Pflichtangaben
Welche Informationen zwingend enthalten sein müssen.
Know-how · E-Rechnung
XRechnung
Aufbau, Pflicht, XML und praktische Umsetzung einfach erklärt.
- Verstehen Sie den deutschen Standard auf Basis der EN 16931.
- Erfahren Sie, wie Erstellung, Validierung, Versand und SAP-Integration funktionieren.
Die XRechnung ist ein vollständig strukturiertes XML-Format für die automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Sie ist im öffentlichen Auftragswesen etabliert und kann auch im B2B-Bereich eingesetzt werden.
FormatStrukturierte XML-Datei
GrundlageEN 16931
SyntaxenUBL 2.1 & CII
Weiterführende Beiträge
Mehr Know-how zur E-Rechnung
Vertiefen Sie die wichtigsten Standards, Formate und SAP-Lösungen für strukturierte Rechnungsprozesse.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine XRechnung?
- Warum wurde die XRechnung entwickelt?
- Wie funktioniert eine XRechnung?
- XML statt PDF
- Technische Standards
- Ist die XRechnung eine E-Rechnung?
- Behörden und B2B
- Aktuelle XRechnung-Version
- XRechnung oder ZUGFeRD?
- Was ist eine Leitweg-ID?
- Pflichtangaben
- XRechnung erstellen
- XRechnung versenden
- XRechnung öffnen
- Validierung
- Häufige Fehler
- XRechnung in SAP und ERP
- Archivierung
- Schritt-für-Schritt-Einführung
- Fazit
- Beratung
- FAQ
Definition
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Sie definiert, welche Informationen eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie diese strukturiert übertragen werden.
Im Gegensatz zu einer klassischen PDF-Rechnung besteht eine XRechnung aus einem strukturierten XML-Datensatz. Dieser wurde nicht primär für Menschen, sondern für die automatisierte Verarbeitung durch Software entwickelt. ERP-, Buchhaltungs- und Workflow-Systeme können die enthaltenen Rechnungsdaten direkt auslesen und ohne manuelle Datenerfassung weiterverarbeiten.
Die XRechnung beschreibt nicht nur den technischen Datei-Aufbau, sondern auch Pflichtinformationen, Geschäftsregeln, zulässige Codes und Validierungsanforderungen.
Optionale Daten
Welche zusätzlichen Angaben übertragen werden können.
Geschäftsregeln
Welche fachlichen Abhängigkeiten eingehalten werden müssen.
Codes und Formate
Welche Werte, Einheiten und Datentypen zulässig sind.
Validierung
Welche Prüfregeln eine valide Rechnung erfüllen muss.
Hintergrund
Warum wurde die XRechnung entwickelt?
Papier- und PDF-Rechnungen mussten lange Zeit in vielen Unternehmen manuell geprüft, erfasst und zugeordnet werden. Das verursacht Aufwand, Medienbrüche und Fehler.
01
Rechnungsdaten prüfen
Informationen aus Dokumenten müssen gelesen und auf Vollständigkeit kontrolliert werden.
02
Lieferanten und Belege zuordnen
Stammdaten, Bestellungen und Vertragsreferenzen werden manuell abgeglichen.
03
Beträge erfassen und buchen
Rechnungswerte werden in Buchhaltungs- und ERP-Systeme übertragen.
01
Weniger manuelle Erfassung
Strukturierte Daten können direkt übernommen werden.
02
Geringere Fehlerquote
Übertragungs- und Erfassungsfehler werden reduziert.
03
Schnellere Prozesse
Validierung, Zuordnung und Buchung lassen sich automatisieren.
04
Höhere Datenqualität
Einheitliche Felder und Regeln verbessern die Verlässlichkeit.
05
Standardisierte Kommunikation
Unterschiedliche Systeme interpretieren dieselben Informationen einheitlich.
06
ERP-Integration
Rechnungsdaten fließen direkt in bestehende Geschäftsprozesse.
Technik
Wie funktioniert eine XRechnung?
Die XRechnung besteht ausschließlich aus einer strukturierten XML-Datei. Sämtliche Rechnungsinformationen werden in eindeutig definierten Datenfeldern gespeichert.
Rechnungsdaten
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsart und Währung.
Geschäftspartner
Lieferant, Rechnungsempfänger und elektronische Adressen.
