OpenText Extended ECM for SAP Solutions

SAP Extended ECM by OpenText

In vielen Unternehmen ist der Zugriff auf SAP und auf die Dokumente für bestimmte Nutzer aus unterschiedlichen Gründen nicht möglich. Zudem werden nicht nur Möglichkeiten wie die Archivierung von Dokumenten und die Strukturierung von Dokumenten in elektronischen Akten in SAP benötigt, sondern auch Funktionen wie Wiedervorlage, Versionierung, Reminderfunktionen, Abbildung von bestimmten Bearbeitungsstatus innerhalb der Akte, umfangreiche Metadaten, wie das Beginn und Ablaufdatum eines Vertrags, nach welchen dann auch gesucht werden kann.

SAP setzt für Themen rund um Enterprise Information Management auf seinen strategischen Partner OpenText. Die OpenText bietet neben den Lösungen SAP Archiving by OpenText und SAP Document Access by OpenText, auch das SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText, kurz SAP xECM by OpenText an. Mit SAP xECM wird eine komplette Dokumenten-Managementlösung mit Funktionen wie  Wiedervorlage, Versionierung, Reminderfunktionen, etc. vollständig in SAP integriert. Der Clou ist, dass mit der Lösung neben SAP-Nutzern auch NON-SAP Nutzer über ein Web-Portal auf den strukturierten Content wie Dokumente, E-Mails, etc. zugreifen können.

 

Hinweis: Auf der OpenText Preisliste heißt das Produkt OpenText Extended ECM for SAP Solutions und auf der SAP Preisliste SAP Extended ECM by OpenText.

Beispiel Beschaffungsakte in SAP xECM

Denkt man an die Beschaffungsakte, beginnt der Prozess oftmals außerhalb des SAP-Systems. Es werden Informationen zu bestimmten Produkten oder Dienstleistungen gesammelt und im Dateisystem oder als E-Mail vorgehalten, ohne Bezug zu einem Prozess oder Vorgang. Dieser Umstand ist dem fehlenden SAP-Vorgang geschuldet. Es gibt schlichtweg noch keinen SAP-Vorgang wie zum Bspl. eine SAP-Bestellung. Somit ist die gängige SAP-Archivierung nicht möglich. SAP xECM ermöglicht die Anlage einer Beschaffungsakte (Workspace) auch ohne SAP-Bezug. Die Beschaffungsakte ist gemäß der Unternehmensdefinition aufgebaut. Die Anwender können somit zusammen an der Beschaffung arbeiten und ihre Dokumente und Informationen dort sammeln. Wird danach eine SAP-Bestellung angelegt, wird der sogenannte Workspace der Beschaffungsakte mit der SAP-Bestellung verknüpft. Nun befindet sich der gesamte Content an der SAP-Bestellung und kann auch in den weiteren Prozessschritten im SAP verwendet werden. Zudem sind die relevanten SAP-Daten auch im ECM-System einsehbar.

Der Kunde kann den Aufbau und die Verknüpfungen frei definieren und so endlich die Hürde eines durchgängigen ECM für SAP und NON-SAP User überspringen.

Nutzen

  • Zentrale Archivierung von Daten und Dokumenten
  • DMS Funktionen für SAP und NON-SAP User
  • Unterstützung der revisionssicheren Archivierung
  • Einhalten von externen und internen Compliance-Regelungen
  • Papierlose Prozesse in SAP möglich
  • Keine Medienbrüche
  • Reduzierung der TCO
  • Treiber für Digitalisierungsstrategien

Highlights

  • Professionelle ECM-Lösung, auch auf SAP-Preisliste
  • Volle Integration in SAP - stratgische Partnerlösung der SAP
  • DMS-Funktionen wie 
    • Versionierung
    • Checkin/Checkout
    • Audit
    • Kategorisieren
    • Klassifizieren
    • Folgemitteilungen zu generieren (Follow up)
    • Bewertungen erstellen
    • Referenzieren, u.v.m.
  • Schnelle Navigation zwischen verschiedenen Businessobjekten, wie z.B. Lieferant, Vertrag, Bestellung

Unsere Leistungen

  • Konzeption des gesamten ECM inkl. OpenText-Archivierung, OpenText Extended ECM und die SAP-seitigen Implementierungen in den SAP Standardtransaktionen
  • Konzeption neuer SAP-Prozesse
    • Redesign / Effizienzsteigerung von bestehenden Prozessen und Systemen
  • Migrationen (Konzeption, Technische Durchführung)
  • Erstellung von Vorstudien und Machbarkeitsstudien
  • Installation und Customizing von OpenText xECM
  • Customizing der SAP Anwendungen
  • Migrationen (Konzeption, Technische Durchführung)
  • Testmanagement
  • Anforderungsmanagement
  • ServicePack-Einspielung
  • Releasewechsel
  • Betriebsführungskonzepte
  • Operativer Betrieb (Betriebsführung)
  • Monitoring
  • Support