsfreigabe sollte nicht darauf ausgerichtet sein, jede Rechnung möglichst schnell von Person zu Person weiterzuleiten.
Das bessere Ziel ist, korrekte Rechnungen möglichst ohne unnötige manuelle Arbeit zu verarbeiten und bei Abweichungen sofort die richtige Person einzubinden.
Vertiefen Sie die wichtigsten Standards, Formate und Übertragungswege rund um die elektronische Rechnung.
Eine digitale Rechnungsfreigabe ist ein elektronisch gesteuerter Prüf- und Genehmigungsprozess für Eingangsrechnungen. Rechnungen werden zentral erfasst, automatisch zuständigen Personen zugeordnet, geprüft und anschließend für Buchung und Zahlung freigegeben.
Technisch ist E-Mail digital, ein durchgängiger digitaler Rechnungsfreigabeprozess entsteht dadurch jedoch noch nicht. Persönliche Postfächer, fehlende Vertretungen und schwer nachvollziehbare Entscheidungen bleiben typische Probleme. Ein professioneller Prozess benötigt zentrale Steuerung, Statusinformationen und dokumentierte Verantwortlichkeiten.
Nein. Korrekte und eindeutig zuordenbare Standardrechnungen können abhängig von internen Regeln teilweise automatisiert verarbeitet werden. Besonders bestellbezogene Rechnungen bieten dafür Potenzial.
Besonders geeignet sind Rechnungen, bei denen Bestellung, Wareneingang, Preis und Menge innerhalb definierter Toleranzen übereinstimmen und keine weiteren fachlichen Entscheidungen erforderlich sind.
Die sachliche Prüfung bestätigt, dass Ware oder Leistung korrekt erbracht wurde. Die finanzielle Freigabe bestätigt dagegen die Genehmigung der Ausgabe beziehungsweise des Budgets. Beide Aufgaben können bei unterschiedlichen Personen liegen.
Das Vier-Augen-Prinzip stellt sicher, dass bestimmte Rechnungen mindestens von zwei unabhängigen Personen geprüft beziehungsweise freigegeben werden. Ein digitales System kann diese Regel automatisch durchsetzen.
Strukturierte E-Rechnungen enthalten Rechnungsinformationen bereits maschinenlesbar. Dadurch lassen sich Erfassung, Validierung, Lieferantenzuordnung und Bestellabgleich stärker automatisieren. Die E-Rechnung ersetzt jedoch nicht automatisch die sachliche Prüfung oder interne Freigabe.
Bestimmte XRechnungen können weitgehend automatisiert verarbeitet werden, wenn die notwendigen Daten vollständig vorliegen, der Geschäftsvorfall eindeutig ist und interne Freigaberegeln dies zulassen.
Für strukturierte E-Rechnungsdaten grundsätzlich nicht. OCR bleibt jedoch für klassische PDF-Rechnungen, Scans und Papierdokumente relevant.
Viele moderne Lösungen ermöglichen mobile beziehungsweise browserbasierte Freigaben. Bei der Softwareauswahl sollte geprüft werden, ob mobile Nutzung, Berechtigungen und Benutzerfreundlichkeit den eigenen Anforderungen entsprechen.
Für einen Freigabeverantwortlichen wird eine alternative Person definiert, die bei Abwesenheit automatisch Aufgaben übernehmen kann. Dadurch bleiben Rechnungen bei Urlaub oder Krankheit nicht liegen.
Ein gutes Rechnungsfreigabetool sollte Erinnerungen und Eskalationen unterstützen. Beispielsweise kann zunächst der Freigebende erinnert und anschließend ein Vorgesetzter informiert werden.
Das hängt von der bestehenden Systemlandschaft ab. Für kleinere DATEV-orientierte Unternehmen kann eine DATEV-nahe Lösung sinnvoll sein. Bei komplexeren Cloud- oder Multi-ERP-Szenarien kommen spezialisierte Plattformen infrage. SAP-Unternehmen sollten zunächst vorhandene SAP-Funktionen prüfen und bei komplexeren Anforderungen gegebenenfalls Lösungen wie OpenText VIM evaluieren.
Die Kosten hängen von Nutzerzahl, Rechnungsvolumen, Funktionsumfang, ERP-Integration und Prozesskomplexität ab. Neben Lizenzkosten sollten Unternehmen insbesondere Implementierung, Schnittstellen, Betrieb und langfristige Wartung berücksichtigen.
Es gibt keine allgemeingültige Mindestmenge. Entscheidend sind neben dem Volumen auch Anzahl der Freigebenden, Prozesskomplexität, Durchlaufzeiten, Skontopotenziale und manueller Aufwand.
Ein einfacher Workflow mit klaren Verantwortlichkeiten lässt sich deutlich schneller einführen als ein konzernweiter Prozess mit mehreren ERP-Systemen und Gesellschaften. Entscheidend ist vor allem, wie einheitlich und dokumentiert der bestehende Prozess bereits ist.
Nicht mit einer Software-Demo. Der Expertenempfehlung zufolge sollte zunächst der aktuelle Prozess anhand typischer Rechnungen analysiert werden. Besonders hilfreich ist eine Stichprobe von etwa 50 bis 100 Rechnungen, um Varianten, Rückfragen und Ausnahmefälle realistisch zu verstehen.
Besonders relevant sind Durchlaufzeit, offene beziehungsweise überfällige Rechnungen, Automatisierungsgrad, Rückfragen, bestellbezogene Rechnungen, Skontonutzung, Mahnungen und Bearbeitungsaufwand pro Rechnung.
Der wichtigste Erfolgsfaktor ist ein einfacher und eindeutig definierter Zielprozess. Erst wenn Rollen, Regeln, Verantwortlichkeiten und Systemarchitektur feststehen, sollte die konkrete Software ausgewählt werden.