Positionen
Mengen, Einheiten, Einzelpreise und Leistungsbeschreibungen.
Steuern
Steuersätze, Steuerkategorien, Steuerbeträge und Summen.
Zahlung
Zahlungsbedingungen, Fälligkeit und Bankverbindung.
Referenzen
Bestellung, Vertrag, Projekt, Käuferreferenz oder Leitweg-ID.
Weil jedes Feld eindeutig beschrieben ist, muss die Software keine Texte erkennen: Die Daten liegen bereits maschinenlesbar vor.
Abgrenzung
XML statt PDF: Das Original ist der Datensatz
Eine der häufigsten Fehleinschätzungen lautet: „Eine XRechnung ist einfach eine PDF-Rechnung.“ Das trifft nicht zu.
XRechnung
Das Original ist immer der strukturierte XML-Datensatz. Er ist für die automatisierte Verarbeitung und Archivierung maßgeblich.
PDF-Ansicht
Eine zusätzliche PDF kann zur besseren Lesbarkeit erzeugt werden, gehört jedoch nicht zum eigentlichen XRechnungsstandard und ersetzt die XML-Datei nicht.
Standards
Welche technischen Standards nutzt die XRechnung?
Die XRechnung basiert auf der EN 16931. Diese definiert europaweit den fachlichen Aufbau, verpflichtende Business Terms, Geschäftsregeln, Codelisten und Validierungsregeln.
UBL 2.1
Die Universal Business Language ist ein international verbreiteter XML-Standard für Geschäftsdokumente und wird im europäischen Umfeld häufig eingesetzt.
UN/CEFACT CII
Die Cross Industry Invoice ist eine alternative XML-Syntax, die ebenfalls sämtliche Anforderungen der EN 16931 abbildet.
Beide Syntaxen transportieren fachlich dieselben Rechnungsinformationen. Sie unterscheiden sich vor allem im technischen XML-Aufbau. Die Auswahl hängt von ERP-System, Empfänger und Übertragungsweg ab.
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Rechtskonformität
Ist eine XRechnung eine elektronische Rechnung?
Ja. Eine valide XRechnung erfüllt grundsätzlich die Anforderungen an ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat nach EN 16931 und zählt damit zu den elektronischen Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
Die technische Struktur allein reicht jedoch nicht aus. Zusätzlich müssen sämtliche gesetzlichen Pflichtangaben korrekt enthalten sein, etwa vollständige Rechnungsangaben, richtige Steuerinformationen, korrekte Empfängerdaten, nachvollziehbare Leistungsbeschreibungen und korrekte Beträge.
Eine XML-Datei kann technisch fehlerfrei und dennoch fachlich oder steuerlich falsch sein. Professionelle Prozesse prüfen deshalb Technik und Inhalt.
Einsatzbereich
Gilt die XRechnung nur für Behörden?
Öffentliche Auftraggeber
Die XRechnung wurde ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt. Seit November 2020 gilt für Rechnungen an die Bundesverwaltung grundsätzlich die elektronische Rechnungsstellung. Für einzelne Ausnahmen und je nach Bundesland oder Kommune können abweichende Vorgaben gelten.
B2B-Bereich
Technisch kann die XRechnung auch zwischen Unternehmen eingesetzt werden. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen.
Wichtig für Unternehmen
Es besteht keine allgemeine Pflicht, ausschließlich XRechnung einzusetzen. Auch andere EN-16931-konforme Formate wie ZUGFeRD können geeignet sein, sofern sie gesetzliche Anforderungen erfüllen und vom Geschäftspartner akzeptiert werden.
Release-Stand
Welche XRechnung-Version ist aktuell?
Für neue Projekte sollte die XRechnung 3.0 berücksichtigt werden. Der aktuelle technische Stand ist das Bundle 3.0.2 Winter 2025/26, das Ende Januar 2026 veröffentlicht wurde.
XRechnung 3.0
Die normative Grundlage für aktuelle Implementierungen.
3.0.2 Winter 2025/26
Technische Regeln, Schematron-Prüfungen und Aktualisierungen.
Validatoren & Regeln
Die eingesetzten Prüfwerkzeuge müssen zum aktuellen Bundle passen.
