FITS/Document Archiving Checker for SAP

FITS/Document Archiving Checker for SAP

In der Digitalisierungsstrategie vieler Unternehmen gewinnt das Thema, dokumentenorientierte Prozesse vollständig zu digitalisieren, zunehmend an Wichtigkeit. Oftmals werden die ersten Schritte einer unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie in der Finanzbuchaltung mit der Einführung einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung und der Digitalisierung von Rechnungsprozessen, begonnen. Weitere Bereiche wie Einkauf, Lagerlogistik, Vertrieb, etc. folgen.

In SAP werden in den Prozessen viele unterschiedliche Dokumente erzeugt, verwaltet und in einem Archivierungssystem abgelegt. Es handelt sich hierbei sowohl um eingehende Dokumente (Rechnungen, Anfragen, Angebote, ...) als auch ausgehende Dokumente (Anfragen, Bestellungen, ...), sowie im SAP-Prozess erstellte Dokumente.

Die GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), welche am 1. Januar 2014 durch die Finanzverwaltung veröffentlicht wurde, definiert den Begriff "Vollständigkeit" und die Anforderung an die Vollständigkeit und die damit einhergehenden Vollständigkeitskontrollen (siehe auch GoBD, Rn. 77). Die Finanzverwaltung verlangt, um die Einhaltung der Ordnungsvorschriften sicherzustellen, die Einrichtung und Ausübung solcher geeigeneter Kontrollen. Die Kontrollen müssen zudem regelmäßig nachgewiesen werden.

Das SA-integrierte Modul FITS/Document Archiving Checker for SAP ermöglich die Durchführung von regelmäßigen Kontrollen  der archivierten Dokumentenbestände. Zeitgleich werden die Kontrollen protokolliert und ebenfalls archiviert.


Der FITS/Document Archiving Checker for SAP besteht aus mehreren Modulen:

FITS/Document Archiving Checker for SAP - Archived Documents ermöglicht die schnelle Vollständigkeitskontrolle von den in SAP und im Dokumentenarchiv digital abgelegten Dokumenten. Es werden gemäß eines definierten Regelsets, Prüfungen auf dem Dokumentenbestand durchgeführt und protokolliert. Es kann immer eine logische und eine physische Prüfung durchgeführt werden.

FITS/Document Archiving Checker for SAP - Outgoing Documents ermöglicht die schnelle Vollständigkeitskontrolle der archivierten Dokumente und für die über die Nachrichtensteuerung erzeugten Dokumente. Es kann immer eine logische und eine physische Prüfung durchgeführt werden. Sollten Dokumente nicht archiviert worden sein, kann eine Nacharchivierung durchgeführt werden.

Nutzen

  • Ermöglicht die regelmäßige Kontrolle der archivierten Dokumentenbestände
  • Ausgehende Nachrichten können ebenso wie sonstige per ArchiveLink archivierte Dokumente überprüft werden
  • Nachweis der regelmäßigen Überprüfung
  • Zeitersparnis durch Hintergrundkontrollen mit Meldung von Schiefständen

Highlights

  • Ausbau und Nachweis der internen Kontrollen von archivierten Dokumenten
  • Nachgenerierung von fehlgeschlagenen Dokumentenarchivierungen ausgehender Nachrichten

Unsere Leistungen

  • Beratung und Konzeption von Prüfungen 
  • Bei Bedarf ArchiveLink Customizing
  • Beratung zu SAP Archivierung
  • Installation und Customizing von FITS/Document Archiving Checker for SAP