Die E-Rechnung wird zunehmend zur Pflicht in vielen Ländern weltweit. Regierungen führen Gesetze und Vorschriften ein, die Unternehmen dazu verpflichten, Rechnungen elektronisch auszustellen und zu empfangen. Dieser Trend zur verpflichtenden E-Rechnung ist Teil der Bemühungen, die Effizienz und Transparenz von Rechnungsprozessen zu verbessern und Betrug zu bekämpfen. Unternehmen müssen sich daher auf die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung vorbereiten, um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren.
Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist ein digitales Dokument, das zur Abrechnung von Waren und Dienstleistungen verwendet wird. Sie wird elektronisch erstellt, übermittelt und verarbeitet, wodurch der gesamte Rechnungsprozess automatisiert wird. E-Rechnungen enthalten alle relevanten Informationen einer herkömmlichen Rechnung, wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Zahlungsbedingungen, jedoch in einem strukturierten Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht.
Die Vorteile von E-Rechnungen umfassen:
1. Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung und -bearbeitung.
2. Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und geringere Versandkosten.
3. Fehlerreduktion: Automatisierte Datenübertragung minimiert manuelle Eingabefehler.
4. Schnellere Zahlungen: E-Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden.
5. Umweltfreundlichkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zur Nachhaltigkeit bei.
E-Rechnungen sind in vielen Ländern mittlerweile gesetzlich anerkannt und werden in verschiedenen Formaten, wie XML oder PDF, ausgetauscht.
Spätestens seit dem 27. November 2020 sind in Deutschland von Seiten des Gesetzgebers Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene im E-Rechnungsformat XRechnung zu senden. Danach wurden die Regelung auf Länderebene ausgeweitet. Mit dem Wachstumschancengesetz BGBl I 2024 Nr. 108 hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung in Deutschland im B2B-Umfeld beschlossen.
Wesentliche Punkte zur E-Rechnung in Deutschland:
Regelungen und Rahmenbedingungen:
Technische Standards:
Die neue E-Rechnungspflicht gilt wie dargestellt grundsätzlich ab 1. Januar 2025.
Der Rechnungsempfänger muss der Ausstellung einer Rechnung als E-Rechnung nicht zustimmen. Die Zustimmung ist nur für elektronische Rechnungen erforderlich, die entweder nicht den neuen E-Rechnungsvorgaben entsprechen oder wenn keine E-Rechnungspflicht besteht (z.B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).
Die Pflicht zur Rechnungstellung wird für B2B in mehreren Stufen ab Januar 2025 in Deutschland eingeführt. Zu B2G bestehen schon seit 2020 diverse Pflichten zu einen E-Rechnung (XRechnung).
| 2025 | 2026 | 2027 | 2028 | |
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Sonstige Rechnungen, in Papierform oder nicht strukturierten elektronisch Formaten (z.B. PDF) |
möglich | möglich | Nicht möglich | Nicht möglich |
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Sonstige Rechnungen, in Papierform oder nicht strukturierten elektronisch Formaten (z.B. PDF) |
möglich | möglich | möglich | Nicht möglich |
| Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers | möglich | möglich | möglich | Nicht möglich |
| E-Rechnung (konform zu EN 16931) | möglich | möglich | möglich | möglich |
Die E-Rechnung ist längst kein nationales Thema mehr. Auch in den anderen EU-Staaten gilt die EU-Richtlinie, die hier allerdings mit unterschiedlichen XML-Formaten wie dem italienischen FatturaPA ausgeprägt ist. Weltweit gibt es zudem verschiedenste weitere Standards, die bei der Rechnungsstellung im jeweiligen Land zu beachten sind. Insbesondere für international agierende Firmen wird es so immer schwieriger, den Compliance-Anforderungen gerecht zu werden. Denn nicht nur die Formate der E-Rechnung sind international abweichend, ebenso verhält es sich auch mit Pflichtangaben auf Rechnungen und Vorgaben bei der Zustellung der Daten. So ist teilweise die Nutzung von Portalen oder die Einbeziehung der Steuerbehörden rechtlich erforderlich. Zusätzlich wird zwischen öffentlichen Rechnungsstellern und -empfängern sowie Privatunternehmen unterschieden. Selbst innerhalb eines Landes ergeben sich so verschiedene Konstellationen, die es zu berücksichtigen und im eigenen ERP-System abzubilden gilt.
Die Nutzung von E-Rechnungen hat weltweit zugenommen, da sie Effizienz, Kosteneinsparungen und eine schnellere Zahlungsabwicklung bieten. Hier sind einige wichtige Aspekte der E-Rechnung im internationalen Kontext:
Insgesamt trägt die internationale Nutzung von E-Rechnungen zur Verbesserung der Effizienz in Geschäftsprozessen bei und fördert die Digitalisierung im globalen Handel. Unternehmen, die international tätig sind, sollten sich über die spezifischen Anforderungen und Standards in den jeweiligen Ländern informieren, um einen reibungslosen Austausch von E-Rechnungen zu gewährleisten.
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Einführung von SAP Document & Reporting Compliance
Unsere Kunden, die MBDA Deutschland GmbH, haben durch die Einführung von SAP Document & Reporting Compliance die Anforderungen der E-Rechnungspflicht termingerecht erfüllt.
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Gleichzeitig konnten erhebliche Effizienzsteigerungen in ihren Rechnungsprozessen erzielt werden.
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Stefan Bleh, Head of ERP/SAP MBDA Deutschland GmbH