Mehr als Erfassung
Neben dem Einlesen von Rechnungen übernehmen viele Lösungen die Validierung der Daten sowie den Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen.
Know-how · Rechnungsverarbeitung
Rechnungsverarbeitungs-software
Funktionen, Vorteile und Auswahl für Unternehmen – vom Rechnungseingang bis zur SAP-Integration einfach erklärt.
- Erfahren Sie, welche Aufgaben eine moderne Rechnungsverarbeitungssoftware wirklich übernimmt.
- Lernen Sie, welche Funktionen SAP bereits abdeckt und wo Zusatzlösungen sinnvoll sind.
Eine moderne Rechnungsverarbeitungssoftware verbindet Eingang, Validierung, Freigabe, Buchung und Archivierung zu einem durchgängigen, automatisierten Prozess – abgestimmt auf Ihre SAP-Landschaft.
ProzessEingang bis Archiv
IntegrationSAP ERP & S/4HANA
ZielAutomatisierte AP
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Mehr Know-how zur E-Rechnung
Vertiefen Sie Standards, Formate und SAP-Lösungen für elektronische Rechnungsprozesse.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Rechnungsverarbeitungssoftware?
- Was bedeutet digitale Rechnungsverarbeitung?
- Warum wird sie immer wichtiger?
- Welche Aufgaben übernimmt die Software?
- Rechnungseingang, E-Rechnung oder Workflow?
- Die häufigste Fehleinschätzung
- Wie funktioniert die Software?
- Eingangskanäle im Überblick
- Datenerfassung & Dokumentenerkennung
- Warum Validierung entscheidend ist
- Workflow & Freigabeprozesse
- SAP-Integration als Erfolgsfaktor
- Vorteile & Herausforderungen
- SAP-Standard, DRC, VIM & Ariba
- Auswahlkriterien
- Best Practices
- Schritt-für-Schritt-Einstieg
- KI, Clean Core & Weiterentwicklung
- Fazit
- Beratung
- FAQ
Definition
Was ist eine Rechnungsverarbeitungssoftware?
Eine Rechnungsverarbeitungssoftware unterstützt Unternehmen dabei, eingehende Rechnungen digital zu erfassen, zu prüfen, freizugeben, zu verbuchen und revisionssicher zu archivieren.
Ziel ist es, den gesamten Rechnungseingangsprozess weitgehend zu automatisieren und manuelle Tätigkeiten zu reduzieren. Statt Rechnungen auszudrucken, per E-Mail weiterzuleiten oder Daten manuell in das ERP-System zu übertragen, verarbeitet die Software Informationen automatisiert und führt Anwender gezielt durch notwendige Bearbeitungsschritte.
Moderne Lösungen unterstützen strukturierte E-Rechnungen, XRechnung, ZUGFeRD, PDF-Rechnungen, EDI-Nachrichten, Lieferantenportale, gescannte Papierdokumente und API-basierte Übertragungen.
Bis zur Buchung
Genehmigungsworkflows, Ausnahmebearbeitung und die Übergabe an ERP-Systeme wie SAP gehören ebenfalls zum Funktionsumfang.
Hintergrund
Was bedeutet digitale Rechnungsverarbeitung?
Unter digitaler Rechnungsverarbeitung versteht man die elektronische Bearbeitung aller Schritte, die nach dem Eingang einer Rechnung erforderlich sind. Während früher viele Prozesse papierbasiert oder manuell durchgeführt wurden, laufen heute zahlreiche Arbeitsschritte automatisiert im Hintergrund ab.
Rechnungsempfang
Eingang über verschiedenste Kanäle zentral erfassen.
Dokumentenerkennung
Strukturierte und unstrukturierte Formate auslesen.
Datenvalidierung
Lieferant, Beträge und Steuerdaten prüfen.
Lieferantenzuordnung
Rechnung dem richtigen Geschäftspartner zuweisen.
Bestellabgleich
Preise, Mengen und Wareneingänge vergleichen.
Genehmigungsworkflow
Freigaben und Ausnahmen strukturiert steuern.
Buchung im ERP
Geprüfte Rechnungen automatisiert verbuchen.
Archivierung
Rechnung und Daten revisionssicher ablegen.
