Für Menschen lesbar
Die PDF/A-3-Datei kann wie eine gewöhnliche Rechnung geöffnet, geprüft, weitergeleitet und archiviert werden.
Know-how · E-Rechnung
ZUGFeRD
Format, E-Rechnungspflicht, Aufbau und praktische Umsetzung einfach erklärt.
- Erfahren Sie, welche Versionen und Profile die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
- Lernen Sie, wie ZUGFeRD in SAP- und ERP-Prozesse integriert wird.
ZUGFeRD verbindet eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten. Dadurch können Unternehmen vertraute Rechnungsansichten beibehalten und gleichzeitig ihre Rechnungsprozesse automatisieren.
FormatPDF/A-3 + XML
NormbasisEN 16931
Aktueller StandZUGFeRD 2.5
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Vertiefen Sie Standards, Formate und SAP-Lösungen für elektronische Rechnungsprozesse.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ZUGFeRD?
- Warum wurde ZUGFeRD entwickelt?
- Wie funktioniert ZUGFeRD?
- Warum reicht ein normales PDF nicht aus?
- Erfüllt ZUGFeRD die E-Rechnungspflicht?
- Aktuelle ZUGFeRD-Version
- ZUGFeRD-Profile
- ZUGFeRD oder XRechnung?
- ZUGFeRD in SAP und ERP
- ZUGFeRD-Rechnung erstellen
- ZUGFeRD-Rechnung versenden
- Validierung
- Archivierung
- Best Practices
- Schritt-für-Schritt-Einführung
- Fazit
- Beratung
- FAQ
Definition
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen. Der Name steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Ziel des Standards ist es, Rechnungen sowohl für Menschen als auch für Computersysteme lesbar bereitzustellen.
Im Gegensatz zu einer klassischen PDF-Rechnung enthält eine ZUGFeRD-Rechnung neben der sichtbaren Darstellung sämtliche Rechnungsinformationen zusätzlich in strukturierter Form. ERP-, Buchhaltungs- und Workflow-Systeme können die Daten dadurch automatisiert auslesen und verarbeiten.
ZUGFeRD erleichtert den Übergang von papierbasierten oder rein visuellen Rechnungen zu vollständig digitalen Geschäftsprozessen.
Für Systeme lesbar
Die eingebettete XML-Datei enthält strukturierte Rechnungsdaten für eine automatisierte Verarbeitung.
Hintergrund
Warum wurde ZUGFeRD entwickelt?
Reine PDF-Rechnungen verursachen beim Empfänger häufig manuelle Arbeit, weil Daten gelesen, übertragen und geprüft werden müssen.
01
Rechnung öffnen
Mitarbeitende müssen das Dokument zunächst manuell sichten.
02
Lieferant und Rechnung prüfen
Stammdaten, Rechnungsnummer, Beträge und Steuern werden abgeglichen.
03
Daten übertragen
Rechnungsinformationen werden manuell oder mithilfe von OCR in das ERP-System übernommen.
04
Buchung durchführen
Kontierung, Freigabe und Buchung erfolgen in nachgelagerten Prozessen.
01
Weniger manuelle Eingaben
Strukturierte Daten können direkt übernommen werden.
02
Geringere Fehlerquote
Übertragungsfehler und Medienbrüche werden reduziert.
03
Schnellere Buchung
Prüfung, Kontierung und Freigabe lassen sich beschleunigen.
04
Höhere Datenqualität
Einheitliche Felder verbessern die Verlässlichkeit.
05
Bessere Automatisierung
ERP- und Workflow-Systeme können Daten direkt verarbeiten.
06
Einfache ERP-Integration
Der gewohnte PDF-Prozess bleibt mit strukturierten Daten kombinierbar.
Technischer Aufbau
Wie funktioniert das ZUGFeRD-Format?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine hybride elektronische Rechnung mit zwei inhaltlich übereinstimmenden Bestandteilen.
PDF/A-3-Datei
Die PDF-Datei dient der visuellen Darstellung. Mitarbeitende können sie öffnen, prüfen, weitergeben, archivieren und bei Bedarf ausdrucken.
