SAP MM
Die klassische Bezeichnung für Materials Management. Dazu gehören Einkauf, Bestandsführung, Materialstammdaten, Bewertung, Rechnungsprüfung und Materialbedarfsplanung.
Knowhow · SAP Einkauf
SAP Einkauf: Beschaffungsprozesse mit SAP Cloud ERP steuern
SAP Cloud ERP unterstützt Unternehmen dabei, ihren Einkauf von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und den Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung durchgängig zu steuern. Erfahren Sie, wie SAP Einkauf, SAP MM, Sourcing and Procurement, Procure-to-Pay und Source-to-Pay zusammenhängen.
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet SAP Einkauf?
- SAP MM, Sourcing and Procurement, Procure-to-Pay und Source-to-Pay
- Welche Rolle übernimmt SAP Cloud ERP im Einkauf?
- Welche Einkaufsprozesse lassen sich mit SAP Cloud ERP abbilden?
- Material-, Dienstleistungs- und indirekte Beschaffung
- Stammdaten als Grundlage eines automatisierten SAP Einkaufs
- Bestellanforderungen und Genehmigungen in SAP Cloud ERP
- Ausschreibungen, Angebote und Einkaufskontrakte
- Wie lässt sich die Zusammenarbeit mit Lieferanten digitalisieren?
- SAP Ariba und SAP Business Network neben SAP Cloud ERP
- Wann ist Central Procurement relevant?
- Automatisierung, künstliche Intelligenz und Analysen im SAP Einkauf
- Vorteile von SAP Cloud ERP für den Einkauf
- Herausforderungen und Grenzen
- Typische Use Cases für SAP Cloud ERP im Einkauf
- Künstliche Intelligenz im SAP Einkauf: Wie SAP Cloud ERP den Einkauf intelligenter macht
- Best Practices: Do’s und Don’ts
- Welche Kennzahlen sollte der Einkauf messen?
- SAP Einkauf als durchgängiger Beschaffungsprozess
- FAQs
Grundlagen
Was bedeutet SAP Einkauf?
Der Begriff SAP Einkauf bezeichnet die Unterstützung von Einkaufs- und Beschaffungsprozessen durch SAP-Lösungen. Im engeren Sinne geht es um operative Vorgänge wie Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge, Leistungserfassungen und Lieferantenrechnungen. Im weiteren Sinne gehören auch Bezugsquellenfindung, Ausschreibungen, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Analysen und die digitale Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern dazu.
Einkauf und Beschaffung werden im Sprachgebrauch häufig gleichgesetzt. Fachlich besteht jedoch ein Unterschied: Die Beschaffung bildet den übergeordneten Prozess von der Bedarfsermittlung bis zur Steuerung der Lieferantenbeziehung. Der Einkauf ist stärker auf die konkrete Durchführung der Transaktion ausgerichtet.
1. Bedarf erfassen
Materialien oder Dienstleistungen werden strukturiert angefordert und mit Mengen, Terminen, Kontierung und weiteren Informationen beschrieben.
2. Genehmigen und Bezugsquelle bestimmen
Der Bedarf wird geprüft, freigegeben und einem geeigneten Lieferanten, Vertrag oder einer anderen Bezugsquelle zugeordnet.
3. Bestellen und Leistung erhalten
Die Bestellung wird ausgelöst. Anschließend werden Wareneingang oder erbrachte Dienstleistungen im System dokumentiert.
4. Rechnung prüfen und verbuchen
Bestellung, Wareneingang beziehungsweise Leistung und Rechnung werden abgeglichen und finanziell verbucht.
Ein modernes ERP-System für den Einkauf bildet daher nicht lediglich elektronische Bestellungen ab. Sein wesentlicher Nutzen liegt in der Verbindung aller relevanten Prozessschritte mit Materialwirtschaft, Lager, Produktion, Instandhaltung, Projektmanagement, Controlling und Finanzwesen.
Der Kern eines leistungsfähigen SAP Einkaufs ist ein durchgängiger Prozess – vom Bedarf bis zur finanziellen Verbuchung.
Einordnung
SAP MM, Sourcing and Procurement, Procure-to-Pay und Source-to-Pay
Rund um den Einkauf SAP-basierter Unternehmen werden unterschiedliche Begriffe verwendet. Sie beschreiben teilweise ähnliche Funktionen, beziehen sich aber auf verschiedene fachliche oder technologische Ebenen. Die folgende Einordnung erleichtert das Verständnis.
Sourcing and Procurement
Die heutige funktionale Einordnung in SAP Cloud ERP für Bedarfsanforderungen, Bezugsquellen, Ausschreibungen, Bestellungen, Verträge, Genehmigungen und Analysen.
Procure-to-Pay
Der operative End-to-End-Prozess vom Bedarf über Bestellung und Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung und Bezahlung.
Source-to-Pay
Der umfassendere Prozess, der zusätzlich Lieferantensuche, Ausschreibungen, Verhandlungen, Vertragsmanagement und Lieferantenintegration einbezieht.
Das SAP Einkauf Modul wird von vielen Anwendern weiterhin als Teil von SAP MM bezeichnet. In der aktuellen Cloud-ERP-Systematik verwendet SAP jedoch überwiegend die Bezeichnung Sourcing and Procurement. Procure-to-Pay beschreibt dabei den operativen Ablauf, während Source-to-Pay auch die vorgelagerten strategischen Aktivitäten umfasst.