Dokumentation
Alle Bearbeitungsschritte nachvollziehbar festhalten.
Eine digitale Rechnungsverarbeitungssoftware sorgt dafür, dass diese Prozesse standardisiert, transparent und deutlich effizienter durchgeführt werden können – und senkt dadurch Fehler, Doppelbuchungen und verspätete Zahlungen.
Ausgangslage
Warum wird Rechnungsverarbeitungssoftware immer wichtiger?
Die Anforderungen an Unternehmen haben sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Neben steigenden Rechnungsvolumina müssen heute auch gesetzliche Vorgaben, internationale Rechnungsformate und unterschiedliche Eingangskanäle berücksichtigt werden.
Hinzu kommt die Einführung der E-Rechnungspflicht, durch die strukturierte elektronische Rechnungen zunehmend zum Standard werden. Dadurch reicht es nicht mehr aus, Rechnungen lediglich digital zu speichern – Unternehmen benötigen Lösungen, die strukturierte Daten automatisiert verarbeiten und sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren lassen.
Lieferanten erwarten schnelle Bearbeitungszeiten, Unternehmen möchten Skontofristen optimal nutzen und die Finanzabteilung benötigt jederzeit einen Überblick über den Bearbeitungsstatus aller Rechnungen.
Funktionsumfang
Welche Aufgaben übernimmt eine Rechnungsverarbeitungssoftware?
Der Begriff wird häufig auf die Erfassung von Rechnungen reduziert. Tatsächlich decken moderne Lösungen jedoch den gesamten Rechnungseingangsprozess ab.
Rechnungsempfang
Verarbeitung aus E-Mail, E-Rechnungsnetzwerken, Peppol, Lieferantenportalen, EDI, APIs, Scan-Prozessen und Papierdokumenten.
Erfassung & Validierung
Prüfung von Lieferant, Pflichtangaben, Steuerbeträgen, Dubletten, Bestellbezug und Kostenstellen; bei PDFs ergänzt um Capture- oder OCR-Technologien.
Workflow & Freigaben
Steuerung von Genehmigungen bei Non-PO-Rechnungen, Preis- und Mengenabweichungen, Vertretungen, Eskalationen und Lieferantenrückfragen.
Buchung & Archivierung
Übergabe geprüfter Rechnungen an das ERP-System und revisionssichere Archivierung inklusive vollständiger Workflowhistorie.
Abgrenzung
Rechnungsverarbeitungssoftware, Rechnungseingangssoftware oder E-Rechnungssoftware – wo liegt der Unterschied?
Die verschiedenen Begriffe werden häufig synonym verwendet, beschreiben jedoch unterschiedliche Schwerpunkte. In der Praxis überschneiden sich diese Funktionen häufig, da viele moderne Lösungen mehrere Bereiche in einer Plattform kombinieren.
| Begriff | Schwerpunkt |
|---|---|
| Rechnungsverarbeitungssoftware | Gesamter Prozess von Eingang bis Archivierung |
| Rechnungseingangssoftware | Schwerpunkt auf Erfassung und Eingang von Rechnungen |
| Rechnungserfassungssoftware | Erkennung und Extraktion von Rechnungsdaten |
| E-Rechnungssoftware | Empfang, Versand und Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen |
| Workflow-Lösung | Freigaben, Genehmigungen und Ausnahmebearbeitung |
Während kleinere Organisationen häufig eine kompakte Gesamtlösung bevorzugen, benötigen größere Unternehmen oder Konzerne oft spezialisierte Komponenten, die sich in bestehende SAP- oder ERP-Landschaften integrieren lassen.
Praxis-Check
Die häufigste Fehleinschätzung bei der Softwareauswahl
„Wir nutzen SAP. Damit haben wir automatisch bereits eine vollständige Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung.“ Diese Einschätzung greift zu kurz.
SAP bildet die finanzielle und logistische Verarbeitung von Lieferantenrechnungen sehr gut ab – etwa die Rechnungsprüfung, den Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen sowie die Buchung. Das bedeutet jedoch nicht, dass automatisch auch alle vorgelagerten und nachgelagerten Prozesse wie Rechnungsempfang, Dokumentenerkennung, Validierung, Workflow, Ausnahmebearbeitung oder internationale E-Invoicing-Anforderungen vollständig abgedeckt sind.