BT-23
Geschäftsprozesstyp
BT-34
Elektronische Adresse des Verkäufers
BT-49
Elektronische Adresse des Käufers
Unternehmen sollten normative Version, technisches Bundle sowie Validatoren und Schematron-Regeln getrennt betrachten. Auch ohne neue Pflichtfelder können Updates geänderte Prüfregeln und Fehlerkorrekturen enthalten.
Formatvergleich
XRechnung oder ZUGFeRD – wo liegen die Unterschiede?
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Technischer Aufbau | Reine strukturierte XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Visuelle Lesbarkeit | Viewer erforderlich | PDF direkt lesbar |
| Schwerpunkt | Konsequente strukturierte Datenübertragung | Hybride Nutzung für Mensch und System |
| Typische Nutzung | Öffentliche Auftraggeber, XML-basierte Übertragungswege | B2B-Prozesse mit sichtbarer PDF-Rechnung |
| Normbasis | EN 16931 | In geeigneten Profilen EN 16931 |
Die passende Wahl hängt von Empfängeranforderungen, gesetzlichen Vorgaben, ERP-Landschaft, Automatisierungsgrad und Übertragungskanal ab.
Käuferreferenz
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID dient bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber dazu, eine eingehende XRechnung automatisch der richtigen Behörde, Organisationseinheit oder dem zuständigen Verarbeitungssystem zuzuordnen.
Technische Zuordnung
In der XRechnung wird die Leitweg-ID im Feld BT-10 – Buyer Reference / Käuferreferenz hinterlegt. Sie wird dem Rechnungssteller vom öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt. Unternehmen beantragen keine eigene Leitweg-ID für sich selbst.
Benötigt jede XRechnung eine Leitweg-ID?
Nein. Sie ist insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber relevant. Im B2B-Bereich kann BT-10 beispielsweise eine Käuferreferenz, Bestellnummer oder Projektreferenz enthalten.
Öffentliche Verwaltung
Leitweg-ID zur automatisierten Zuordnung.
B2B-Prozess
Bestell-, Vertrags-, Projekt- oder Kundenreferenz.
Interne Zuordnung
Kostenstelle, Lieferantennummer oder Vergabenummer.
Elektronischer Empfänger
Elektronische Adresse oder Peppol Participant ID.
Datenfelder
Welche Informationen muss eine XRechnung enthalten?
Neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthält die XRechnung strukturierte Business Terms für die automatisierte Verarbeitung.
Rechnung
Nummer, Datum, Art und Währung.
Verkäufer & Käufer
Name, Anschrift und elektronische Adressen.
Steuern
Steuerinformationen, Kategorien, Sätze und Beträge.
Zahlung
Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und Fälligkeit.
Positionen
Mengen, Einheiten, Einzelpreise sowie Zu- und Abschläge.
Summen
Netto-, Steuer-, Brutto- und Zahlbetrag.
BT-23
Geschäftsprozesstyp.
BT-10
Käuferreferenz oder Leitweg-ID.
Zusätzliche Angaben des Empfängers
- Bestellnummer
- Vertrags- oder Projektreferenz
- Vergabenummer
- Lieferantennummer
- Leistungszeitraum
- Kontierungsinformationen
- Ansprechpartner
Neben der Spezifikation sind immer auch die individuellen Anforderungen des Rechnungsempfängers zu berücksichtigen.
Erstellung
Wie wird eine XRechnung erstellt?
In der Regel wird die XRechnung direkt aus einem ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem erzeugt. Die Rechnungsdaten werden im System erfasst, auf die erforderlichen XML-Felder gemappt und anschließend als strukturierte XRechnung ausgegeben.
01
Rechnungsdaten im Quellsystem
Stamm-, Auftrags-, Leistungs-, Steuer- und Zahlungsdaten werden im ERP gepflegt.
02
Mapping
Interne Datenfelder werden den Business Terms und XML-Strukturen der XRechnung zugeordnet.
03
XML-Erzeugung
Das System erstellt die Rechnung in UBL oder CII.
04
Validierung
Technische und fachliche Regeln werden vor dem Versand geprüft.
Die größte Herausforderung ist häufig nicht die XML-Erzeugung, sondern die Qualität von Stammdaten und Geschäftsprozessen.
Übertragung
Wie wird eine XRechnung versendet?