ERP-Kern
Welche Rolle übernimmt SAP Cloud ERP im Einkauf?
SAP Cloud ERP bildet den transaktionalen Kern der Beschaffung. In diesem ERP-Kern werden Bedarfe, Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge, Leistungserfassungen, Rechnungen, Kontierungen und finanzielle Auswirkungen miteinander verbunden.
Operative Beschaffung
Bedarfe, Bestellungen und Rückmeldungen werden in einem einheitlichen Prozess verarbeitet.
Logistische Integration
Wareneingänge aktualisieren Bestände und liefern Informationen für Lager, Produktion und Rechnungsprüfung.
Finanzielle Integration
Kontierungen, Rechnungen und Verbuchungen sind direkt mit Controlling und Finanzwesen verbunden.
SAP Cloud ERP basiert in der Public-Cloud-Ausprägung auf SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Für Neukunden wird der Einstieg über SAP GROW unterstützt. Der Ansatz setzt auf vorkonfigurierte Best Practices, Fit-to-Standard, einen klar definierten Scope und eine schrittweise Weiterentwicklung.
Die Vorstellung, SAP Cloud ERP sei lediglich ein neues System zur Erstellung von Bestellungen, greift deshalb zu kurz. Der entscheidende Mehrwert entsteht durch die Verbindung des Einkaufs mit angrenzenden Prozessen und einer gemeinsamen Datenbasis.
SAP Einkauf
SAP Einkauf durchgängig gestalten
Prozesse
Welche Einkaufsprozesse lassen sich mit SAP Cloud ERP abbilden?
Welche Funktionen in einem konkreten Unternehmen verfügbar sind, hängt vom aktivierten Scope, den Ländern, der Systemarchitektur, den erworbenen Lizenzen und möglichen ergänzenden SAP-Lösungen ab. Grundsätzlich kann SAP Cloud ERP jedoch zentrale End-to-End-Prozesse des Einkaufs unterstützen.
01
Bedarfsanforderung und Self-Service
Mitarbeiter oder Fachabteilungen erfassen Materialien und Dienstleistungen strukturiert mit Menge, Termin, Werk, Warengruppe und Kontierung.
02
Bezugsquellenfindung
Lieferanten, Einkaufsinfosätze oder Kontrakte können einem Bedarf automatisch oder halbautomatisch zugeordnet werden.
03
Angebotsanfrage und Vergleich
Angebote lassen sich nach Preis, Termin und weiteren Bedingungen vergleichen, bevor ein Zuschlag erfolgt.
04
Bestellabwicklung
Freigegebene Anforderungen werden in Bestellungen überführt und an den Lieferanten übermittelt.
05
Wareneingang oder Leistungserfassung
Gelieferte Materialien oder erbrachte Dienstleistungen werden dokumentiert und bilden die Basis für die Rechnungsprüfung.
06
Lieferantenrechnungsprüfung
Rechnung, Bestellung und Wareneingang beziehungsweise Leistung werden miteinander abgeglichen.
07
Retouren und Reklamationen
Rücklieferungen, Mengenabweichungen und Qualitätsprobleme können beschaffungsseitig dokumentiert und nachverfolgt werden.
Die Stärke liegt nicht in einem einzelnen Prozessschritt, sondern in der durchgängigen Verbindung. Informationen müssen dadurch nicht mehrfach erfasst werden und stehen den beteiligten Bereichen in einem konsistenten Zusammenhang zur Verfügung.
Beschaffungsarten
Material-, Dienstleistungs- und indirekte Beschaffung
Ein erfolgreiches ERP-System im Einkauf sollte unterschiedliche Beschaffungsarten abbilden können. Gleichzeitig ist es nicht sinnvoll, jede Beschaffungsart mit exakt demselben Prozess zu behandeln.
Direkte Materialbeschaffung
Direkte Materialien fließen unmittelbar in Produktion oder Leistungserstellung ein. Im Mittelpunkt stehen Versorgungssicherheit, Liefertermine, Qualität und Bedarfsplanung.
Indirekte Beschaffung
Bürobedarf, IT-Zubehör oder Betriebsmittel erfordern einfache Self-Service-Prozesse, Kataloge und klare Genehmigungsregeln.
Dienstleistungsbeschaffung
Leistungsbeschreibung, Zeitraum, Abnahme und Leistungserfassung sind entscheidend, bevor eine Rechnung freigegeben werden kann.
Unternehmen sollten die wichtigsten Beschaffungsarten bewusst unterscheiden. Gleichzeitig sollten sie vermeiden, für jede Fachabteilung einen vollständig eigenen Einkaufsprozess zu entwickeln. Ein gemeinsamer Standard mit gezielten Varianten ist in der Regel effizienter und besser steuerbar.
Datenbasis
Stammdaten als Grundlage eines automatisierten SAP Einkaufs
Die Qualität des Einkaufsprozesses hängt maßgeblich von den Stammdaten ab. Automatisierung, Vertragsnutzung, korrekte Kontierung und aussagekräftige Analysen funktionieren nur, wenn die zugrunde liegenden Daten vollständig, aktuell und eindeutig sind.
Materialstämme
Beschreiben Materialien, Mengeneinheiten, Bewertungen und beschaffungsrelevante Merkmale.
Lieferantenstämme
Enthalten Geschäftspartnerdaten, Zahlungsbedingungen, Einkaufsorganisationen und Kommunikationsdaten.