Ganzheitlich analysieren statt pauschal entscheiden
Prüfen Sie vor der Auswahl einer Zusatzlösung, welche Anforderungen bereits durch den SAP-Standard erfüllt werden und an welchen Stellen tatsächlich Prozesslücken bestehen. Diese Betrachtung bildet die Grundlage für eine zukunftssichere und wirtschaftliche Softwareentscheidung.
Rechnungsverarbeitung professionell umsetzen
Digitalisieren Sie Ihren Rechnungseingang und verbinden Sie SAP-Standard mit gezielten Zusatzlösungen.
Prozessablauf
Wie funktioniert eine Rechnungsverarbeitungssoftware?
Eine moderne Rechnungsverarbeitungssoftware bildet den gesamten Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung digital ab – vom Eingang der Rechnung bis zur Buchung im ERP-System und der revisionssicheren Archivierung.
01
Eingang über definierten Kanal
Die Rechnung geht über E-Mail, Netzwerk, Portal, API oder Scan-Prozess ein.
02
Erfassung der Daten
Rechnungsdaten werden erfasst oder mittels OCR ausgelesen.
03
Validierung
Die Daten werden fachlich und technisch geprüft.
04
Zuordnung
Die Rechnung wird einer Bestellung oder einem Lieferanten zugeordnet.
05
Genehmigung
Freigabe- und Genehmigungsprozesse werden automatisch gestartet.
06
Buchung im ERP
Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Buchung im ERP-System.
07
Archivierung
Rechnung und strukturierte Daten werden revisionssicher archiviert.
Je nach Unternehmensgröße kommen zusätzliche Komponenten wie OCR-Systeme, Workflow-Engines, E-Invoicing-Plattformen oder SAP-nahe Lösungen zum Einsatz.
Eingangskanäle
Welche Eingangskanäle unterstützt moderne Software?
Moderne Unternehmen erhalten Rechnungen heute über unterschiedlichste Kanäle. Je mehr Eingangsszenarien eine Lösung unterstützt, desto einfacher lässt sich der Rechnungseingang zentralisieren.
XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT
Maschinenlesbare E-Rechnungsformate, die ohne OCR direkt verarbeitet werden können.
Peppol & Portale
Übertragung über E-Rechnungsnetzwerke, Lieferantenportale oder API-Schnittstellen.
PDF, E-Mail & Papier
Klassische Formate, die per Scan-Prozess und Dokumentenerkennung erfasst werden.
Technische Verarbeitung
Datenerfassung und Dokumentenerkennung
Nach dem Eingang müssen die Rechnungsinformationen verarbeitet werden. Dabei unterscheidet sich das Vorgehen deutlich je nach Rechnungsformat.
Strukturierte E-Rechnungen
Bei Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD (XML-Anteil), UBL oder CII liegen sämtliche relevanten Informationen bereits maschinenlesbar vor – eine klassische OCR-Erkennung ist hierfür nicht erforderlich.
PDF- und Papierrechnungen
Hier müssen Informationen zunächst mittels OCR, Capture-Technologien oder KI-gestützter Texterkennung ausgelesen werden.
Lieferant
Automatische Identifikation des Rechnungsstellers.
Rechnungsnummer & Datum
Zentrale Referenzdaten für Dublettenprüfung.
Positionen & Steuern
Mengen, Preise und Steuerinformationen je Position.
Zahlungsbedingungen
Fristen, Skonto und Bankverbindung.
Je höher die Qualität der Erkennung, desto geringer fällt der spätere manuelle Bearbeitungsaufwand aus.
Qualitätssicherung
Warum Validierung wichtiger ist als Datenerfassung
Viele Unternehmen verbinden Rechnungsverarbeitungssoftware in erster Linie mit OCR oder der automatischen Erfassung von Rechnungsdaten. In der Praxis entscheidet jedoch die Validierung darüber, ob eine Rechnung automatisiert verarbeitet werden kann.
Typische Validierungen
- Ist der Lieferant bekannt und die Rechnung vollständig?
- Stimmen Steuerbeträge und Summen?
- Liegt bereits eine Rechnung mit derselben Nummer vor?