Der geeignete Übertragungsweg hängt vom Rechnungsempfänger, Rechnungsvolumen und gewünschten Automatisierungsgrad ab.
OZG-RE
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung stehen unter anderem Weberfassung, Upload, E-Mail und Peppol zur Verfügung. Die Nutzung erfordert eine einmalige Registrierung.
Peppol
Ein internationales Netzwerk für standardisierte elektronische Geschäftsdokumente über zertifizierte Access Points – geeignet für hohe Volumina und automatisierte Prozesse.
Bei kleineren Volumina möglich, sofern der Empfänger diesen Weg unterstützt und dessen Vorgaben eingehalten werden.
Auswahlkriterien
Prüfen Sie Empfängervorgaben, Volumen, Statusanforderungen, internationale Nutzung und den angestrebten Automatisierungsgrad.
Visualisierung
Wie lässt sich eine XRechnung öffnen?
Eine XML-Datei kann zwar mit einem Texteditor geöffnet werden, ist für Anwender dort aber nur schwer verständlich. Deshalb werden XRechnungsviewer eingesetzt.
Übersichtliche Rechnungsansicht
Viewer zeigen Rechnungssteller, Empfänger, Nummer, Positionen, Preise, Steuern und Gesamtsumme.
ERP-Visualisierung
Viele ERP- und E-Invoicing-Lösungen stellen die XML-Daten direkt im Geschäftsprozess dar.
Ein Viewer dient der Darstellung. Er ersetzt keine technische oder fachliche Validierung.
Qualitätssicherung
Warum ist die Validierung einer XRechnung so wichtig?
Eine Rechnung kann formal plausibel aussehen und dennoch vom Empfänger abgelehnt werden. Deshalb sollten drei Prüfebenen kombiniert werden.
Syntaktische Validierung
Prüft XML-Aufbau, gewählte Syntax und technische Strukturen.
Regelbasierte Validierung
Prüft Pflichtfelder, Codes, Summen, Steuerinformationen und elektronische Adressen.
Fachliche Validierung
Prüft Bestellnummer, Leitweg-ID, Leistungszeitraum, Vertragsreferenz und sachliche Richtigkeit.
Erst das Zusammenspiel aller drei Ebenen schafft einen stabilen, nachvollziehbaren und rechtssicheren Rechnungsprozess.
Praxis
Häufige Fehler bei XRechnungen
Veraltete Version
Format, Bundle oder Validator passen nicht zum erwarteten Stand.
Fehlender BT-23
Der Geschäftsprozesstyp ist nicht oder falsch gepflegt.
Elektronische Adressen fehlen
BT-34 oder BT-49 sind unvollständig.
Falsche Leitweg-ID
Die Rechnung kann nicht korrekt zugeordnet werden.
Fehlende Referenzen
Bestell-, Vertrags- oder Projektinformationen fehlen.
Steuer- und Summenfehler
Ungültige IDs, Steuerkategorien oder Rundungsdifferenzen führen zu Ablehnungen.
Unzulässige Einheiten
Mengen- oder Einheitencodes entsprechen nicht den Codelisten.
Zahlungsdaten fehlen
Bankverbindung, Fälligkeit oder Zahlungsbedingungen sind unvollständig.
SAP & ERP
XRechnung in SAP und ERP-Systemen
Für viele Unternehmen ist die Integration in bestehende ERP-Systeme entscheidend. Im SAP-Umfeld können – abhängig von der Systemlandschaft – unter anderem SAP ECC, SAP S/4HANA, SAP Document and Reporting Compliance und SAP Central Invoice Management relevant sein.
Typischer Prozess für Ausgangsrechnungen
Beleg in SAP erstellen
Rechnungsbeleg entsteht beispielsweise in SAP SD oder SAP FI.
Elektronisches Dokument erzeugen
Der fachliche Beleg wird für die elektronische Verarbeitung bereitgestellt.
SAP-Daten mappen
Felder werden den XRechnungs-Business-Terms zugeordnet.
XML erstellen und validieren
UBL- oder CII-Datei wird technisch und fachlich geprüft.
Versenden und überwachen
Übertragung, Statusmeldungen und Fehler werden zentral verarbeitet.
Rechnungseingang
Eingehende XML-Dateien werden validiert, visualisiert, Stammdaten und Bestellungen zugeordnet und anschließend automatisiert in Prüfung, Freigabe und Buchung übernommen.