Bezugsquellen und Verträge
Definieren bevorzugte Lieferanten, Konditionen, Laufzeiten und vereinbarte Beschaffungswege.
Kontierungsobjekte
Kostenstellen, Innenaufträge, Projekte und Sachkonten sorgen für eine korrekte finanzielle Zuordnung.
Unvollständige oder doppelte Stammdaten führen dagegen zu manueller Nacharbeit, falschen Preisen, fehlerhaften Kontierungen und uneinheitlichen Auswertungen. Stammdatenmanagement ist deshalb kein einmaliges Migrationsprojekt, sondern eine dauerhafte Governance-Aufgabe.
Workflows
Bestellanforderungen und Genehmigungen in SAP Cloud ERP
Bestellanforderungen bilden einen strukturierten Einstieg in den Beschaffungsprozess. Statt Bedarfe per E-Mail, Telefon oder Tabellenkalkulation an den Einkauf zu senden, werden sie mit den erforderlichen Informationen direkt im ERP erfasst.
Anforderung erfassen
Bedarf, Menge, Termin, Kontierung und Begründung werden vollständig dokumentiert.
Regelbasiert genehmigen
Freigaben können von Wertgrenzen, Warengruppen, Kostenstellen, Projekten oder Gesellschaften abhängen.
Automatisch weiterverarbeiten
Nach der Freigabe kann die Anforderung in eine Bestellung überführt oder dem Einkauf zur Bearbeitung zugewiesen werden.
Gut gestaltete Workflows schaffen Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Gleichzeitig sollten sie nicht unnötig komplex werden. Zu viele Freigabestufen verlängern die Durchlaufzeit und fördern Umgehungsprozesse.
Sourcing & Verträge
Ausschreibungen, Angebote und Einkaufskontrakte
Ausschreibungen, Angebotsvergleiche und Verträge verbinden den strategischen Einkauf mit der operativen Bestellabwicklung. Sie sorgen dafür, dass Bedarfe nicht isoliert bestellt, sondern auf Basis verhandelter Konditionen und definierter Bezugsquellen abgewickelt werden.
01
Ausschreibung vorbereiten
Bedarf, Leistungsumfang, Mengen, Termine und Bewertungskriterien werden eindeutig definiert.
02
Angebote vergleichen
Preis, Lieferzeit, Qualität und weitere Konditionen werden strukturiert gegenübergestellt.
03
Zuschlag und Vertrag
Das ausgewählte Angebot kann in einen Vertrag oder eine andere Bezugsquelle überführt werden.
04
Vertragskonform bestellen
Operative Bestellungen greifen auf vereinbarte Preise, Mengen und Laufzeiten zurück.
Der Nutzen entsteht vor allem dann, wenn Verträge im operativen Prozess tatsächlich verwendet werden. Ein Vertrag, der nur dokumentiert, aber bei der Bestellung nicht berücksichtigt wird, verbessert die Einkaufssteuerung kaum.
Zusammenarbeit
Wie lässt sich die Zusammenarbeit mit Lieferanten digitalisieren?
Ein durchgängiger SAP Einkauf endet nicht an der Unternehmensgrenze. Ein erheblicher Teil der Durchlaufzeit und Fehleranfälligkeit entsteht durch die Kommunikation zwischen Einkäufer und Lieferant.
Bestellungen digital übermitteln
Bestellungen werden strukturiert versendet, ohne Daten manuell aus E-Mails oder PDFs übertragen zu müssen.
Bestätigungen zurückspielen
Liefertermine, Mengen und Abweichungen können elektronisch in den Prozess zurückfließen.
Liefer- und Rechnungsstatus teilen
Beide Seiten erhalten mehr Transparenz über offene Vorgänge und erforderliche Klärungen.
Abweichungen schneller klären
Preis-, Mengen- oder Terminabweichungen werden früher sichtbar und können gezielt bearbeitet werden.
Wie die digitale Zusammenarbeit technisch umgesetzt wird, hängt von Lieferantenstruktur, Belegvolumen und vorhandener Systemlandschaft ab. Für wichtige Partner mit hohem Transaktionsvolumen lohnt sich meist eine stärker integrierte Anbindung.
Erweiterungen
SAP Ariba und SAP Business Network neben SAP Cloud ERP
SAP Cloud ERP bildet den operativen und finanziellen ERP-Kern. SAP Ariba und SAP Business Network können diesen Kern je nach Bedarf um zusätzliche Source-to-Pay-Funktionen erweitern.
| Lösung | Schwerpunkt | Typischer Nutzen |
|---|---|---|
| SAP Cloud ERP | Operative Beschaffung und finanzielle Verarbeitung | Bestellanforderung, Bestellung, Wareneingang, Leistung, Rechnung und Verbuchung |
| SAP Ariba | Strategisches Sourcing und erweiterte Source-to-Pay-Prozesse | Ausschreibungen, Verträge, Lieferantenmanagement und geführte Beschaffung |
| SAP Business Network | Digitale Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern | Elektronischer Austausch von Bestellungen, Bestätigungen, Lieferinformationen und Rechnungen |
Welche Kombination sinnvoll ist, hängt von der Prozessreife, dem Lieferantennetzwerk, den strategischen Anforderungen und dem gewünschten Integrationsgrad ab. Nicht jedes Unternehmen benötigt vom ersten Tag an die gesamte Lösungslandschaft.