Eingebettete XML-Datei
Die XML-Datei enthält dieselben Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form und bildet den Kern des automatisierten Prozesses.
Geschäftspartner
Lieferant und Rechnungsempfänger.
Rechnungsdaten
Nummer, Datum, Art und Währung.
Steuern
Steuersätze, Steuerbeträge und Kategorien.
Zahlung
Zahlungsbedingungen und Bankverbindung.
Positionen
Mengen, Preise und Leistungsbeschreibungen.
Summen
Netto-, Steuer-, Brutto- und Zahlbetrag.
Die XML-Struktur basiert auf der Cross Industry Invoice von UN/CEFACT und orientiert sich in den relevanten Profilen an der EN 16931.
Abgrenzung
Warum reicht ein normales PDF nicht mehr aus?
Eine klassische PDF-Datei enthält lediglich eine visuelle Darstellung. Ihre Inhalte können von Software nicht standardisiert und ohne zusätzliche Erkennung weiterverarbeitet werden.
Eine elektronische Rechnung muss dagegen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. ZUGFeRD erfüllt diese Voraussetzung durch die eingebettete XML-Datei.
Klassische PDF-Rechnung
- Visuell lesbar
- Keine standardisierten strukturierten Rechnungsdaten
- Häufig OCR oder manuelle Erfassung erforderlich
- Grundsätzlich keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne
ZUGFeRD-Rechnung
- Visuell lesbare PDF/A-3-Datei
- Eingebettete strukturierte XML-Datei
- Automatisierte Verarbeitung möglich
- Je nach Version und Profil gesetzeskonform einsetzbar
Nicht jede Datei mit der Bezeichnung „ZUGFeRD“ erfüllt automatisch die gesetzlichen Anforderungen. Version, Profil, Datenvollständigkeit und technische Validität sind entscheidend.
ZUGFeRD professionell umsetzen
Verbinden Sie eine vertraute PDF-Rechnung mit strukturierten Daten und automatisierten SAP-Prozessen.
E-Rechnungspflicht
Erfüllt ZUGFeRD die deutsche E-Rechnungspflicht?
Grundsätzlich ja – allerdings nicht jede Version und nicht jedes Profil. ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 können die Anforderungen an elektronische Rechnungen grundsätzlich erfüllen. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten jedoch nicht alle erforderlichen strukturierten Rechnungsinformationen.
Diese Fragen sollten Unternehmen prüfen
- Welche ZUGFeRD-Version erzeugt die eingesetzte Software?
- Welches Profil wird verwendet?
- Sind alle Pflichtinformationen in der XML-Datei enthalten?
- Ist die Datei technisch valide?
- Akzeptiert der Geschäftspartner Version und Profil?
Für viele klassische B2B-Rechnungen ist das Profil EN 16931 eine geeignete Ausgangsbasis. Bei komplexeren Geschäftsprozessen kann das Profil EXTENDED erforderlich sein.
Release-Stand
Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?
Für neue Projekte sollte ZUGFeRD 2.5 berücksichtigt werden. Die Version wurde am 10. Juni 2026 veröffentlicht und wird seit dem 1. Juli 2026 empfohlen.
ZUGFeRD 2.5
Aktueller Standard für neue Implementierungen und Weiterentwicklungen.
Aktualisierte Artefakte
Neue Codelisten und Validierungsartefakte zur EN 16931.
Factur-X 1.09
Technische Abstimmung mit dem französisch-internationalen Schwesterstandard.
Versionswechsel ganzheitlich planen
Prüfen Sie, welche Version Kunden und Lieferanten akzeptieren, welche Version Ihre ERP-Systeme unterstützen und ob Mapping sowie Validierungsregeln angepasst werden müssen.
Informationsumfang
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
ZUGFeRD definiert verschiedene Profile, weil nicht jeder Geschäftsprozess denselben Datenumfang benötigt.
Grundlegende Daten
Enthält nur einen reduzierten Informationsumfang und eignet sich nicht zur Erfüllung der deutschen B2B-E-Rechnungspflicht.