- Existiert eine passende Bestellung und wurde der Wareneingang gebucht?
- Ist die Bankverbindung plausibel?
- Sind Kostenstelle, Innenauftrag oder Projekt vorhanden?
Erst wenn diese Prüfungen erfolgreich abgeschlossen sind, kann die Rechnung automatisiert weiterverarbeitet oder sogar ohne manuelle Eingriffe verbucht werden.
Prozesssteuerung
Automatisierte Workflows und Freigabeprozesse
Nicht jede Rechnung kann unmittelbar verbucht werden. Insbesondere Rechnungen ohne Bestellbezug oder mit Abweichungen erfordern häufig eine fachliche Prüfung.
Non-PO-Rechnungen
Genehmigung von Rechnungen ohne Bestellbezug.
Preis- & Mengenabweichungen
Automatisierte Prüfung und gezielte Eskalation.
Fehlende Wareneingänge
Steuerung offener Positionen bis zur Klärung.
Vertretungsregelungen
Nahtlose Übergabe bei Abwesenheit von Freigebern.
Eskalationen bei Fristüberschreitung
Automatische Erinnerungen und Priorisierung.
Rückfragen & Zurückweisung
Strukturierte Kommunikation mit Lieferanten.
Durch klar definierte Workflows lassen sich Bearbeitungszeiten verkürzen und Verantwortlichkeiten transparent dokumentieren.
SAP & ERP
SAP-Integration als zentraler Erfolgsfaktor
Für Unternehmen, die SAP einsetzen, spielt die Integration der Rechnungsverarbeitungssoftware eine entscheidende Rolle. Je nach SAP-Landschaft erfolgt die Anbindung an unterschiedliche Systeme.
SAP ERP ECC
Klassische Rechnungsprüfung, Buchung und Bestellabgleich in FI und MM.
SAP S/4HANA
Erweiterte Fiori-Apps und optimierte Belegflüsse für die Kreditorenbuchhaltung.
S/4HANA Cloud & BTP
Cloudfähige Integration über die SAP Business Technology Platform.
SAP Integration Suite
Standardisierte Schnittstellen für Non-SAP- und Drittsysteme.
Typische Integrationsaufgaben
Übergabe der Rechnungsdaten, Abgleich mit Bestellungen, Prüfung von Wareneingängen, Buchung in SAP FI und MM, Rückmeldung des Bearbeitungsstatus, Archivverknüpfung und Workflow-Integration. Eine tiefe Integration reduziert Medienbrüche und ermöglicht Anwendern, innerhalb gewohnter SAP-Prozesse zu arbeiten.
Nutzen
Welche Vorteile bietet eine Rechnungsverarbeitungssoftware?
Die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung bringt sowohl organisatorische als auch wirtschaftliche Vorteile.
Schnellere Bearbeitung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Zeit vom Rechnungseingang bis zur Buchung – Zahlungsfristen und Skonti lassen sich besser nutzen.
Weniger manuelle Tätigkeiten
Erfassung, Prüfungen, Weiterleitungen, Erinnerungen und Statusüberwachung laufen automatisiert.
Höhere Transparenz
Offene Freigaben, Engpässe und Bearbeitungsstände sind jederzeit nachvollziehbar – auch für Audits und Abschlüsse.
Verbesserte Compliance
Nachvollziehbarkeit, revisionssichere Archivierung und vollständige Workflowhistorie unterstützen gesetzliche Anforderungen.
Sorgfältig planen
Herausforderungen bei der Einführung
Trotz der zahlreichen Vorteile sollte die Einführung einer Rechnungsverarbeitungssoftware sorgfältig geplant werden.
Heterogene ERP-Landschaften
Unterschiedliche Systeme und Standorte müssen einbezogen werden.
Unterschiedliche Rechnungsformate
Strukturierte, hybride und unstrukturierte Formate parallel verarbeiten.
Historisch gewachsene Prozesse
Individuelle Freigaberegeln und komplexe Ausnahmeprozesse erschweren die Standardisierung.
Unvollständige Stammdaten
Lieferanten- und Kontierungsdaten müssen konsistent gepflegt sein.