SAP Einkauf
ERP-Kern und Source-to-Pay sinnvoll verbinden
Zentralisierung
Wann ist Central Procurement relevant?
Central Procurement ist vor allem für Unternehmen interessant, die mehrere ERP-Systeme betreiben, ihre Einkaufsaktivitäten aber stärker zentralisieren möchten. Die operative Ausführung kann in unterschiedlichen Systemen verbleiben, während ausgewählte Einkaufsaufgaben übergreifend gesteuert werden.
Zentrale Transparenz
Bedarfe und Bestellungen aus mehreren Gesellschaften werden gemeinsam sichtbar.
Volumen bündeln
Übergreifende Einkaufsvolumen lassen sich analysieren und für bessere Konditionen nutzen.
Verträge gemeinsam nutzen
Zentrale Vereinbarungen können für mehrere Einheiten und operative Systeme bereitgestellt werden.
Central Procurement ist jedoch kein Ersatz für harmonisierte Stammdaten und klare Verantwortlichkeiten. Ohne gemeinsame Warengruppen, Lieferantenstrukturen und Governance bleibt die zentrale Steuerung eingeschränkt.
Automatisierung
Automatisierung, künstliche Intelligenz und Analysen im SAP Einkauf
Automatisierung beginnt nicht erst mit künstlicher Intelligenz. Bereits konsistente Stammdaten, klare Kontierungsregeln, gepflegte Bezugsquellen und standardisierte Genehmigungen können einen erheblichen Teil manueller Tätigkeiten reduzieren.
Regelbasierte Automatisierung
Freigegebene Anforderungen können automatisch in Bestellungen überführt und an passende Bezugsquellen gekoppelt werden.
Ausnahmeorientierte Steuerung
Mitarbeitende konzentrieren sich auf Abweichungen wie verspätete Lieferungen, fehlende Bestätigungen oder Preisunterschiede.
Künstliche Intelligenz
KI kann Informationen zusammenfassen, Auffälligkeiten erkennen und bei der Priorisierung von Aufgaben unterstützen.
Analysen
Dashboards und Kennzahlen schaffen Transparenz über Einkaufsvolumen, Durchlaufzeiten, Vertragsnutzung und Lieferantenleistung.
Der größte Nutzen entsteht, wenn Unternehmen zunächst stabile Standardprozesse schaffen und anschließend gezielt automatisieren. Werden fehlerhafte oder uneinheitliche Abläufe lediglich technisch beschleunigt, steigt zwar die Geschwindigkeit, aber nicht zwangsläufig die Qualität.
Mehrwerte
Vorteile von SAP Cloud ERP für den Einkauf
Durchgängige Prozesse
Bedarfsanforderung, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Finanzbuchhaltung greifen ineinander. Manuelle Übergaben und doppelte Datenerfassung können reduziert werden.
Höhere Transparenz
Einkaufsverantwortliche erhalten einen aktuellen Überblick über Bedarfe, Bestellungen, Verträge, Lieferanten, offene Lieferungen und Rechnungsabweichungen.
Standardisierte Abläufe
Einheitliche Prozesse, Dokumentarten, Freigaben und Verantwortlichkeiten unterstützen die Harmonisierung über Gesellschaften und Standorte hinweg.
Bessere Compliance
Genehmigungsworkflows, Rollen, Berechtigungen und dokumentierte Prozessschritte erleichtern die Einhaltung interner Richtlinien und Kontrollanforderungen.
Höhere Vertragsnutzung
Gepflegte Bezugsquellen und Einkaufskontrakte können bereits bei der Anforderung berücksichtigt werden. Dadurch lässt sich unkontrollierte Beschaffung außerhalb vereinbarter Lieferanten reduzieren.
Integrierte Datenbasis
Einkauf, Lager, Produktion, Controlling und Finanzwesen arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis. Das verbessert Auswertbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
Regelmäßige Innovationen
SAP Cloud ERP wird kontinuierlich weiterentwickelt. Unternehmen können neue Funktionen über planbare Releases übernehmen, sofern Prozesse und Erweiterungen upgradefähig gestaltet sind.
Skalierbare Erweiterung
Der Einstieg kann mit klar abgegrenzten Kernprozessen erfolgen. Erweiterte Sourcing-, Netzwerk-, Lieferanten- oder Analysefunktionen können in späteren Ausbaustufen ergänzt werden.
Grenzen
Herausforderungen und Grenzen
Standardisierung statt Kopie des Altsystems
SAP Cloud ERP Public Edition verfolgt einen standardisierten Ansatz. Bestehende SAP-MM-Eigenentwicklungen und lokale Sonderregeln können nicht automatisch unverändert übernommen werden.
Die zentrale Frage sollte daher nicht lauten, wie jeder historische Sonderfall identisch nachgebildet wird. Wichtiger ist, wie ein transparenter, kontrollierter und möglichst einfacher Zielprozess aussehen muss.
Veränderung von Rollen und Verantwortlichkeiten
Ein neues ERP-System verändert häufig, wer einen Bedarf erfasst, genehmigt, bestellt, bestätigt und prüft. Ohne klare Verantwortlichkeiten entstehen trotz neuer Technologie weiterhin Verzögerungen.
Datenqualität
Unvollständige Lieferanten-, Material-, Vertrags- und Kontierungsdaten begrenzen die Automatisierung. Die Datenbereinigung sollte deshalb nicht erst kurz vor dem Produktivstart beginnen.