Aufbewahrung
XRechnungen revisionssicher archivieren
Das Rechnungsoriginal ist die XML-Datei. Eine daraus erzeugte PDF-Ansicht dient nur der Visualisierung und ersetzt nicht das Originaldokument.
XML unverändert aufbewahren
Das Original muss vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden.
Mit ERP-Beleg verknüpfen
Rechnung, Buchung und Prozessstatus müssen zusammengeführt werden.
Anlagen und Status sichern
Zusatzdokumente, Versand-, Empfangs- und Ablehnungsinformationen dokumentieren.
Korrekturen nachvollziehen
Änderungen und Folgedokumente müssen prüfbar bleiben.
Auch abgelehnte oder fehlerhafte Rechnungen können für Prüfungs- und Nachweiszwecke relevant sein.
Einführung
Schritt für Schritt zur erfolgreichen XRechnung
Die Einführung beginnt nicht mit einer Softwareinstallation, sondern mit der Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse.
Rechnungsprozesse analysieren
Ausgang, Eingang, Prüfung, Versand, Buchung und Archivierung aufnehmen.
Kunden und Auftraggeber identifizieren
Betroffene Empfänger, Portale und Pflichtangaben erfassen.
ERP-System und Stammdaten bewerten
Datenqualität, Schnittstellen und Mapping-Fähigkeit prüfen.
Syntax und Übertragungsweg wählen
UBL oder CII sowie Portal, Peppol oder E-Mail festlegen.
Testen und validieren
Standard- und Sonderfälle technisch sowie fachlich prüfen.
Produktivbetrieb und Monitoring
Mitarbeitende schulen, Status überwachen und Prozesse kontinuierlich optimieren.
Erfolgreiche Unternehmen betrachten die XRechnung als End-to-End-Prozess – von der Belegerstellung bis zur erfolgreichen Annahme beim Empfänger.
Fazit: XRechnung ist mehr als ein XML-Format
Die XRechnung bildet die Grundlage für standardisierte, automatisierte und rechtskonforme elektronische Rechnungsprozesse. Insbesondere im öffentlichen Auftragswesen ist sie etabliert, kann aber auch im B2B-Umfeld eingesetzt werden.
Für eine erfolgreiche Einführung reicht es nicht aus, nur eine XML-Datei erzeugen zu können. Entscheidend sind hochwertige Stammdaten, klar definierte Prozesse, zuverlässige Validierung, passende ERP-Integration und ein geeigneter Übertragungsweg.
Wer diese Faktoren frühzeitig berücksichtigt, schafft effiziente und zukunftssichere Rechnungsprozesse.
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Mehr Know-how zu E-Rechnungsformaten
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Häufig gestellte Fragen zur XRechnung
Ist die XRechnung verpflichtend?
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten abhängig vom jeweiligen Auftraggeber verbindliche Vorgaben. Im B2B-Bereich besteht keine generelle Pflicht, ausschließlich XRechnung zu verwenden.
Ist eine XRechnung eine PDF-Datei?
Nein. Das Original ist eine strukturierte XML-Datei. Eine PDF kann nur zusätzlich zur Visualisierung erzeugt werden.
Kann ich eine XRechnung per E-Mail versenden?
Ja, sofern der Empfänger diesen Übertragungsweg unterstützt und dessen technische sowie organisatorische Vorgaben eingehalten werden.
Benötigt jedes Unternehmen eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID wird vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet und vom jeweiligen Auftraggeber bereitgestellt.
Kann jede ERP-Software XRechnungen erzeugen?
Nicht automatisch. Die Möglichkeit hängt von Software, unterstützten Versionen, Mapping, Schnittstellen und vorhandenen Validierungsfunktionen ab.
Welche XRechnung-Version sollte eingesetzt werden?
Für neue Projekte sollte XRechnung 3.0 berücksichtigt werden. Zusätzlich müssen das aktuelle technische Bundle und passende Validatoren eingeplant werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD kombiniert eine visuell lesbare PDF/A-3-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt von ERP-Landschaft, Datenqualität, Prozessen und Integrationsanforderungen ab. Einfache Szenarien können innerhalb weniger Wochen umgesetzt werden, komplexe SAP- oder internationale Projekte benötigen mehr Zeit.