Unternehmen sollten nicht nur aktuelle Anforderungen berücksichtigen, sondern auch zukünftige Entwicklungen wie Cloud-Transformationen oder internationale E-Invoicing-Vorgaben in ihre Entscheidung einbeziehen.
Klarstellung
Warum Rechnungsverarbeitung mehr ist als OCR
Ein häufiger Irrtum besteht darin, Rechnungsverarbeitungssoftware auf OCR-Technologie zu reduzieren. OCR ist lediglich ein Baustein innerhalb des Gesamtprozesses und wird vor allem für unstrukturierte Dokumente wie PDF- oder Papierrechnungen benötigt.
Bei strukturierten E-Rechnungen liegen die relevanten Daten bereits maschinenlesbar vor. Hier verschiebt sich der Schwerpunkt von der Datenerkennung hin zur Validierung, Prozesssteuerung und Integration in die ERP-Landschaft.
Erst das Zusammenspiel aus Eingangskanälen, intelligenten Workflows, ERP-Integration und revisionssicherer Archivierung ermöglicht eine durchgängige Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung.
SAP-Umfeld
Reicht der SAP-Standard für die Rechnungsverarbeitung aus?
Für viele Unternehmen ist SAP das zentrale System für Finanz- und Beschaffungsprozesse. Eine pauschale Empfehlung gibt es nicht – die Antwort hängt von SAP-Version, Prozesskomplexität, Rechnungsvolumen, Eingangskanälen und der geplanten SAP-Roadmap ab.
Das deckt der SAP-Standard bereits ab
- Rechnungsprüfung und Buchung in SAP FI und MM
- Bestellabgleich und Wareneingangsprüfung
- Verarbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug
- Verwaltung von Lieferantenrechnungen über SAP-Fiori-Apps
Hier wird eine Zusatzlösung interessant
- Zahlreiche Eingangskanäle und OCR-/Capture-Funktionen
- Umfangreiche Genehmigungsworkflows und Ausnahmebearbeitung
- Internationale E-Invoicing-Prozesse
- Zentrale Verarbeitung mehrerer SAP- oder Non-SAP-Systeme
Lösungslandschaft
SAP DRC, OpenText VIM und SAP Ariba Invoicing im Vergleich
Im SAP-Umfeld haben sich unterschiedliche Lösungen mit jeweils eigenem Schwerpunkt etabliert.
SAP Document and Reporting Compliance
Unterstützt vor allem die Erstellung, Verarbeitung und Übermittlung elektronischer Dokumente sowie länderspezifische Meldepflichten. SAP DRC ersetzt jedoch nicht den operativen Rechnungsprozess mit Freigaben und Ausnahmebearbeitung – Compliance und Prozessautomatisierung sollten getrennt betrachtet werden.
OpenText Vendor Invoice Management (VIM)
Eine der bekanntesten SAP-nahen Lösungen für die Eingangsrechnungsverarbeitung. Schwerpunkte sind Erfassung, Validierung, Genehmigungsworkflows, Preis-/Mengenabweichungen, Non-PO-Rechnungen und Prozessmonitoring in SAP ERP und S/4HANA.
SAP Ariba Invoicing für Cloud- und Multi-ERP-Szenarien
Ermöglicht zentralen Zugriff auf Lieferantenrechnungen aus verschiedenen angeschlossenen Systemen und eignet sich besonders für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften, einer SAP S/4HANA Cloud Public Edition oder einer Multi-ERP-Strategie.
Entscheidungsgrundlage
Welche Auswahlkriterien sind entscheidend?
Die Auswahl einer Rechnungsverarbeitungssoftware sollte nicht anhand einzelner Funktionen oder einer Produktdemo erfolgen, sondern danach, wie gut die Lösung zur bestehenden Systemlandschaft und zu zukünftigen Anforderungen passt.
SAP-Kompatibilität
Unterstützte SAP-Versionen, Cloud- und On-Premise-Szenarien sowie Integrationsmethoden.
Prozessabdeckung
Rechnungen mit und ohne Bestellung, Prüfung, Freigaben, Ausnahmebearbeitung und Reporting.
Eingangskanäle
XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, EDIFACT, PDF, E-Mail, API und Lieferantenportale.