Scope- und Lizenzabgrenzung
Unternehmen müssen genau prüfen, welche Funktionen im ERP enthalten sind und wann ergänzende Lösungen benötigt werden. Dies betrifft insbesondere Guided Buying, umfangreiche strategische Ausschreibungen, Lieferantenrisiken und netzwerkbasierte Zusammenarbeit.
Integrationen
Ein ERP-System für den Einkauf steht selten isoliert. Häufig bestehen Verbindungen zu Lager, Produktion, Instandhaltung, Planung, E-Commerce, Lieferantennetzwerken, Reisekosten, Dokumentenmanagement und externen Anwendungen.
Grenzen der Public Edition
SAP Cloud ERP Public Edition kann ungeeignet sein, wenn geschäftskritische Anforderungen deutlich außerhalb des Standards liegen und sich weder organisatorisch noch durch freigegebene Erweiterungsmechanismen wirtschaftlich umsetzen lassen.
Kritische Hinweise können sein:
- sehr umfangreiche SAP-MM-Eigenentwicklungen
- hochindividuelle Freigabe- und Beschaffungslogiken
- zwingende Modifikationen des ERP-Kerns
- nicht unterstützte technische Abhängigkeiten
- eine rein technische Konvertierung ohne Prozessveränderung
In solchen Fällen können SAP Cloud ERP Private, ergänzende Lösungen oder eine kombinierte Architektur geeigneter sein.
Praxis
Typische Use Cases für SAP Cloud ERP im Einkauf
Use Case 1: Self-Service-Beschaffung für indirekte Bedarfe
Mitarbeiter erfassen benötigte Büro-, IT- oder Betriebsmittel selbstständig. Das System führt sie durch die Auswahl, übernimmt vorhandene Lieferanten und Konditionen und startet bei Bedarf einen Genehmigungsworkflow.
Der Einkauf muss nicht mehr jede Anforderung manuell aufnehmen und kann sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren.
Use Case 2: Automatische Bestellung aus freigegebenen Bedarfen
Liegen eine eindeutige Bezugsquelle, ein gültiger Vertrag und vollständige Stammdaten vor, kann eine freigegebene Bestellanforderung automatisch oder mit geringem manuellem Aufwand in eine Bestellung überführt werden.
Use Case 3: Dienstleistungsbeschaffung
Eine Fachabteilung fordert eine externe Dienstleistung an. Nach Genehmigung wird eine Bestellung angelegt. Der verantwortliche Mitarbeiter bestätigt die erbrachte Leistung, bevor die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird.
Use Case 4: Vertragsbasierte Beschaffung
Bei einer Anforderung erkennt das System eine vorhandene Bezugsquelle oder einen gültigen Einkaufskontrakt. Die Bestellung verwendet die vereinbarten Konditionen und verbessert dadurch die Vertragskonformität.
Use Case 5: Elektronische Lieferantenkommunikation
Bestellungen werden digital an den Lieferanten übertragen. Bestellbestätigungen und weitere Rückmeldungen fließen elektronisch zurück. Manuelle Übertragung und Statusabfragen werden reduziert.
Use Case 6: Zentraler Einkauf für mehrere Gesellschaften
Bedarfe aus unterschiedlichen Einheiten werden zentral sichtbar. Der Einkauf kann Volumen bündeln, gemeinsame Verträge nutzen und übergreifende Analysen durchführen.
Use Case 7: Ausnahmeorientierte Steuerung
Einkäufer müssen nicht jede Bestellung einzeln überwachen. Das System weist sie gezielt auf verspätete Lieferungen, fehlende Bestätigungen, Preisabweichungen oder auslaufende Verträge hin.
Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz im SAP Einkauf: Wie SAP Cloud ERP den Einkauf intelligenter macht
Der Einkauf entwickelt sich zunehmend von einer operativen Bestellabwicklung zu einer datengetriebenen Steuerungsfunktion. Während früher vor allem Bestellungen verarbeitet und Rechnungen geprüft wurden, erwarten Unternehmen heute mehr Transparenz, schnellere Entscheidungen und eine höhere Automatisierung. Genau hier setzt künstliche Intelligenz (KI) in SAP Cloud ERP an.
Dabei ersetzt KI den Einkäufer nicht. Vielmehr unterstützt sie Mitarbeitende dabei, Routineaufgaben zu reduzieren, relevante Informationen schneller bereitzustellen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Das Ziel ist ein Einkauf, der sich stärker auf strategische Aufgaben wie Lieferantenmanagement, Kostenoptimierung oder Risikobewertung konzentrieren kann.
KI unterstützt statt ersetzt den Einkauf
Viele Prozesse im Einkauf folgen klaren Regeln und wiederholen sich täglich. Genau diese Aufgaben eignen sich besonders für intelligente Automatisierung. SAP Cloud ERP kann beispielsweise Auffälligkeiten erkennen, Handlungsempfehlungen geben oder Anwender proaktiv auf kritische Situationen hinweisen.
Dazu gehören unter anderem:
- Auffällige Preisabweichungen bei Bestellungen
- verspätete Lieferungen oder fehlende Bestellbestätigungen
- auslaufende Einkaufskontrakte
- fehlende Wareneingänge
- ungewöhnliche Bestellmengen
- Rechnungsabweichungen
- Lieferengpässe oder Risiken innerhalb der Lieferkette
Anstatt diese Informationen manuell in verschiedenen Auswertungen suchen zu müssen, werden die verantwortlichen Mitarbeitenden gezielt auf relevante Vorgänge aufmerksam gemacht. Dadurch lassen sich Probleme häufig erkennen, bevor sie Auswirkungen auf Produktion, Lager oder Kunden haben.