Kopfdaten ohne Positionen
Enthält zusätzliche Kopfdaten, aber keine vollständigen strukturierten Positionsdaten. Für die deutsche B2B-E-Rechnung grundsätzlich nicht ausreichend.
Einfache Rechnungen
Geeignet für vergleichsweise einfache Rechnungen mit überschaubarem Informationsumfang.
Empfohlener Standard
Bildet die europäische Norm vollständig ab und eignet sich für viele standardisierte B2B-Prozesse.
EXTENDED für komplexe Anforderungen
Das Profil EXTENDED erweitert das Datenmodell unter anderem für komplexe Handelsprozesse, spezielle Logistikdaten, differenzierte Zu- und Abschläge sowie umfangreiche Branchenanforderungen.
Die Profilwahl sollte sich am tatsächlichen Geschäftsprozess orientieren und nicht ausschließlich am technisch kleinsten Datenumfang.
Formatvergleich
ZUGFeRD oder XRechnung – wo liegen die Unterschiede?
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Technischer Aufbau | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei | Reine strukturierte XML-Datei |
| Visuelle Lesbarkeit | PDF direkt lesbar | Viewer oder Visualisierung erforderlich |
| Schwerpunkt | Hybride Nutzung durch Mensch und System | Konsequente strukturierte Datenübertragung |
| Typische Nutzung | B2B-Prozesse mit vertrauter PDF-Ansicht | Öffentliche Auftraggeber und XML-basierte Prozesse |
| Normbasis | In geeigneten Profilen EN 16931 | EN 16931 |
Welches Format geeignet ist, hängt von Empfängeranforderungen, gesetzlichen Vorgaben, Systemlandschaft und Geschäftsprozess ab.
SAP & ERP
ZUGFeRD in SAP und ERP-Systemen einsetzen
Die strukturierte XML-Datei ermöglicht es, Rechnungsdaten ohne manuelle Erfassung oder OCR direkt in bestehende ERP- und Workflow-Prozesse zu übernehmen.
Rechnungseingang
XML-Daten werden ausgelesen und dem Lieferanten sowie dem richtigen Prozess zugeordnet.
Rechnungsprüfung
Pflichtfelder, Beträge, Steuern und Referenzen können automatisiert geprüft werden.
Kontierung & Freigabe
Strukturierte Daten unterstützen Kontierung, Workflows und Ausnahmebehandlung.
Buchung & Archivierung
Validierte Rechnungsdaten werden an Buchhaltung, SAP und Archivsysteme übergeben.
Welche Voraussetzungen müssen ERP-Systeme erfüllen?
XML einlesen
Die eingebettete Datei muss zuverlässig extrahiert und verarbeitet werden.
Struktur validieren
Version, Profil und EN-16931-Regeln müssen geprüft werden.
Stammdaten zuordnen
Lieferanten, Kunden und Referenzen müssen erkannt werden.
Workflow anbinden
Freigabe-, Kontierungs- und Buchungsprozesse müssen integriert sein.
Profile unterstützen
Das System muss den tatsächlich eingesetzten Informationsumfang verarbeiten.
Revisionssicher archivieren
Die vollständige Originaldatei muss unverändert gespeichert werden.
Erstellung
Wie wird eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt?
Die Erstellung erfolgt in der Regel direkt aus dem ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem. Rechnungsinformationen werden wie gewohnt gepflegt und anschließend in eine PDF/A-3-Datei sowie eine strukturierte XML-Datei überführt.
01
Rechnungsdaten erfassen
Kunde, Nummer, Positionen, Steuern, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung werden im Quellsystem gepflegt.
02
PDF/A-3 erzeugen
Das System erstellt die visuell lesbare Rechnungsdarstellung.
03
XML-Datei erzeugen
Identische Rechnungsdaten werden in der gewählten ZUGFeRD-Struktur bereitgestellt.
04
Bestandteile zusammenführen
Die XML-Datei wird regelkonform in die PDF/A-3-Datei eingebettet.
05
Validieren
Version, Profil, Pflichtfelder, Summen und technische Struktur werden geprüft.