Workflow & Ausnahmen
Flexibilität bei Genehmigungen, Abweichungen, Eskalationen und Vertretungen.
Reporting und Transparenz nicht vergessen
Eine moderne Lösung sollte Kennzahlen liefern wie Bearbeitungszeiten, Automatisierungsquote, offene Freigaben, Durchlaufzeiten, Engpässe und die Anzahl manueller Bearbeitungsschritte – die Grundlage für eine kontinuierliche Prozessoptimierung.
Best Practices
Best Practices bei der Auswahl einer Rechnungsverarbeitungssoftware
Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitung erfolgreich modernisieren, verfolgen häufig einen ähnlichen Ansatz.
Erst den Zielprozess definieren
Nicht die Software, sondern der gewünschte Rechnungsprozess und die Automatisierungsziele bestimmen die Anforderungen.
SAP-Standard zuerst bewerten
Prüfen, welche Anforderungen bereits mit SAP S/4HANA oder SAP ERP erfüllt werden, um Doppelstrukturen zu vermeiden.
SAP-Roadmap berücksichtigen
Migration nach S/4HANA, Cloud-Transformation, Clean-Core-Strategie und internationale Roll-outs einplanen.
Proof of Concept statt Demo
Realitätsnahe Testfälle wie Bestellrechnung, Non-PO, Preisabweichung, Gutschrift, Dublette oder unbekannter Lieferant prüfen.
Vermeidbare Fehler
Typische Fehler bei der Softwareauswahl
Viele Projekte scheitern nicht an der Software selbst, sondern an der Vorgehensweise.
Auswahl nach Funktionslisten
Ohne Analyse der bestehenden Prozesse und der SAP-Zielarchitektur.
Fokus auf Lizenzkosten
Statt auf den langfristigen Total Cost of Ownership.
Zu viele individuelle Anpassungen
Ohne ausreichende Einbindung der Fachbereiche.
Fehlende Testfälle und Ziele
Unzureichende Stammdatenqualität und keine messbaren Projektziele.
Besonders erfolgreich sind Unternehmen, die den gesamten Rechnungsprozess analysieren, den SAP-Standard als Ausgangspunkt nutzen und Lösungen anhand objektiver Kriterien vergleichen.
Einstieg
Schritt für Schritt zur passenden Rechnungsverarbeitungssoftware
Ein strukturiertes Vorgehen erleichtert die Auswahl und reduziert Projektrisiken.
Systemlandschaft analysieren
SAP-Versionen, weitere ERP-Systeme, Archivlösungen, Schnittstellen und Dokumentenmanagementsysteme erfassen.
Rechnungsprozesse bewerten
Rechnungsvolumen, Bestell- und Non-PO-Anteil, Freigabeprozesse, Ausnahmefälle und internationale Anforderungen analysieren.
Zielarchitektur definieren
Festlegen, welche Aufgaben SAP übernimmt und welche Funktionen eine Zusatzlösung abdecken soll.
Lösungen vergleichen
Anbieter anhand einer strukturierten Kriterienmatrix bewerten und einen Proof of Concept mit realistischen Szenarien durchführen.
Erfolg messbar machen
Kennzahlen wie Bearbeitungszeit, Kosten pro Rechnung, Skontonutzung, Automatisierungsgrad und Fehlerquote definieren.
Weiterentwicklung
Wie entwickelt sich Rechnungsverarbeitungssoftware weiter?
Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung entwickelt sich rasant weiter – hin zu vollständig automatisierten, intelligenten und gesetzeskonformen End-to-End-Prozessen.
Künstliche Intelligenz
KI ersetzt keine funktionierende Prozessarchitektur, unterstützt aber bei Lieferantenerkennung, Kontierungsvorschlägen, Anomalieerkennung und der Priorisierung von Freigaben. Kritische Entscheidungen bleiben Aufgabe der Fachabteilung.
Clean Core & Cloud
Mit dem Wechsel auf SAP S/4HANA oder Cloud-Betriebsmodelle rücken standardisierte APIs, Upgradefähigkeit und Cloudfähigkeit stärker in den Mittelpunkt der Softwareauswahl.
Zentrale AP-Plattform
Rechnungsverarbeitungssoftware entwickelt sich von einer klassischen Erfassungslösung zu einer zentralen Plattform für den gesamten Kreditorenprozess.