Joule – der KI-Assistent von SAP
Mit Joule integriert SAP einen generativen KI-Assistenten in SAP Cloud ERP. Ziel ist es, Anwender bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen und Informationen schneller zugänglich zu machen.
Statt lange nach Bestellungen, Lieferanten oder Kennzahlen zu suchen, können Mitarbeitende Fragen in natürlicher Sprache stellen. Beispielsweise:
Welche Bestellungen sind überfällig?
Welche Lieferanten verursachen aktuell die meisten Preisabweichungen?
Welche Verträge laufen in den nächsten Wochen aus?
Welche offenen Bestellanforderungen warten noch auf eine Freigabe?
Joule bereitet die relevanten Informationen verständlich auf und reduziert den Aufwand für die Informationsbeschaffung. Gerade Führungskräfte und Einkäufer erhalten dadurch schneller einen Überblick über kritische Entwicklungen.
Embedded AI für effizientere Einkaufsprozesse
Neben generativer KI setzt SAP Cloud ERP auf sogenannte Embedded AI. Dabei werden intelligente Funktionen direkt in bestehende Geschäftsprozesse integriert, ohne dass Anwender zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen.
Beispiele hierfür sind:
- intelligente Vorschläge bei der Bearbeitung von Einkaufsbelegen
- automatische Priorisierung offener Aufgaben
- Unterstützung bei der Bearbeitung von Ausnahmen
- intelligente Analysen von Einkaufsdaten
- schnellere Identifikation von Risiken und Handlungsbedarf
Dadurch werden wiederkehrende Tätigkeiten reduziert und die Bearbeitungszeiten verkürzt.
Situation Handling: Probleme erkennen, bevor sie kritisch werden
Ein weiterer wichtiger Bestandteil von SAP Cloud ERP ist das Situation Handling. Das System überwacht definierte Geschäftsprozesse kontinuierlich und informiert verantwortliche Mitarbeitende automatisch über kritische Ereignisse.
Typische Situationen können sein:
Ein Liefertermin wurde überschritten.
Eine Rechnung weicht erheblich von der Bestellung ab.
Ein wichtiger Einkaufskontrakt läuft bald aus.
Eine Bestellanforderung wartet ungewöhnlich lange auf eine Freigabe.
Ein Lieferant bestätigt eine Bestellung nicht innerhalb der vorgesehenen Frist.
Dadurch müssen Einkäufer nicht permanent Dashboards oder Listen kontrollieren. Stattdessen konzentrieren sie sich auf die Vorgänge, die tatsächlich Aufmerksamkeit erfordern.
Der Weg zum Autonomous Enterprise
SAP verfolgt mit seiner KI-Strategie das Ziel des Autonomous Enterprise. Darunter versteht SAP Unternehmen, deren Geschäftsprozesse zunehmend selbstständig überwacht, analysiert und unterstützt werden.
Im Einkauf bedeutet das nicht, dass Entscheidungen vollständig automatisiert getroffen werden. Vielmehr übernimmt das System Routineaufgaben, erkennt Risiken frühzeitig und liefert Entscheidungsvorlagen. Der Mensch bleibt für Freigaben, Verhandlungen und strategische Entscheidungen verantwortlich, wird jedoch durch intelligente Technologien entlastet.
Für Unternehmen bedeutet dies:
- weniger manuelle Routinearbeiten
- schnellere Reaktionszeiten
- höhere Transparenz über Beschaffungsprozesse
- bessere Entscheidungsgrundlagen
- effizientere Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Produktion und Finanzwesen
Mit jeder neuen Version erweitert SAP die KI-Funktionen innerhalb von SAP Cloud ERP. Unternehmen profitieren dadurch kontinuierlich von neuen Möglichkeiten, ihre Einkaufsprozesse effizienter und intelligenter zu gestalten – ohne grundlegende Systemwechsel oder umfangreiche Eigenentwicklungen.
SAP Einkauf
Intelligente Einkaufsprozesse mit SAP Cloud ERP
Best Practices
Best Practices: Do’s und Don’ts
Do’s
- Den Einkauf als End-to-End-Prozess betrachten – Beziehen Sie Bedarfsträger, Lager, Produktion, Instandhaltung, Controlling und Finanzwesen in die Prozessgestaltung ein.
- Mit einem klaren Scope starten – Definieren Sie, welche Gesellschaften, Werke, Materialien, Dienstleistungen und Prozessvarianten zum ersten Release gehören.
- Fit-to-Standard konsequent nutzen – Verwenden Sie SAP Best Practices als Ausgangspunkt und verlangen Sie für Abweichungen eine nachvollziehbare fachliche Begründung.
- Sonderfälle früh regeln – Definieren Sie den Umgang mit Notfallbestellungen, Freitextanforderungen, ungeplanten Dienstleistungen, nachträglichen Bestellungen und Preisabweichungen.
- Stammdatenverantwortung festlegen – Benennen Sie Verantwortliche für Anlage, Prüfung, Freigabe und regelmäßige Bereinigung der wichtigsten Datenobjekte.
- Key User aktiv einbinden – Einkäufer, Bedarfsträger, Genehmiger, Lager und Rechnungsprüfung sollten die Prozesse früh im System testen.