Manuelle Erstellung
Für einzelne Rechnungen stehen spezielle Werkzeuge zur Verfügung. Bei regelmäßigem Versand empfiehlt sich jedoch eine automatisierte Erstellung aus dem ERP-System, da sie skalierbarer und weniger fehleranfällig ist.
Übertragung
Wie erfolgt der Versand einer ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD-Rechnungen können über verschiedene elektronische Kanäle übertragen werden. Entscheidend ist, dass die vollständige Originaldatei unverändert bleibt.
Geeignet für kleinere und mittlere Volumina, sofern der Empfänger Version und Profil akzeptiert.
Kundenportale
Die vollständige Datei wird entsprechend den Vorgaben des Geschäftspartners hochgeladen.
PEPPOL & Plattformen
Je nach Anforderungen können elektronische Datenaustauschplattformen oder Peppol genutzt werden.
Wird die PDF-Datei nachträglich verändert oder die eingebettete XML-Datei entfernt, liegt keine vollständige ZUGFeRD-Rechnung mehr vor.
Qualitätssicherung
Warum ist die Validierung einer ZUGFeRD-Rechnung so wichtig?
Eine Rechnung kann optisch korrekt aussehen und dennoch technisch oder fachlich fehlerhaft sein.
XML und Einbettung
Prüfung, ob XML-Datei, PDF/A-3-Struktur und Einbettung technisch korrekt sind.
Pflichtfelder & EN 16931
Prüfung von Pflichtangaben, Profilregeln, Codelisten und Berechnungen.
Geschäftsdaten
Prüfung von Steuerangaben, Beträgen, Zahlungsdaten und Empfängeranforderungen.
Typische Fehler
Fehlende Pflichtfelder
Notwendige Daten sind nicht vollständig vorhanden.
Falsche Steuercodes
Steuerkategorien und Steuersätze passen nicht zusammen.
Fehlerhafte XML-Struktur
Syntax oder Einbettung entspricht nicht dem Standard.
Inkonsistente Beträge
Summen, Rundungen oder Positionen sind widersprüchlich.
Nicht unterstütztes Profil
Empfänger oder System können den Datenumfang nicht verarbeiten.
Veraltete Codelisten
Codes oder Versionen passen nicht zu den aktuellen Regeln.
Aufbewahrung
ZUGFeRD revisionssicher archivieren
Auch elektronische Rechnungen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die vollständige Originaldatei muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar, unverändert und nachvollziehbar bleiben.
PDF und XML gemeinsam erhalten
Die eingebettete XML-Datei ist ein wesentlicher Bestandteil der Rechnung.
Unveränderbarkeit sicherstellen
Nachträgliche Veränderungen müssen verhindert oder vollständig protokolliert werden.
Nachvollziehbarkeit schaffen
Rechnung, Buchung, Freigaben und Prozessstatus sollten verknüpft sein.
Zugriff gewährleisten
Die Datei muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und auswertbar bleiben.
Wird nur die sichtbare PDF-Datei archiviert, geht der strukturierte Datenteil verloren.
Best Practices
Best Practices für die Einführung von ZUGFeRD
Eine erfolgreiche Einführung berücksichtigt technische, organisatorische und fachliche Anforderungen.
Prozesse analysieren
Systeme, Formate, Kundenanforderungen und gesetzliche Vorgaben vollständig aufnehmen.
Software prüfen
Unterstützte Versionen, Profile, Updates, Schnittstellen und Validierung bewerten.
Geschäftspartner einbeziehen
Akzeptierte Formate, Profile und Übertragungskanäle frühzeitig abstimmen.
Mitarbeitende schulen
Einsatzfälle, Prüfungen, Fehlerbilder und Ausnahmeprozesse verständlich vermitteln.
Testfälle definieren
Standardrechnungen, Gutschriften, Sonderfälle und unterschiedliche Steuerszenarien prüfen.
Pilotbetrieb durchführen
Mit ausgewählten Geschäftspartnern testen und Erkenntnisse vor dem Rollout nutzen.