Fazit: Die beste Rechnungsverarbeitungssoftware ist die, die zu Ihren Prozessen passt
Die Auswahl einer Rechnungsverarbeitungssoftware ist keine reine Produktentscheidung. Sie ist eine strategische Entscheidung über Prozesse, Systemarchitektur und die zukünftige Ausrichtung der Finanzorganisation.
Insbesondere im SAP-Umfeld empfiehlt es sich, zunächst die Möglichkeiten des SAP-Standards zu bewerten und anschließend gezielt dort zu ergänzen, wo nachweisbare Prozesslücken bestehen. Prozesskomplexität, Cloud-Strategie, Internationalisierung, Integrationsfähigkeit und Compliance spielen dabei eine ebenso wichtige Rolle wie klassische Erfassungs- oder Workflow-Funktionen.
Die entscheidende Frage lautet nicht „Welche Software bietet die meisten Funktionen?“, sondern „Welche Lösung unterstützt unsere Prozesse heute und unsere Zielarchitektur morgen – mit möglichst wenig Komplexität und möglichst hohem Automatisierungsgrad?“
Kostenlose Beratung zur Rechnungsverarbeitung
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Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsverarbeitungssoftware
Für wen eignet sich eine Rechnungsverarbeitungssoftware?
Für Unternehmen jeder Größe, die Eingangsrechnungen effizienter bearbeiten möchten. Besonders profitieren Organisationen mit hohem Rechnungsvolumen, mehreren Gesellschaften, komplexen Freigabeprozessen oder internationalen Geschäftsbeziehungen.
Was kostet eine Rechnungsverarbeitungssoftware?
Die Kosten hängen unter anderem von Nutzerzahl, Rechnungsvolumen, Funktionsumfang, SAP-Integration und Betriebsmodell ab. Neben Lizenz- oder Subskriptionskosten sollten Implementierung, Schnittstellen, Archivierung, Support und der langfristige Total Cost of Ownership berücksichtigt werden.
Wie lange dauert die Einführung?
Die Projektdauer variiert je nach Systemlandschaft und Prozesskomplexität. Kleinere Einführungen können innerhalb weniger Wochen umgesetzt werden, umfangreiche SAP- oder internationale Transformationsprojekte benötigen häufig mehrere Monate.
Reicht SAP S/4HANA für die Rechnungsverarbeitung aus?
Für standardisierte Beschaffungsprozesse kann der SAP-Standard bereits viele Anforderungen erfüllen. Zusätzliche Lösungen werden vor allem bei komplexen Workflows, zahlreichen Eingangskanälen, internationalen E-Invoicing-Anforderungen oder mehreren ERP-Systemen interessant.
Benötigen Unternehmen trotz E-Rechnung noch OCR?
Ja. Für strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD (XML-Anteil) ist OCR nicht erforderlich. Für PDF-Rechnungen, gescannte Dokumente oder Papierrechnungen bleibt OCR jedoch weiterhin ein wichtiger Bestandteil.
Was ist der Unterschied zwischen SAP DRC und einer Rechnungsverarbeitungssoftware?
SAP DRC unterstützt vor allem die Verarbeitung elektronischer Dokumente und die Einhaltung gesetzlicher E-Invoicing- und Compliance-Anforderungen. Eine Rechnungsverarbeitungssoftware konzentriert sich auf den operativen Kreditorenprozess von Eingang über Workflow bis zur Buchung. Beide Lösungen können sich sinnvoll ergänzen.
Kann eine externe SaaS-Lösung vollständig in SAP integriert werden?
Ja, über standardisierte APIs, IDocs, Middleware oder die SAP Integration Suite. Vorab sollten Stammdatensynchronisation, Fehlerbehandlung, Berechtigungen, Archivanbindung und Upgradefähigkeit geprüft werden.
Welche Kennzahlen zeigen den Erfolg einer Rechnungsverarbeitungssoftware?
Neben der Automatisierungsquote sind unter anderem Bearbeitungszeit, Kosten pro Rechnung, Skontonutzungsquote, Fehler- und Dublettenquote sowie die Transparenz über offene Freigaben entscheidend.