Don’ts
- Das Altsystem vollständig kopieren – Nicht jeder historische Prozessschritt und jede Eigenentwicklung ist im Zielsystem weiterhin notwendig.
- Zu viele Genehmigungsstufen definieren – Kontrollieren Sie konkrete Risiken, statt jede Bestellung über zahlreiche Hierarchieebenen zu leiten.
- Unbereinigte Daten übernehmen – Dubletten, veraltete Lieferanten und ungültige Konditionen beeinträchtigen den neuen Prozess vom ersten Tag an.
- Jede Anforderung als Erweiterung behandeln – Prüfen Sie zunächst Standard, organisatorische Vereinfachung und Konfiguration, bevor eine technische Erweiterung entwickelt wird.
- Technologie mit Transformation verwechseln – Ein neues ERP-System löst keine unklaren Verantwortlichkeiten, widersprüchlichen Richtlinien oder fehlende Lieferantenstrategien.
Steuerung
Welche Kennzahlen sollte der Einkauf messen?
Kennzahlen sollten nicht lediglich Aktivitäten zählen. Sie müssen zeigen, wie effizient, regelkonform und wirtschaftlich der Beschaffungsprozess arbeitet.
Prozesskennzahlen
- Durchlaufzeit einer Bestellanforderung
- Dauer der Genehmigung
- Zeit von der Anforderung bis zur Bestellung
- Anteil automatisch erzeugter Bestellungen
- Anzahl manueller Nachbearbeitungen
- Anteil verspäteter Bestellungen
Compliance-Kennzahlen
- Anteil der Bestellungen mit Vertragsbezug
- Off-Contract Spend
- Maverick Buying
- Bestellungen ohne vorherige Genehmigung
- nachträglich angelegte Bestellungen
- Nutzung bevorzugter Lieferanten
Lieferantenkennzahlen
- Termintreue
- Mengentreue
- Preisabweichungen
- Qualitätsabweichungen
- Bestellbestätigungsquote
- Reklamationsquote
Wirtschaftliche Kennzahlen
- Einkaufsvolumen
- Volumen nach Warengruppe und Lieferant
- Preisentwicklung
- realisierte Einsparungen
- Prozesskosten je Bestellung
- Anzahl und Volumen von Kleinbestellungen
Für jede Kennzahl sollten Zielwert, Datenquelle, Messrhythmus, Verantwortlicher und eine konkrete Reaktion auf Abweichungen festgelegt werden. Ein Dashboard allein verbessert den Einkauf nicht.
Fazit
Fazit: SAP Einkauf als durchgängiger Beschaffungsprozess
SAP Cloud ERP unterstützt den Einkauf nicht nur bei der Erstellung von Bestellungen. Der eigentliche Mehrwert liegt in einem integrierten Prozess vom Bedarf über Genehmigung, Bezugsquellenfindung und Bestellung bis zu Wareneingang, Leistungserfassung, Rechnungsprüfung und finanzieller Verbuchung.
Das heutige SAP Einkauf Modul wird funktional vor allem unter Sourcing and Procurement eingeordnet. Der klassische Begriff SAP MM bleibt in Unternehmen und im Arbeitsmarkt weiterhin verbreitet, beschreibt jedoch nicht die gesamte moderne Source-to-Pay-Landschaft.
SAP Cloud ERP bildet den operativen ERP-Kern. SAP Ariba und SAP Business Network können diesen Kern um Guided Buying, strategisches Sourcing, Lieferantenmanagement, Vertragsfunktionen und digitale Lieferantenkollaboration ergänzen. Welche Lösung benötigt wird, hängt vom konkreten Prozess und Scope ab.
Erfolgreiche Einführungen beginnen nicht mit der technischen Kopie des bestehenden Systems. Sie basieren auf einem klaren Zielbild, einem begrenzten Scope, konsequentem Fit-to-Standard, belastbaren Stammdaten und aktiven Key Usern.
Unternehmen sollten deshalb nicht fragen, wie jeder heutige Sonderfall unverändert übernommen werden kann. Die entscheidende Frage lautet, wie ein transparenter, kontrollierter, weitgehend automatisierter und für Anwender verständlicher Beschaffungsprozess gestaltet werden kann.
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FAQ
Häufig gestellte Fragen zu SAP Einkauf und SAP Cloud ERP
Was ist SAP Einkauf?
SAP Einkauf bezeichnet die Abbildung und Steuerung von Einkaufs- und Beschaffungsprozessen mit SAP-Lösungen. Dazu gehören Bestellanforderungen, Genehmigungen, Bezugsquellen, Bestellungen, Wareneingänge, Leistungen, Rechnungsprüfung, Verträge und Analysen.
Wie heißt das SAP Einkauf Modul?
Im klassischen SAP-ERP-Umfeld wird häufig von SAP MM beziehungsweise Materials Management gesprochen. In SAP Cloud ERP werden die entsprechenden Prozesse vor allem unter Sourcing and Procurement zusammengefasst.
Was ist der Unterschied zwischen SAP MM und Sourcing and Procurement?
SAP MM ist die etablierte Bezeichnung für die klassische Materialwirtschaft. Sourcing and Procurement ist die aktuelle funktionale Einordnung der Beschaffungsprozesse in SAP Cloud ERP und umfasst Anforderungen, Einkauf, Sourcing, Verträge, Workflows und Analysen.
Ist SAP Cloud ERP dasselbe wie SAP S/4HANA Cloud Public Edition?
SAP verwendet heute SAP Cloud ERP als zentrale Produktbezeichnung für sein Cloud-ERP-Angebot. Die Public-Cloud-Ausprägung basiert auf SAP S/4HANA Cloud Public Edition. In technischen Dokumentationen und Lernangeboten kann die bisherige Bezeichnung weiterhin erscheinen.
Was ist SAP GROW?
SAP GROW unterstützt den Einstieg in SAP Cloud ERP auf Basis der Public Edition. Der Ansatz richtet sich an Unternehmen, die mit vorkonfigurierten Best Practices starten, Prozesse standardisieren und den Lösungsumfang schrittweise erweitern möchten.
Welche Einkaufsprozesse sind im Standard möglich?
Typische Prozesse sind Bestellanforderungen, Genehmigungen, Bezugsquellenfindung, Angebotsanfragen, Bestellungen, Material- und Dienstleistungsbeschaffung, Einkaufskontrakte, Wareneingang, Leistungserfassung und Rechnungsprüfung. Der konkrete Umfang hängt vom aktivierten Scope ab.
Können Materialien und Dienstleistungen beschafft werden?
Ja. SAP Cloud ERP unterstützt sowohl Material- als auch Dienstleistungsbeschaffung. Dienstleistungen benötigen häufig zusätzliche Angaben wie Leistungsbeschreibung, Zeitraum, Verantwortlichen und Leistungserfassung.
Wie funktionieren Genehmigungen?
Flexible Workflows können Beschaffungsdokumente anhand definierter Bedingungen automatisch freigeben oder an einen beziehungsweise mehrere Genehmiger weiterleiten.
Können aus Bestellanforderungen automatisch Bestellungen entstehen?
Unter geeigneten Voraussetzungen können freigegebene Anforderungen automatisiert oder mit geringem manuellem Aufwand in Bestellungen überführt werden. Voraussetzung sind insbesondere vollständige Daten, eine eindeutige Bezugsquelle und passende Prozessregeln.
Gehören SAP Ariba und SAP Business Network automatisch zu SAP Cloud ERP?
Nein. Es handelt sich um ergänzende Lösungen beziehungsweise Services. Im Projekt müssen Scope, Lizenz, Integration und Verantwortlichkeit separat geprüft werden.
Wann wird SAP Ariba zusätzlich benötigt?
SAP Ariba kann sinnvoll sein, wenn erweiterte Anforderungen an Guided Buying, strategische Ausschreibungen, Lieferantenmanagement, Kataloge, Verträge oder Source-to-Pay-Prozesse bestehen.
Was ist SAP Business Network?
SAP Business Network unterstützt die digitale Zusammenarbeit und den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen einkaufenden Unternehmen, Lieferanten und weiteren Geschäftspartnern.
Was bedeutet Fit-to-Standard im Einkauf?
In Fit-to-Standard-Workshops werden vorkonfigurierte SAP-Prozesse mit den geschäftlichen Anforderungen verglichen. Ausgangspunkt ist der Standard. Abweichungen sollen nur umgesetzt werden, wenn sie fachlich notwendig und wirtschaftlich vertretbar sind.
Können bestehende SAP-MM-Eigenentwicklungen übernommen werden?
Nicht automatisch. Zunächst ist zu prüfen, ob die Anforderung durch Standard, Konfiguration oder organisatorische Anpassung gelöst werden kann. Für notwendige Erweiterungen stehen freigegebene Erweiterungsmechanismen und Side-by-Side-Szenarien zur Verfügung.
Welche Daten müssen migriert werden?
Typischerweise werden aktive Lieferanten, Materialien, Bezugsquellen, Konditionen, Kontrakte und relevante offene Belege betrachtet. Welche historischen Daten übernommen werden, hängt von operativen und rechtlichen Anforderungen ab.
Für welche Unternehmen eignet sich SAP Cloud ERP im Einkauf?
Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, die Einkaufs-, Lager-, Finanz- und Lieferkettenprozesse auf einer standardisierten Cloud-Plattform zusammenführen möchten und bereit sind, sich an Best Practices und Fit-to-Standard zu orientieren.
Ist SAP Cloud ERP nur für große Unternehmen geeignet?
Nein. Entscheidend sind weniger die reine Unternehmensgröße als Prozesskomplexität, Gesellschaften, Standorte, Beschaffungsvolumen, Integrationen und die Bereitschaft zur Standardisierung.
Wann ist die Public Edition möglicherweise nicht die richtige Wahl?
Sie kann ungeeignet sein, wenn geschäftskritische Anforderungen weit außerhalb des Standards liegen, direkte Kernmodifikationen erforderlich sind oder eine umfangreiche individuelle Prozesslandschaft unverändert fortgeführt werden soll.
Wie lange dauert die Einführung?
Die Projektdauer hängt von Scope, Ländern, Gesellschaften, Datenqualität, Integrationen, Erweiterungen und verfügbaren Key Usern ab. Eine schnelle Einführung setzt einen klaren Scope, standardisierte Prozesse und zeitnahe Entscheidungen voraus.
Welche internen Ressourcen werden benötigt?
Benötigt werden unter anderem Process Owner, Einkäufer, Key User aus Fachabteilungen, Lager und Rechnungsprüfung sowie Verantwortliche für Stammdaten, Integration, Migration, Berechtigungen, Tests und Change Management.