Einführung
Schritt für Schritt zur erfolgreichen ZUGFeRD-Einführung
Eine strukturierte Vorgehensweise reduziert Risiken und schafft einen stabilen Übergang in den Produktivbetrieb.
Rechnungsprozesse analysieren
Ausgang, Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung dokumentieren.
Gesetzliche Anforderungen bewerten
Pflichten, Übergangsregelungen und Empfängeranforderungen prüfen.
Geeignetes Profil auswählen
Informationsumfang an Geschäftsprozesse und Partneranforderungen ausrichten.
ERP-System vorbereiten
Stammdaten, Mapping, Schnittstellen, PDF/A-3-Erzeugung und XML-Verarbeitung einrichten.
Testrechnungen erzeugen
Standard- und Sonderfälle mit realistischen Daten abbilden.
XML-Dateien validieren
Version, Profil, Codelisten, Pflichtfelder und Berechnungen prüfen.
Pilotbetrieb starten
Mit ausgewählten Kunden und Lieferanten kontrolliert testen.
Mitarbeitende schulen
Rollen, Fehlerbehandlung und Ausnahmeprozesse vermitteln.
Produktivbetrieb aufnehmen
Versand, Empfang, Monitoring und Support verbindlich organisieren.
Kontinuierlich optimieren
Fehlerquoten, Ablehnungen, Durchlaufzeiten und neue Versionen überwachen.
Fazit: ZUGFeRD verbindet PDF-Komfort mit strukturierten Daten
ZUGFeRD hat sich als wichtiger Standard für elektronische Rechnungen im deutschen B2B-Umfeld etabliert. Das hybride Format kombiniert eine vertraute PDF-Darstellung mit maschinenlesbaren XML-Daten und schafft damit die Grundlage für durchgängige digitale Rechnungsprozesse.
Unternehmen profitieren von einer geringeren Fehlerquote, schnelleren Verarbeitung und einem höheren Automatisierungsgrad. Voraussetzung ist, dass Versionen, Profile, Validierungsregeln, Geschäftspartneranforderungen und bestehende ERP-Prozesse sorgfältig aufeinander abgestimmt werden.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung wird ZUGFeRD zu einem zentralen Baustein einer zukunftsfähigen Finanz- und ERP-Landschaft.
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Häufig gestellte Fragen zu ZUGFeRD
Ist ZUGFeRD verpflichtend?
Nein. Verpflichtend ist die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Neben ZUGFeRD können abhängig vom Anwendungsfall auch andere strukturierte Formate eingesetzt werden.
Ist eine PDF-Rechnung automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung?
Nein. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF/A-3-Datei mit eingebetteter strukturierter XML-Datei.
Welche ZUGFeRD-Version sollte heute verwendet werden?
Für neue Projekte empfiehlt sich ZUGFeRD 2.5, sofern alle beteiligten Systeme und Geschäftspartner diese Version unterstützen.
Welche Profile erfüllen die E-Rechnungspflicht?
Insbesondere das Profil EN 16931 und bei komplexeren Anforderungen EXTENDED sind relevant. MINIMUM und BASIC-WL reichen für die deutsche B2B-E-Rechnung grundsätzlich nicht aus.
Wann eignet sich ZUGFeRD besser als XRechnung?
ZUGFeRD ist besonders geeignet, wenn neben strukturierten Daten weiterhin eine unmittelbar lesbare PDF-Rechnung bereitgestellt werden soll.
Kann jede ERP-Software ZUGFeRD verarbeiten?
Nicht automatisch. Die Verarbeitung hängt von Softwareversion, Schnittstellen, unterstützten Versionen und Profilen sowie Validierungsfunktionen ab.
Muss jede ZUGFeRD-Rechnung validiert werden?
Eine technische und fachliche Validierung ist dringend zu empfehlen, damit die Rechnung automatisiert verarbeitet und Ablehnungen vermieden werden können.
Wie muss eine ZUGFeRD-Rechnung archiviert werden?
Die vollständige Originaldatei aus PDF/A-3 und eingebetteter XML-Datei muss unverändert, nachvollziehbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben.